Hace un año emprendí un viaje por un camino tanto conocido como desconocido. Aitor Eguren, Gerente de Somabe, tenía el deseo de demostrar que una empresa por muy pequeña que sea también puede funcionar como una gran compañía.
¡Todo un reto para mi!
Lo único que me hizo dudar fue que Somabe era una ingeniería industrial, un dominio que yo conocía solo de los libros como «La Meta» y algún programa documental de la tele. Pero hay que aceptar un desafío para aprender algo nuevo ¿verdad?
El primer paso para Aitor fue arreglar la gestión de proyectos.
Estarás ya pensando que la gestión de proyecto es gestión de proyecto en todos los campos – planificación y seguimiento de tiempo, presupuesto, riesgos, equipo, etc.
Sí, pero no.
No se aceptan productos parciales y fuera de plazo
Los Clientes, como no, exigen previsibilidad en los plazos de entrega. Además, muchas veces imponen ellos la fecha fin. Esperan precios competitivos, y buena calidad de las máquinas. Por tanto, presentar un GANTT chart y dar unas fechas y presupuesto cerrados es esencial para transmitir confianza al Cliente.
Lo interesante proviene de la naturaleza de los proyectos de Somabe. Se dedican a desarrollar y producir máquinas especiales para el sector de automoción. Esto significa que cada máquina (cada proyecto) es única, no se repite, y diseñarla lleva su nivel de incertidumbre.
¿Cuál es el método más seguro de estimación de precedentes?
¿Te comprometes a entregarlos siempre a un plazo y coste fijo?
¿Cómo estimas el precio para asegurarte que el Cliente no se vaya donde la competencia y en el mismo tiempo que tengas beneficio para seguir desarrollando el negocio?
Añade a esto la variación causada por la compra de materiales y componentes, y la subcontratación de algunas partes.
Además, las dependencias de los proveedores hay que gestionarlas día a día, en paralelo, con la mirada puesta en la fecha cuando todo tiene que llegar puntual e integrarse sin fallo ninguno en la máquina para entregar.
¿Cómo lo ves?
Otro aspecto interesante (para los informáticos) es que no se puede negociar el alcance. Una máquina se entrega con todas las funcionalidades sí o sí.
Y, por si esto fuera poco, las mismas personas, herramientas e instalaciones se comparten en todos los proyectos que se están llevando a cabo en paralelo.
Aitor tiene una sólida base de conocimientos de métodos de gestión, gran defensor de Scrum y convencido de que el desarrollo de las personas es esencial para el éxito de una empresa.
Aun así, a menudo se encuentran en situaciones de
- Estimaciones de tiempo sobrepasadas
- Trabajar horas extras por no retrasarse
- Tensión en el ambiente
- Grandes sacrificios personales
Necesitamos prácticas de gestión de multi-proyectos que facilitan el cumplimiento de plazo y presupuesto sin quemar a las personas.
El enfoque de Somabe
La gestión de un contexto tan complejo no se puede permitir ningún despiste o derroche. La mejor forma de conseguirlo es hacer a todas las personas de los equipos partícipes en el seguimiento del trabajo. Por tanto, nos hemos concentrado en estos cuatro puntos clave:
#1 Visualizar los procesos
Primero usando tableros físicos, luego a través de kanbanize, una herramienta kanban. Esta práctica ayuda a todos los involucrados ver y entender rápidamente el estado del trabajo en tiempo real, qué está bloqueado, qué se está retrasando, quién necesita ayuda para resolver un problema, quién está sobrecargado, etc.
Son muchas las ventajas de la gestión visual, pero quizás una de las más importantes es que da sentido a las acciones de todo el equipo. Dejamos de engañarnos que hacer algo es equivalente a avanzar con un proyecto y nos centramos en terminar y entregar resultados de valor.
#2 Tratar de eliminar los impedimentos para conseguir que el trabajo fluya
Es sorprendente la cantidad de motivos que hacen parar un trabajo, no fluir: el trabajo en curso que supera la capacidad del equipo (un enemigo mortal para el cumplimiento de plazo), tareas urgentes, tareas demasiado grandes que tardan mucho en terminarse e impiden el progreso de otras tareas, falta de información completa, retrasos en las respuestas de otras partes interesadas, incidencias y no-conformidades, etc. etc. Y sin mencionar los reconocidos ladrones de tiempo (teléfono, email, internet, …).
Conocer a tiempo y analizar los casos concretos, y definir acciones efectivas, ahorra tiempo valioso para cada proyecto y equipo.
#3 Hacer una planificación realista
En una situación en la que
- se llevan a cabo varios proyectos a la vez,
- los trabajos de un proyecto se realizan por diferentes equipos y proveedores, con un alto nivel de paralelismo y dependencias, y
- una gran parte de las tareas se realizan por primera vez
es difícil aplicar métodos de planificación tradicional (como p.ej. PMBoK y CMMI) que precisan de una estimación de tamaño/complejidad y esfuerzo de las tareas para deducir el tiempo necesario para el proyecto.
Por tanto en Somabe aplicamos la Ley de Little para obtener una previsión realista del tiempo necesario para cada una de las fases del proyecto sin la necesidad de hacer una estimación detallada de cada tarea individual.
#4 Involucrar a las personas en la definición de las soluciones
Desde el primer momento de mi trabajo con Somabe lo tenía claro que no necesitábamos implementar correctamente un método de gestión de proyecto, sino una solución correcta para la empresa.
¿Cómo garantizar que no se nos escapa nada y que tomamos las acciones precisas a tiempo?- Involucrando a las personas que realizan el trabajo en la definición de los procesos, de los criterios de cumplimiento de las tareas, la identificación de las interrupciones, el análisis de los datos y la definición de las acciones apropiadas.
4 pasos que te permitirán dormir mejor
Si has leído hasta aquí, es porque tu también quieres conseguir buenos resultados y el estado de tus proyectos te está quitando sueño.
Bajar la tensión en el ambiente de trabajo y celebrar la entrega de valor en plazo están en tus manos y las de tu equipo.
Dando estos 4 pasos solo os puede ayudar:
- Reúne a tu equipo
- Visualiza el flujo de trabajo
- Empieza a medir y analizar los tiempos de entrega y los impedimentos del flujo
- Planifica en base a datos reales.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Consultant
Accredited Kanban Trainer
Co-author of the Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
