¿Conoces la técnica Pomodoro? – Tiene el objetivo de hacerte concentrar en un tema 25 minutos. ¡Sólo 25 minutos! Luego puedes descansar, echar un vistazo al correo electrónico, o hacer las llamadas previstas.
Curiosamente todas las personas que hemos intentado experimentar esta técnica, nos quedamos sorprendidas de lo difícil que es dedicarse 25 min a un trabajo, sin ninguna interrupción. Independientemente si es por un motivo externo o porque se nos ha ocurrido algo, relacionado con otro trabajo, que no hemos hecho y enseguida saltamos a ello.
Así es como llegamos a las 6 de la tarde y nos invade la rabia que no hemos acabado lo que teníamos previsto, el agobio que no podemos con todo el trabajo que tenemos y la desesperación que la única solución que se nos ocurre es de meter más horas, pero esto es imposible o inaguantable a largo plazo.
Sinceramente, a mí también me pasa de vez en cuando y en casa mi hija, bromeando, me sugiere que me apunte a alguna clase de Kanban :-) Por eso, no te voy a dar una lección sino voy a compartir contigo qué funciona tanto para organizar el trabajo individual como el de un equipo.
Para que no se te olvide algo, te lo sueles apuntar en algún sitio ¿verdad?
Esto hace que el celebro se relaje, deje de esforzarse tanto en acordar el asunto y pueda concentrarse en otros temas. Sin embargo, si tienes una lista larga de apuntes, necesitas una manera fácil de priorizar y poder enfocarte en el trabajo más importante.
Un sencillo tablero kanban es el ayudante perfecto cuando la cantidad de trabajo te supera.
Puedes hacerlo en una pizarra blanca, de corcho o simplemente en papel pegado en la pared.
Esta foto es el tablero de mi hija cuando tenía 8 años.
En la columna Por hacer tiene todos los trabajos pendientes. En Haciendo está la tarea que está haciendo en este momento. Y en Hecho – todas las tareas ya terminas.
¡Ojo! Si te interesa ser productiv@, asegúrate que en la columna Haciendo tengas una, como mucho dos tarjetas. Si no, empiezas a hacer multi-tarea y el tiempo se te escapa en los cambios de chip sin que te des cuenta. Y si notas la tentación o la presión de meter otra tarjeta, recuerda
Stop starting, start finishing.
Este es el tablero kanban que utilizo yo para gestionar mi propio trabajo.
Tengo una fila por tipo de trabajo. Así veo tanto la cantidad como el tipo de trabajo que se está acumulando y puedo evaluar qué delegar y a quién para que no se amontonen y retrasen las tareas.
Crea tu tablero en función de
los tipos de trabajo que gestionas
y las fases de su elaboración.
Tu panel podría ser algo como este (lo tendrás que adaptar, por supuesto):
Un tablero de este tipo facilita el trabajo en equipo y elimina los problemas de comunicación y la pérdida de tiempo asociado a esto. Puedes reunir a tus compañeros delante del tablero cada mañana para que veáis cómo os organizáis para sacar los resultados.
Observa qué ocurre en la ejecución
de tu trabajo, aprende y mejora.
Te recomiendo también que al final de cada semana pares un rato y revises qué trabajo ha llegado a la columna Hecho y qué no aunque te hubiera gustado. Yo he aprendido mucho desde que empecé con esta práctica.
Intenta entender cuánto trabajo te puedes proponer para una semana, qué obstaculiza la terminación rápida de las tareas, qué deberías de haber hecho para evitar los problemas con los que has dado los últimos días. Y pon las acciones.
Crece en buena compañía
Un efecto lateral que producen la visualización del trabajo, las reuniones diarias y las retrospectivas es que une a las personas y provoca de forma natural las preguntas “¿En qué te puedo ayudar?” y “¿Por qué no hacemos A para conseguir Z?”. Poco a poco crece la sensación de equipo, el entendimiento compartido del propio trabajo y la meta a la que nos dirigimos.
Suficiente por ahora.
Ahora te pido solo que hagas tu tablero y que muestres en el todos tus trabajos. Utilízalo una semana y cuéntame tu experiencia.
