Empezasteis a usar tableros para gestionar el trabajo en los equipos.
Los equipos que vienen todos los días a la oficina tienen sus tableros en la pared y se les ve conversando delante de ellos. Otros han preferido usar alguna herramienta digital sencilla porque pueden tener acceso a ella cuando trabajan desde casa, porque no disponen de una pared apropiada en la que colgar el tablero, o simplemente porque prefieren una aplicación que postits que se despegan.
Todo va bien a nivel de equipo. Las personas admiten que ahora organizan mejor su trabajo, conocen qué hacen sus compañeros, saben quién les puede echar una mano en momentos críticos, hablan más entre ellos y cada vez se nota más el espíritu de “ser una piña”.
Sin embargo, cuando hay que tratar un asunto que proviene de un proyecto o proceso y afecta a varios equipos, los comportamientos cambian. Las personas implicadas en la resolución del asunto se vuelven más defensivas, justifican lo que han hecho y argumentan porque no pueden hacer nada mejor. Lo típico es que volváis a concluir que hay fallos en la comunicación y la coordinación entre los equipos y el problema se hubiera evitado, si todos tuvierais visibilidad compartida del estado del trabajo.
Tú, como líder de la iniciativa, estás contento de que haya mejorado tanto el ambiente de trabajo como la calidad de los resultados de los equipos. No obstante, todavía te cuesta responder rápidamente a unas cuantas preguntas sobre el estado global de los proyectos, las fechas de entrega realistas, el cumplimiento de los objetivos estratégicos o bien de los OKRs que tenéis definidos.
Entiendes que toda esta información se puede obtener de los tableros de los equipos, pero no te apetece añadir el trabajo manual extra de apuntar los datos necesarios en hojas Excel o bien de tener que actualizar varios tableros en diferentes lugares (el de tu equipo, el de todos los proyectos y el de los indicadores).
¿Te suena esta situación?
Si es así, probablemente estés pensando en cómo puedes obtener toda la información necesaria para la gestión de los proyectos y procesos sin aumentar la burocracia.
Todas las empresas con las que hemos trabajado en los últimos 10 años han pasado por situaciones como éstas. Además, han tenido que cumplir con condiciones adicionales impuestas por las otras herramientas que ya utilizaban en la empresa, como por ejemplo su ERP, la herramienta de pruebas, de incidencias, de imputación de horas, o bien de generación de listas de compra.
Seleccionar la herramienta que mejor responda a vuestras necesidades de gestión del trabajo es un tema importante. Si no se elige la herramienta adecuada, se puede cambiar en el futuro, desde luego. No obstante, el cambio conlleva todo el trabajo de transición de un sistema a otro y creación de hábitos nuevos de las personas.
Por tanto, a la hora de decidir qué herramienta digital usar para la gestión de vuestros proyectos y procesos, ten en cuenta los siguientes criterios:
Facilidad de uso y amigabilidad:
- cuánto de intuitiva y fácil de aprender es la herramienta para las personas que no la conozcan. Esto determinará vuestros costes de formación, así como la disposición de las personas de usarla a diario
- cuánto de fácil es de crear y modificar el diseño de los tableros kanban que reflejen los procesos reales. Si buscáis adaptabilidad y mejora continua, es imprescindible que podáis ajustar los diseños de vuestros tableros fácilmente
- cómo facilita el trabajo colaborativo, es decir la posibilidad de visualizar que varias personas trabajen sobre un elemento de trabajo (una tarjeta)
Facilidad de visualizar es estado real del trabajo
- facilidad de visualizar el proceso real de realización de un tipo de trabajo, es decir ajustar el diseño del tablero a la forma real de hacer el trabajo y no al revés
- facilidad de visualizar el estado del trabajo de una persona, un equipo, un área de negocio, un proyecto, un programa (grupo de proyectos relacionados), un portfolio
- facilidad de que se propague la información de bloqueo a todos los niveles de tableros de manera instantánea y automática
- visualizar el progreso del trabajo tanto en el proceso como en la línea del tiempo
- visualizar las colas de trabajo en el proceso usando columnas indicadas como colas
- visualizar los bloqueos y las causas para ellos en la etapa actual de ejecución del trabajo
- visualizar las relaciones entre los trabajos que se están realizando, los resultados clave y los objetivos definidos por la organización (OKR)
- visualizar los niveles de prioridad de los elementos de trabajo
- visualizar los riesgos
- visualizar las fechas importantes (hitos)
- visualizar los defectos y retrabajos y las causas para ellos
Visualizar las diferentes formas de dependencias
- dependencias de personas – tarjetas y subtareas que dependen de una determinada persona
- dependencias entre elementos de trabajo, por ejemplo, trabajos que se tienen que diseñar y ejecutar juntos dado que la solución y/o la entrega de cada uno depende de la solución y/o la entrega del otro
- dependencias de otros equipos que gestionan su trabajo en otros tableros o bien de proveedores externos
- dependencias de otros proyectos o procesos
Facilidad de proporcionar las métricas, gráficas e informes personalizados, necesarios para una toma de decisiones rápida y adecuada:
- tiempo de realización de un trabajo (lead time) por tipo de trabajo
- tiempo de espera por bloqueo y por causa para el bloqueo
- tiempo de espera en cola (entre dos fases de un proceso)
- volumen de la demanda por tipo, en el tiempo, por cliente, nivel de prioridad, etc.
- Rendimiento/productividad del sistema – volumen de trabajo terminado en un periodo de tiempo por tipo, cliente, nivel de prioridad, etc
- Eficiencia del flujo de trabajo
- Posibilidad de hacer previsiones (forecasting)
- Gráfica de flujo acumulado y otras gráficas para analizar el flujo de trabajo
- Métricas de progreso de los proyectos
- Métricas de cumplimiento de los OKR
- Informes personalizados
Facilidad de integración con otras herramientas:
- Herramientas de planificación temporal
- Excel
- ERPs
- CRM, etc
¿Qué otros criterios añadirías tú?
Teodora Bozheva
Head of Professional Services of Businessmap
Author of the «Kanban Project, Program and Portfolio Management» model & co-author of the KMM.
