“Nuestros proyectos son de larga duración, tenemos muchos hitos en los que debemos cumplir requisitos y normativas muy estrictos. Tenemos que sincronizar no sólo nuestro trabajo interno, sino el de los proveedores. Esto nos cuesta mucho. No obstante, cumplir los hitos es imprescindible porque si no, las penalizaciones económicas son importantes. El problema es que los plazos son cada vez más cortos.
Siempre hemos usado las prácticas basadas en PMBOK. Un par de directores de proyecto han recibido formación en Agile. Sin embargo, aunque aplicamos estándares para el desarrollo de los productos, no tenemos una manera homogénea de gestionar los proyectos. Queremos saber qué pasos tenemos que dar para adaptar nuestras prácticas a las necesidades del negocio.”
Esto me contó Pau, director de proyecto en una empresa farmacéutica antes de preguntarme si y cómo el KPPM podría ayudarles a hacerse con los desafíos en sus proyectos.
Le comprendo perfectamente porque con pocos cambios la situación de su empresa representa la realidad de las organizaciones con las que trabajamos a diario.
El KPPM (Kanban Project and Portfolio Management) está diseñado para ayudar a las organizaciones que trabajan por proyectos a lograr los siguientes dos beneficios:
- Aligerar y flexibilizar su proceso de gestión de proyectos
- Desarrollar la capacidad de la organización de adaptarse con éxito en un contexto de cambios frecuentes e incertidumbre.
Los tres pilares de KPPM
KPPM es la extensión del Kanban Maturity Model (KMM) para organizaciones que desarrollan proyectos. Por tanto, los tres pilares del modelo son
- Cultura – “cómo pensamos y actuamos”
- Prácticas – “cómo hacemos los proyectos y servicios”
- Resultados – “cuánto de efectivos somos”.
KPPM está basado en los principios del cambio evolutivo. Es decir, guía a las organizaciones a progresar desde su situación actual a su deseada sin cambios radicales a la estructura, los procesos, los cargos y roles de la organización.
Habitualmente, las empresas que trabajan por proyectos desarrollan y prestan servicios también, así como tienen departamentos de operaciones. Por tanto, quiero explicar claramente que KPPM aplica tanto a la gestión de proyectos como a las operaciones. De hecho, es habitual que los equipos/departamentos utilicen taleros que visualizan trabajos de proyectos y servicios a la vez.
¿Cómo el KPPM ayuda a las organizaciones a mejorar su gestión de proyecto y otros procesos?
KPPM utiliza sistemas Kanban para gestionar el flujo de trabajo de los proyectos y servicios en la organización.
KPPM incluye prácticas basadas en el método Kanban y apropiadamente adaptadas para ayudar a las organizaciones a gestionar y ajustar el rumbo de sus proyectos para cumplir con éxito sus objetivos en contextos de cambios frecuentes e incertidumbre.
Las prácticas de KPPM están organizadas en 4 grupos, relacionados con las actividades principales del ciclo de vida de un proyecto, Planificar – Ejecutar, Monitorizar y controlar – Cierre. Más concretamente, los grupos y el foco de sus actividades son los siguientes:
1. Planificar. Proporcionar la información necesaria para la realización y el seguimiento del proyecto (previsiones de tiempo de ejecución, hitos, alcance, coste, recursos, riesgos, prioridades). Revisar y actualizar la planificación periódicamente usando la información y los datos proporcionado por los sistemas kanban y los bucles de feedback.
2. Monitorizar y ajustar. Visualizar el estado del trabajo de proyecto, programa y portfolio para que todos los involucrados en los proyectos puedan ver el estado del trabajo en tiempo real.
Medir y dar seguimiento a la ejecución de los proyectos, y tomar decisiones y acciones en base a hechos y datos para cumplir los objetivos de los proyectos.
3. Comunicar y Alinear. Asegurar el flujo de información necesaria para la ejecución de los proyectos y el alineamiento de todas las partes interesadas alrededor de los objetivos de la organización. Proporcionar políticas explícitas que facilitan una toma de decisiones coherentes y alineadas con el propósito de la organización.
4. Aprender y Adaptar. Hacer experimentos sistemáticamente para identificar mejoras de los procesos y aprender de la propia experiencia de la organización. Actualizar los procesos estándar con el aprendizaje adquirido en los proyectos para mejorar la habilidad de la organización de adaptarse a los cambios en su contexto de negocio.
¿Cómo el KPPM ayuda a las organizaciones a desarrollar su adaptabilidad?
Hoy en día, si un negocio necesita adaptarse continuamente a un entorno cambiante, claramente no puede conseguirlo aplicando siempre las mismas formas de hacer el trabajo. Tiene que aprender a adecuar su manera de tomar decisiones y actuar.
Esto requiere interiorizar los principios de la gestión del flujo de trabajo, el pensamiento sistémico y la gestión colaborativa y orientada hacia el cliente y el propósito de la organización. Además, es fundamental que la organización aprenda a aprender de su experiencia y usar este aprendizaje para eliminar los obstáculos hacia su propósito efectivamente.
Por tanto, el KPPM integra las prácticas de gestión de proyecto con Kanban, valores culturales y principios de razonamiento que desarrollen la capacidad de la organización a adaptarse.
¿Cómo empezar con el KPPM?
En un mundo de cambios, los objetivos pueden cambian también. Sin embargo, el avance hacia cualquier meta empieza donde esté la organización, desde su situación actual.
Los próximos pasos están enfocados en introducir principios, conceptos, valores y prácticas a la vez de ir construyendo la solución, el sistema de tableros kanban interconectados que permite entregar proyectos con éxitos continuamente. El programa de Gestión de proyectos y portfolios con Kanban describe la hoja de ruta para una organización.
Es un viaje a largo plazo, pero el único en el que merece la pena embarcarse si estáis buscando una mejora sostenible a largo plazo.
Resumiendo,
KPPM es un conjunto de principios, valores culturales y prácticas que permiten a las organizaciones a mejorar los resultados de sus proyectos y operaciones de manera continua y sostenible.
Adapta y agrupa las prácticas del método Kanban en 4 grupos, relacionados con las actividades principales del ciclo de vida de un proyecto: Planificar, Monitorizar & Ajustar, Comunicar & Alinear, y Aprender & Adaptar.
Las organizaciones que adoptan este enfoque empiezan su viaje donde estén sin cambios radicales a la estructura, los procesos y los cargos, y avanzan hacia su propósito construyendo su solución y cultura a la vez.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
