Vuelve atrás al pasado cercano.

¿Cuántas veces re-estructurasteis  la organización o redefinisteis vuestros roles y responsabilidades?

¿Por qué lo hicisteis?

Para adaptarse al nuevo entorno de negocio, ¿verdad? Para ser más ágil. Para reducir la burocracia y los costes. Para ser capaces de responder más rápidamente a las necesidades de los clientes. Para …

Hoy en día, las empresas, tanto las más como las menos ágiles, están buscando formas eficaces para gestionar los cambios de prioridades, aumentar la productividad, mejorar la visibilidad en el trabajo en curso, mejorar la moral del equipo, reducir el tiempo de salida al mercado, ser cada vez más lean.

Sin embargo, un estudio realizado por Towers Watson muestra que sólo el 25 % de las iniciativas de gestión del cambio tienen éxito en el largo plazo.

Según el 8-vo informe de  Version One sobre el Estado de Agile, el 53% de las empresas sufren de incapacidad de cambiar la cultura de la organización, el 42% admite que experimentan la resistencia al cambio, el 35% dice que la barrera para ellos es el intento de encajar elementos ágiles en un marco no ágil.

En el siglo XXI las revoluciones conducen a resistencia en lugar de mejoras

El cambio organizacional siempre ha sido difícil. Sin embargo, la adopción de un enfoque radicalmente diferente a la forma actual de trabajo está destinado a enfrentarse con una resistencia, activa y pasiva, y a fracasar.

Kanban es un método para la gestión de los cambios organizativos. Ayuda a las organizaciones a mejorar paulatinamente a través de enfoque en el flujo y en la entrega de valor al cliente.

Los dos primeros principios Kanban son:

Empezar desde lo que estáis haciendo ahora
y
Perseguir cambios incrementales y evolutivos.

Los cambios ocurren cuando la mayoría de las personas
de una organización quiere y contribuye a que estos se produzcan.

“Kanban es como el agua”. [D. Anderson; adaptado de “Be like water” de Bruce Lee] No prescribe prácticas o roles concretos, porque las rutinas impuestas crean resistencia. En su lugar, facilita el desarrollo de las soluciones más adecuadas a través de la transparencia y la visibilidad compartida de dónde en el flujo de trabajo aparecen los problemas, los desperdicios, y los cuellos de botella.

Si no lo ves, difícilmente lo puedes controlar

Las mayores preocupaciones sobre la adopción de Agile son la falta de planificación a largo plazo (30 %), la pérdida de control de Gerencia (30 %) , y la oposición de la Dirección (28 %).

La gestión de una variedad de proyectos y servicios en base a información numérica abstracta requiere habilidades mentales extraordinarias y comprensión profunda del  contexto. Cuando se tienen que tomar decisiones correctas rápidamente, no hay una mejor aliado para el cerebro que un tablero Kanban visual que muestra de un vistazo el estado y el nivel de urgencia de cada trabajo que se está realizando, la ocupación de recursos,  y los bloqueos en el flujo de trabajo. Además, la misma información está disponible en tiempo real para la Dirección, el equipo y las otras partes interesadas que pueden contribuir a definir la solución  correcta.

La transparencia y la visibilidad son esenciales para Kanban. Son cruciales para detectar rápidamente los problemas en el flujo de trabajo y el trabajo redundante, así como para conseguir efectos positivos como la visión compartida del trabajo, la colaboración, la auto-organización y la orientación a resultados.

Por otra parte, la combinación de control visual y la transparencia con la quinta práctica de Kanban, Implementar ciclos de retroalimentación, ayuda a las organizaciones aprovechar su propia experiencia, convertirse en organizaciones que aprenden continuamente.

Siente el poder de los datos reales

El cliente necesita una estimación rápida para poder  tomar la decisión de hacer o no una petición; un proyecto tiene que estimar el presupuesto y el plazo para obtener el visto bueno para el desarrollo.

La estimación requiere tiempo, y (siempre) es  incorrecta.

Kanban sugiere aprovechar los datos reales. Más precisamente, conocer la distribución del plazo de entrega (lead time) para los tipos de trabajo y las clases de servicios, así como la capacidad de su equipo. Después,  utilizarlos en combinación con el contexto particular para una planificación fiable y un negocio sostenible.

El diagrama de flujo acumulado es una herramienta de gestión en tiempo real, esencial para cualquier equipo, advirtiendo de posibles retrasos, acumulación de trabajo sin terminar, y flujo variable.

Las métricas de Kanban son pragmáticas, centradas en la aptitud del trabajo para su propósito:

  • Desde la perspectiva del cliente: tiempo de entrega, previsibilidad, calidad del servicio
  • Desde la perspectiva de la organización: cumplimiento de los  plazos, utilización de los recursos, rendimiento
  • Desde la perspectiva de negocio: eficiencia, sostenibilidad, capacidad de adaptación

Equilibrar la capacidad y la demanda

Limitar el trabajo en curso en un sistema Kanban asegura que el trabajo realizado no exceda la capacidad del equipo, evitando de esta manera la sobrecarga de la gente y la carga de trabajo desequilibrada.

Por otro lado, la definición de las clases de servicio delimita los tipos de demanda, las prioridades y las reglas para el tratamiento de cada tipo de acuerdo con los objetivos de negocio.

Poniendo todo esto junto facilita satisfacer los diferentes tipos de demanda con la capacidad del equipo disponible.

¡Deja de empezar, empieza a terminar!

“Los que hacen multi-tareas experimentan un 40% de caída de la productividad, y hacen hasta un 50% más errores”.

La práctica de Kanban Límitar el trabajo en curso (WIP) aborda directamente el problema de las multitareas. Limitar el WIP para todo el sistema Kanban asegura un flujo suave, mejora el rendimiento general y la calidad del producto o servicio.

El foco en Minimal Marketable Feature (MMF) hace desglosar el trabajo en componentes más pequeños. Terminar con éxito funcionalidades que añaden valor al cliente, aumenta la satisfacción del cliente, y aporta información valiosa para el trabajo todavía en curso, y esto ayuda a terminarlo bien y a tiempo.

Kanban es el medio para llegar a Lean

La necesidad de nuevos métodos de trabajo y de gestión está bien reconocida por las organizaciones tecnológicas. Por tanto, leemos y hablamos de Modern Management Methods, 2ª generación Agile, Lean-Scrum, Desarrollo de productos Lean, etc

Kanban es un enfoque Lean de mejorar las prácticas de trabajo. El sistema kanban es un sistema pull que visualiza la cadena de valor, los trabajos en curso, los tipos de trabajo y los riesgos.

Las  prácticas Kanban Limitar el WIP, Gestionar el flujo y Mejorar colaborativamente, Evolucionar Experimentalmente tratan de mantener el flujo continuo que proporciona valor al cliente y su mejora continua.

¿Es Kanban adecuado  para mi organización?

Hablando de métodos, los consultores solemos dar respuestas como “Depende. Si tu organización es de tipo A, tus proyectos de tipo B y C, el cliente espera D, entonces los métodos adecuados para tu contexto son M y N”.

En cuanto a Kanban, la respuesta es mucho más sencilla: si quieres cosechar los frutos de Kanban, empieza a aplicarlo. Da resultados  tanto en equipos pequeños, como en grandes, en empresas CMMI y ágiles, en proyectos de desarrollo y operaciones.

En resumen, llevar a una organización a un estado mejor requiere una gestión adecuada del cambio organizacional, desarrollar la capacidad de gestionar con éxito una demanda cambiante, mantener un ritmo sostenible de trabajo, aprender de la experiencia y evolucionar gradualmente.

Kanban aborda todos estos aspectos y funciona bien en cualquier contexto siempre y cuando se buscan mejoras evolutivas.

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