Con este post intento ayudar a Esteban, una persona real y concreta. Pero también creo que las ideas podrían ser útiles para otras personas en situaciones parecidas.
Esteban se dedica al desarrollo de software. Proyectos para distintos clientes, todos con sus peculiaridades, temas críticos y urgentes para resolver. Nada sorprendente para una persona del mundo TI. Lo interesante está en la situación en la que se encuentra Esteban:
- Lleva 5 proyectos y participa en otros 8 como Responsable Técnico del diseño de las soluciones
- Todos los proyectos utilizan tecnologías nuevas en el dominio TI y también nuevas para las personas de sus equipos
- Además de hacer sus propias tareas, Esteban da formación en las nuevas tecnologías a las personas involucradas en los proyectos, les ayuda resolver las dudas en su trabajo, arregla los errores que ellos no pueden corregir, habla con los clientes para aclarar funcionalidades (tanto implementadas como nuevas o modificadas), etc.
- En términos más concretos esto significa que cada día atiende a unos 20-25 compañeros, comentando asuntos muy diferentes, cuando surjan, sin ningún orden o agenda, y dedicando unos 10-15 min a cada uno esto le come unos 5-6 horas de su jornada laboral, … entre las conversaciones intenta re-tomar su trabajo…. hasta la próxima interrupción. El resultado es el siguiente:
- el trabajo sin cerrar de Esteban se va acumulando
- la cola de los quienes esperan sus respuestas está aumentando
- el descontento por parte de los clientes está creciendo porque sus problemas se resuelven lentamente
- el Jefe de Esteban está descontento también porque Esteban se ha convertido en un “cuello de botella” y no “compagina” bien las diversas tareas.
¿Te suena una situación como esta?
¿Qué harías tú para resolverla?
Yo veo tres opciones e intentaré explicarlas y demostrarlas aquí. Mira esta botella.
Contiene el trabajo que debe pasar por el cuello de la botella, es decir el que Esteban tiene que hacer.
- La primera opción es “No hacer nada”, o sea dejar los compañeros se arreglen entre ellos, con o sin la ayuda del Jefe y simplemente empujando fuertemente para que trabajo pase lo más rápido posible por el cuello de botella.En este caso se ha tardado unos 11:07 segundos en vaciar la botella (terminar el trabajo). Se ven las burbujas de aire que entran y que facilitan la salida del agua, pero también hacen que el flujo pare para que entre el aire y luego vuelva a fluir.
- La segunda opción es de poner un poco de orden, por ejemplo, definir un periodo de tiempo en el día en el que Esteban se dedique a la resolución de las dudas de sus compañeros, establecer algunas reglas sobre qué tipos de preguntas se van a dirigir a Esteban y cómo tratar los asuntos verdaderamente urgentes que no pueden esperar hasta la hora de preguntas.Visualicemos esta opción:El agua circula dentro de la botella y esto representa el orden que ayuda que el trabajo pase más rápidamente por el cuello de botella.El cronometro también muestra una mejora. El agua tarda 7:93 segundos en salir de la botella. Unos 28% de reducción del tiempo de entrega comparando con el caso anterior.
- La tercera opción es la siguiente (la demostramos primero)
¡La misma cantidad de trabajo pasa por el mismo cuello de botella en sólo 5:60 segundos! Otros 29% de reducción del tiempo, o un 49% más rápido comparando con el primer caso.
¿Cómo es posible?
El aire que entra por la pajita hace que el flujo del agua es más suave y uniforme, sin paradas y re-arranques (causadas por las burbujas de aire, como en la primera opción).
En el caso de Esteban ¿qué sería equivalente al aire que entra por la pajita?
Bueno, la respuesta de esta pregunta se puede encontrar únicamente con las personas directamente involucradas en la situación. Lo que yo puedo sugerir es lo siguiente:
- Que visualicen el trabajo en curso en los proyectos para que todos los involucrados puedan hablar, priorizar y llegar a acuerdos sobre qué hay que hacer para que haya un flujo constante de resultados. ¡No que cada uno esté ocupado, sino que se vayan desarrollando resultados que aporten valor a los clientes!
- El cuello de botella es un recurso valioso y en el mismo tiempo limita el flujo del agua. Por eso lo tenemos que utilizar inteligentemente, no desperdiciarlo. Es decir, que Esteban se dedique siempre a las tareas que requieran sus conocimientos y no pierda tiempo en otras que solo ralentizan el flujo de trabajo.
- Buscar formas de hacer el cuello de botella más ancho, poco a poco haciendo que otras personas ayuden en los trabajos específicos. (esto requiere más tiempo y esfurzo)
¿Qué tal lo ves tú?
