La comunicación y la visibilidad – las vitaminas para las empresas TIC

Este mes tuve un servicio interesante para el departamento TI de un banco. Digo interesante porque me contactaron para visitarles,ver cómo llevaban a cabo y gestionaban sus proyectos y decirles cómo les veía. Nada de problemas que quieren resolver, objetivos que están buscando, mejoras que les gustaría introducir o método que aplicar. Simplemente venirver – y darnos tu opinión.

Fui con una buena dosis de curiosidad y también con algo de preocupación porque no sabía con qué me iba a encontrar ahí.

El contexto

Para entender el contexto les pedí tanto al equipo de desarrollo de software como al de los usuarios que me describiesen su flujo de trabajo asó como todas las dificultades que tenían en su día a día (un problema por post-it).

En resumen la situación actual se puede dibujar así:

WorkflowAndPains Sp

Los dolores que necesitan una cura urgente según la priorización de ambos equipos son los siguientes:

  1. Pobres requisitos de los usuarios (definidos a nivel de idea)
  2. Insuficiente análisis de negocio
  3. Problemas con las estimaciones de las tareas – los usuarios no entienden qué hacen los desarrolladores tanto tiempo; existe presión por reducir las estimaciones; luego aparecen los problemas de no cumplirlas
  4. Frecuentes cambios de prioridades
  5. Alta carga de trabajo e incapacidad por parte del equipo de desarrollo de responder rápidamente a las peticiones de los usuarios.
  6. Falta de gestión de riesgos

El análisis de los problemas se puede resumir así, leyendo el árbol desde abajo hacia arriba.

Pains Analysis

Se buscan “quick wins”, es decir soluciones que lleven a resultados positivos en corto plazo.

¿Qué vitaminas les receto para que noten mejoría en poco tiempo?

Definir un método de estimación vendría bien,  establecer criterios y reglas de gestión de los cambios a los requisitos y de los riesgos también, pero todo esto requiere su tiempo y esfuerzo. Además, después hay que asegurarse que se acepte bien por las personas en ambos equipos – los usuarios y los desarrolladores.

Escuchando a los dolores y los miedos de los dos lados la siguiente imagen apareció en mi mente:

CommunicationProblems Sp

En el fondo de todo está el problema del mapeo (el encaje) entre los requisitos de los usuarios, en su idioma de negocio, y  el trabajo del equipo de desarrollo, con todos sus aspectos creativos y técnicos.

La comunicación y la visibilidad compartida en el trabajo son
las vitaminas para las empresas TIC.

Ninguna tecnología o método formal dará resultados positivos en corto tiempo, si falla la comunicación entre las personas y falta visibilidad en el trabajo que se está llevando a cabo.

Verifiqué esta idea con el equipo y juntos llegamos a los siguientes dos elementos de la solución “quick win”:

  • Trabajar en equipos multidisciplinares

MultidisciplinaryTeam Sp

  • Usar a un tablero kanban compartido para tener visibilidad en el trabajo en curso y facilitar su entendimiento y gestión.

Draft Kanban Board

Ahora volvamos a los dolores que necesitan una cura urgente. Todos estarán positivamente afectados de esta solución sencilla ¿verdad?

Por lo menos en esto estamos convencidos el equipo de la organización y yo.

¿Qué tal lo ves tú?

Si crees que esta experiencia puede servir a algún amigo tuyo, re-envíale el mensaje. Te devolverá el gesto en otro momento importante para tí.

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