Los dos enemigos mortales del cumplimiento de plazos

De los últimos proyectos o servicios que hayas terminado, ¿cuántos entregaste completos y en el plazo esperado? Por supuesto, sin la necesidad de trabajar horas extra o los fines de semana.

Hace 4 años empecé a coleccionar fotos de los problemas de las organizaciones de desarrollo de software, independientemente del método de trabajo que utilizan. El año pasado comencé a ampliar mi colección con fotos de empresas industriales.

¿Sabes cuál es dolor más recurrente?

– Los retrasos de los proyectos / servicios. Que a su vez llevan a sobrecostes.

ProjectPainPoints

Lo que aumenta la amargura de la persona responsable para un retraso es que ha hecho todo lo posible para evitarlo: ha intentado de desglosar bien el trabajo, de evaluar los riesgos, ha añadido colchón a las estimaciones, etc, etc.

Aun así se ha cumplido la ley de Murphy, “todo lo que pudo perjudicar al proyecto ocurrió en los peores mementos posibles”, como p.ej:

  • Uno de los compañeros se puso malo y su trabajo se tuvo que distribuir entre las otras personas del equipo
  • Surgieron dos proyectos nuevos, importantes, que se tenían que compaginar con el resto del trabajo
  • Algunas de las tareas resultaron más complejas que lo esperado. Por tanto se tardó más en hacerlas y esto afectó a otros trabajos.
  • La aprobación del cliente / la entrega del proveedor llegó fuera del plazo previsto
  • Hubo un día loco cuando todo el mundo llamaba por teléfono para pedir algo, y se terminó la jornada sin prácticamente avanzar el trabajo planificado
  • Etc, etc.

¿Te suenan estos motivos para los retrasos?

¿Te imaginas una semana en la que te dedicas a lo que tienes pensado, disponiendo de toda la información que necesitas, ordenando tus tareas sin la presión de terminar alguna antes que otra, sin interrupciones, completando todo bien y profesionalmente como a ti te gusta?

¡5 días volviendo a casa satisfecho con el trabajo cumplido y teniendo tiempo y ánimo para disfrutar la tarde-noche con los tuyos!

Sunset Vieux Boucau

¿Qué causa los retrasos?

La primera razón que se nos ocurre son las estimaciones.

Las estimaciones ¿de qué?

Los métodos tradicionales como CMMI y PMBoK incluyen prácticas acerca de la elaboración del calendario de un proyecto / servicio.

Para poder definir el calendario estos métodos sugieren lo siguiente:

  • Desglosar y definir el trabajo en suficiente detalle
  • Secuenciar las tareas
  • Estimar el tamaño de las tareas y de ahí el esfuerzo para su ejecución
  • Tener en cuenta la disponibilidad de los recursos para el trabajo
  • Tener en consideración los niveles de experiencia y capacitación de los recursos
  • Identificar y evaluar el impacto de los riesgos para el proyecto

Los métodos tradicionales estiman el tamaño y el esfuerzo, pero no estiman el tiempo de los trabajos (el hecho se estima que una tarea requiere 5 horas de trabajo no significa que se va a terminar en un tiempo de 5 horas).

Los métodos ágiles utilizan sprints (iteraciones) de una duración fija (de dos semanas habitualmente) y estiman el alcance (las historias de usuario) que se puede implementar en este time-box en base a la velocidad del equipo. Es decir, los métodos ágiles no estiman el tiempo de ejecución de los trabajos.

Si tenemos problemas con la desviación en plazo, ¿por qué estimamos esfuerzo y no tiempo?

El primer enemigo al cumplimiento de los plazos es confundir tiempo y esfuerzo

Desde que empecé a estudiar a fondo el problema de los retrasos, los datos de las diferentes empresas donde hemos medido estos dos parámetros muestran que el esfuerzo ronda entre 7% y 20% del tiempo de ejecución de un trabajo. Por ejemplo, si el tiempo que pasa entre empezar y cerrar una tarea es 10 días naturales, el esfuerzo que se imputa a esta es menos de 2 días. El resto del tiempo la tarea está parada por diferentes motivos: espera a información adicional, otra tarea más urgente, etc.

En Lean Kanban France-2012 Zholt Fabok presentó datos aún más preocupantes: 95% del tiempo de ejecución pasa en espera. Ver Measure and Manage Flow in Practice para más detalles.

Tiempo y esfuerzo son dos medidas diferentes.
Separa sus estimaciones, si quieres reducir los retrasos.

 

Cuando dejamos una tarea para [volver a] empezar otra, a veces tenemos la sensación que están avanzando las dos.
¡MENTIRA!

Las multi-tareas solo ralentizan la terminación de los trabajos y reducen la productividad un 40%. (Samsung Business)

Productivity Infographic

El segundo enemigo al cumplimiento de los plazos es el volumen de trabajo en curso

Consulta la Ley de Little para que entiendas que cuánto más trabajo tenemos entre manos, tanto más tardamos en terminar cada uno de ellos.

Un ejemplo: en abril Ander fue padre por primera vez. ¡Un momento feliz en su vida! Antes de salir de baja de paternidad se concentró en terminar lo máximo trabajo posible para que los dos compañeros de su equipo no se quedasen parados mientras él disfrutaba de la llegada de su hijo. Dejó una pila de diseños empezados y no terminadas (faltaba completar lo que correspondía a las otras dos personas). Consecuencia: el tiempo promedio de terminación de un trabajo por el equipo aumento de 13 a 21 días (un 60% de aumento).

Ya sé que esto es contra-intuitivo. Por eso te invito a experimentarlo tú mismo haciendo el ejercicio que te dejo abajo.

Resumen

No distinguir tiempo y esfuerzo y el volumen del trabajo en curso son dos enemigos ocultos que siempre atacan el cumplimiento de los plazos.

 

Si queremos reducir los retrasos, tenemos que controlar el tiempo de ejecución de los trabajos.

Para que reflejes y sientes el placer de entregar a tiempo sin estrés, haz el siguiente ejercicio:

  1. Durante una semana recoge los siguientes datos por cada tarea que haces: fecha inicio, fecha cierre, esfuerzo dedicado
  2. Por cada tarea calcula el Lead time = Fecha cierre – Fecha inicio +1
  3. Refleja sobre lo siguiente:
    • Ratio entre Esfuerzo dedicado y Lead time
    • Relación entre el promedio(Lead time) y el promedio(Trabajo en curso) (el número de tareas abiertas) por día
  4. Cuéntame tus conclusiones.

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