Agiliza vuestro proceso de gestión de proyectos paso a paso con el KMM

Recorte poster PM blog ESP

Hoy en día nadie duda de que adoptar un enfoque ágil para la gestión de proyectos es la única forma de sobrevivir y prosperar. En el artículo anterior, «3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos y aumentar la agilidad organizacional en menos de un año» describimos qué tácticas Kanban podéis integrar en vuestras rutinas de gestión para lograr una mayor agilidad organizacional; es decir, hacer que tu organización trabaje alineada en torno a vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver bloqueos rápidamente, cumplir con los plazos y los requisitos del cliente de manera continua y sostenible.

El póster Gestión de proyectos y portfolio con Kanban enseña cómo se desarrollan las prácticas de gestión de proyectos y portfolio junto con la evolución de las capacidades de una organización. Los pasos que describimos siguen el Kanban Maturity Model – una guía para las empresas que buscan un enfoque paulatino hacia una mayor agilidad y resiliencia.

Veámoslos en más detalles.

 

ML1 Enfocada en equipo – Visibilidad y coordinación del trabajo de equipo

ML1 ES
Una organización de ML1 se centra en desarrollar las habilidades de los equipos para trabajar de manera transparente y colaborativa en sus tareas.

Visualizar los flujos de desarrollo

Si todo el equipo está trabajando en un proyecto determinado, el tablero del equipo (Entregable) visualiza el estado de los módulos (entregables / funcionalidades) del proyecto. En caso de que diferentes equipos de especialistas estén involucrados en el proyecto, p. ej. ingenieros industriales, desarrolladores de software y mecánicos, el tablero de entregables visualiza el estado del trabajo realizado por un equipo de especialistas determinado. Se utilizaría un tablero de nivel de Proyecto/Producto para visualizar el estado general de todos los entregables del proyecto.

A medida que aumenta su madurez, la organización empieza a utilizar un tablero Multiproyecto en el que cada ticket representa un proyecto. Además, los ejes horizontal y vertical del área «En Curso» se utilizan para visualizar cuánto de cerca está un proyecto de su entrega (eje horizontal) y de su fecha límite (eje vertical).

Bucles de Feedback

Los equipos de una organización ML1 suelen realizar reuniones Kanban diarias y retrospectivas periódicas. Los jefes de proyecto/producto llevan a cabo reuniones de planificación y seguimiento del proyecto, típicamente semanal o quincenalmente. En ellos participan los líderes de equipo o bien los equipos completos. De forma regular, el Jefe de Proyecto/ Producto participa en una reunión de seguimiento de todos los proyectos.

ML1 Feedback Loops ES
Métricas

Métricas relacionadas con el flujo de trabajo no se suelen utilizar en ML1.

Resultados

La visibilidad en el trabajo del equipo, las políticas iniciales de realización del trabajo acordadas y el feedback obtenido en intervalos de tiempo cortos y regulares son elementos esenciales para mejorar la coordinación y el rendimiento de un equipo.

Sin embargo, desde la perspectiva de los clientes, la calidad del producto y su entrega a tiempo dependen completamente de las habilidades, la motivación y la capacidad del equipo para manejar los problemas y cambios que surgen en el transcurso del desarrollo del proyecto. Algunos equipos lograrán cumplir con los requisitos de sus clientes, incluso si esto requiere un esfuerzo adicional y largas horas de trabajo. Sin embargo, muchos sufrirán problemas inesperados o dependerán de otros o de proveedores.

Por lo tanto, los clientes suelen ver a los equipos de ML1 como impredecibles y poco confiables. Desde dentro, los miembros del equipo a menudo se quejan de sobrecarga e incapacidad para hacer frente a las prioridades cambiantes y cumplir con los plazos y el presupuesto de los proyectos.

 

ML2 Orientada al cliente – Ver el flujo de proyecto de extremo a extremo; Empezar a cortar las fuentes de retraso

ML2 ES

En ML2 estáis conectando equipos, visualizáis y gestionáis el flujo de trabajo de los proyectos de extremo a extremo, definís y gestionáis adecuadamente los diferentes tipos de demanda de vuestros clientes, y tomáis las primeras acciones para reducir los retrasos.

Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo

El área «En Curso» en el tablero kanban de equipo muestra las fases del proceso. Esto os da información instantánea sobre el progreso de cada elemento de trabajo. Además, los equipos comienzan a visualizar bloqueos, re-trabajos y envejecimiento de elementos de trabajo. Por lo tanto, resuelven los problemas de proyecto rápidamente y así reducen los retrasos y los sobrecostes.

Tener visibilidad en el estado del trabajo y los impedimentos en el flujo de trabajo a nivel de equipo, proyecto y multiproyecto os proporciona feedback valioso para planificar y tomar decisiones relacionadas con cualquier tema que afecte a uno o varios proyectos. Los equipos mejoran en la coordinación de sus trabajos en todos los proyectos y desarrollan una mayor comprensión del cliente. El uso de una herramienta como Kanbanize te dará esta información en tiempo real, es decir, todo el equipo del proyecto conocerá rápidamente la situación real de su proyecto y podrá proponer acciones adecuadas.

Métricas

Los datos relacionados con el flujo proporcionan información útil sobre la capacidad real del sistema, las características y el volumen de la demanda. De esta manera obtenéis una comprensión cuantitativa de cuánto os lleva realmente desarrollar un trabajo de un tipo determinado (por ejemplo, componente, documentación, incidencia) o un proyecto completo. Esta es la información objetiva que necesitas para mejorar las estimaciones y la planificación.

Así mismo te das cuenta del impacto de los bloqueos y las dependencias de otros en el cumplimiento de los plazos y el presupuesto del proyecto. Este entendimiento más profundo del proceso motiva la introducción de políticas básicas para gestionar el trabajo en las diferentes fases del flujo, los equipos y las áreas de negocio. Llegáis a establecer criterios comunes para priorizar el trabajo considerando las necesidades del cliente y la capacidad del sistema (compuesto de las personas y máquinas que desarrollan el trabajo del proyecto).

Comprender las causas de los bloqueos y su impacto en el tiempo de desarrollo y el presupuesto del proyecto es el primer paso para introducir una gestión de riesgos eficaz. Ya podéis pensar en cómo evitar al menos las fuentes de retraso y sobrecoste que ocurren con más frecuencia.

Si aspiras seriamente a que vuestros proyectos cumplan con los requisitos de tiempo y presupuesto, los equipos sean capaces de responder adecuadamente a los cambios en los requisitos de los clientes y lograr eso de manera consistente, ML2 es vuestro punto de partida.

Solo en organizaciones muy grandes o proyectos complejos con un ciclo de vida prolongado, es posible que tengáis que comenzar desde ML1. En cualquier caso, si los largos tiempos de entrega de los proyecto son un problema para vosotros, tenéis que saber qué impide el progreso del proyecto mientras el tiempo sigue corriendo, y tenéis que aprender a manejar esas fuentes de retraso.

Si os falta visibilidad en el estado de los proyectos, tenéis que facilitar la visualización de todos los aspectos del trabajo que lleváis a cabo y aseguraros de que estén disponibles en tiempo real. Si vuestros clientes se quejan de retrasos en las entregas, necesitáis saber cuánto os cuesta realmente desarrollar y entregar un determinado tipo de trabajo. No cuánto tiempo estimáis que tardáis, sino cuánto realmente os lleva, incluyendo todas las interrupciones y el tiempo de reproceso, es decir, desde el momento en que comenzáis a trabajar en él hasta que finalmente lo entregáis al cliente.

ML2 Metricas ES
Bucles de Feedback

El enfoque en la gestión del flujo de trabajo del proyecto de extremo a extremo, el uso de métricas relacionadas con el flujo y la mejor comprensión de la demanda de los clientes y la capacidades del sistema (equipo / organización) definen los temas para tratar en vuestras reuniones de seguimiento y revisiones de proyectos. Como resultado, tomaréis el control de vuestros proyectos, mejoraréis la comunicación y coordinación entre los equipos y veréis que se detienen los retrasos y los sobrecostes.

ML2 Feedback Loops ES

Tú y las personas con las que trabajas podéis lograrlo. Deseáis entregar proyectos a tiempo, ver a los clientes satisfechos y saber que mantenéis bajo control todo lo que hacéis como equipo, como organización. Vosotros sois las personas que mejor entienden vuestro trabajo. Tenéis las pautas y herramientas para implementar las prácticas correctas. Y todos estaréis orgullosos y contentos de trabajar en una organización que valora la comprensión de sus clientes, mantener un flujo constante y sostenible, obtener feedback rápido de datos y hechos, reaccionar rápida y adecuadamente a los cambios y aprender sistemáticamente de vuestros procesos y experiencia. Toma  la iniciativa. Haz que el trabajo en tus proyectos fluya.

 

ML3 Apta para el propósito – Equilibra el flujo de trabajo a través de varias líneas de proyecto/producto

ML3 ES
ML3 se basa en lo que habéis desarrollado en ML2. En ML3 tenéis el control total de vuestros proyectos gracias a varias prácticas clave:

Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo

  • Empezáis a utilizar sistemas kanban completos para gestionar el trabajo con criterios acordados para aceptar trabajos y esto garantiza un flujo sostenible y predecible.
  • Utilizáis políticas de triaje y clase de servicio que os permiten configurar la demanda de tal forma que aseguréis que se cumplan todas las expectativas del cliente; así mismo adquirís la flexibilidad deseada para adaptarse a cambios inesperados en el contexto de vuestros proyectos.
  • Visualizáis las dependencias padres-hijos y entre-pares y usáis la comprensión de éstas para tomar decisiones apropiadas en todos los niveles.
    Además, podéis ajustar las prácticas de gestión de dependencias internas y aplicarlas a la gestión de vuestros proveedores y así reducir la incertidumbre en la subcontratación de parte del trabajo de proyecto.
  • Obtenéis una comprensión más profunda de vuestros procesos, los costes de transacción y coordinación, el coste de los defectos, el coste de retraso y la eficiencia del flujo. Esto os permite empezar a definir acciones acertadas para ver una mejora en los resultados económicos.

Métricas

  • Vuestro flujo de trabajo es estable y vuestros datos de flujo os permiten confiar en vuestra planificación y responder con confianza a las preguntas de los clientes sobre el tiempo de entrega.
  • Introducís métricas adicionales que os permiten identificar las mejoras del proceso que aumentarán la eficiencia del flujo, la calidad del producto y los resultados económicos.
  • Definís y usáis KPIs para aseguraros de que gestionáis bien las expectativas de vuestros clientes.
  • Utilizáis indicadores de salud organizacional para garantizar la sostenibilidad a largo plazo de las prácticas y valores culturales adoptados

ML3 Metricas ES

Bucles de feedback

  • La comunicación en toda la organización es fluida y rápida. Los equipos y las unidades de negocio actúan de forma alineada.
  • Utilizáis todo el feedback de los tableros kanban, el análisis de datos y las revisiones de los sistemas kanban para tomar decisiones informadas.

ML3 Feedback Loops ES

Resultados

  • Mejoráis vuestras habilidades de abordar los riesgos y responder a la incertidumbre gracias a vuestro entendimiento más profundo de cómo funciona vuestra organización como sistema, vuestra capacidad real, las expectativas de vuestros clientes y cómo se comporta el mercado.
  • Vuestra cultura enfocada en vuestros propósitos se sustenta con prácticas y herramientas efectivas que juntas fortalecen los resultados de vuestro negocio.
  • Vuestros clientes están contentos porque os adaptáis rápidamente a los cambios en sus requisitos y les entregáis productos de buen nivel de calidad a tiempo
  • Las personas agradecen que “puedan irse a casa sin preocupaciones porque el proceso está bajo control y saben desde dónde continuar el día siguiente” (palabras de un cliente nuestro)

 

ML4 Protegiéndose de riesgos – Mejorar los resultados económicos del portfolio de proyectos

En ML4 visualizaréis mejor la distribución de capacidad dinámica para tener más control sobre vuestro portfolio de proyectos. Mejoréis vuestras habilidades de identificación, análisis y prevención de riesgos. Además, os beneficiaríais del profundo conocimiento de los procesos críticos para que podáis eliminar los desperdicios y mejorar su eficiencia. En total, obtendréis mayores resultados económicos que os permitirán desarrollar aún más vuestro liderazgo en el mercado y vuestra capacidad de reinventaros.

La gran mayoría de las organizaciones todavía se encuentran en nivel de madurez 1, algunas se acercan a ML2 y unas pocas progresan hacia ML3. Por lo tanto, y por motivo de longitud de este post, profundizaremos en ML4 en próximos artículos.

 

Resumen

Resumiendo, Kanban es vuestro aliado para tener los proyectos bajo control. No sustituye a vuestro método de gestión de proyectos. Sin embargo, agiliza vuestras rutinas de gestión para que podáis abordar de manera efectiva los problemas a los que os enfrentáis a diario.

No pongas en riesgo vuestros proyectos tratando de cambiar las prácticas de gestión drásticamente. Sigue el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model para lograr mejoras de manera gradual, evitando la resistencia al cambio.

La cultura empresarial evoluciona junto con las habilidades de gestión y la madurez organizacional. Puedes leer más sobre este tema en Comienza el cambio con el corazón.

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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P.S. Síguenos para aprender sobre el desarrollo de la agilidad de las organizaciones que trabajan por proyectos. Apúntate a nuestros talleres para experimentar la gestión de proyectos con Kanban. Después, utiliza los conocimientos y experiencia para introducir las prácticas adecuadas para tu organización paso a paso

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