Hoy en día nadie duda de que adoptar un enfoque ágil para la gestión de proyectos es la única forma de sobrevivir y prosperar. En el artículo anterior, «3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos y aumentar la agilidad organizacional en menos de un año» describimos qué prácticas de Kanban podéis integrar en vuestras rutinas de gestión para lograr una mayor agilidad organizacional; es decir, hacer que vuestra organización trabaje alineada en torno a vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver bloqueos rápidamente y cumplir con los plazos y los requisitos del cliente de manera continua y sostenible.
La Guía de Gestión de proyectos y portfolio con Kanban
describe los pasos que permiten a una organización hacer la transición de la gestión predictiva a la lean-agile, basada en la eficiencia del flujo de trabajo. Resume el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model (KMM) de manera adaptada para las empresas que trabajan por proyectos.
El KMM describe 7 niveles de madurez organizacional. El nivel de madurez de una organización se determina en base a las características de la cultura, las prácticas de gestión de trabajo y los resultados de la organización.
Las organizaciones de proyectos encuentran más relevantes las prácticas y valores culturales mapeados a los niveles de madurez 1 (Enfocada en equipo), a 4 (Protegiéndose de riesgos).
Los tres aspectos esenciales para el éxito de una transformación organizacional son los siguientes:
- Gestionar el flujo de trabajo en base a la capacidad real de la organización
- Tomar de decisiones en base a políticas explícitas y datos que facilitan la comprensión y la adaptación a las necesidades de los clientes, así como
- Asegurar una comunicación efectiva a través de bucles de feedback cortos.
El poster de Gestión de proyectos, programas y portfolio con Kanban ilustra estos aspectos según crece la madurez organizacional.
Veámoslos en más detalles.
ML1 Enfocada en equipo
Visibilidad y coordinación del trabajo de equipo
Una organización de nivel de madurez 1 (NM1) se centra en desarrollar las habilidades de los equipos para trabajar de manera colaborativa en sus tareas.
Aplicando la misma lógica, algunas organizaciones utilizan un tablero en el que cada ticket representa un proyecto. Así mismo utilizan la columna en curso para visualizar el porcentaje de cumplimiento de cada proyecto.
Bucles de Feedback
Los equipos de una organización de ML1 suelen realizar reuniones Kanban diarias y retrospectivas periódicas.
En una organización que proviene de la gestión predictiva, los responsables de proyecto suelen hacer la planificación del trabajo semanal o quincenal y asignan a los integrantes del equipo las tareas.
En una organización que ha adoptado algún método Agile, el equipo suele tener una reunión semanal o quincenal con el responsable del producto o el cliente para comprender sus necesidades y junto a él seleccionar el trabajo que va a realizar hasta la próxima reunión de planificación.
Métricas
Los equipos de NM1 no suelen usar métricas relacionadas con el flujo de trabajo.
Resultados
La visibilidad en el trabajo del equipo, las políticas iniciales de realización del trabajo acordadas y el feedabck obtenido en intervalos de tiempo cortos y regulares son elementos esenciales para mejorar la coordinación y el rendimiento de un equipo.
Sin embargo, desde la perspectiva de los clientes, la calidad del producto y su entrega a tiempo dependen completamente de las habilidades, la motivación y la capacidad del equipo para manejar los problemas y cambios que surgen en el transcurso del desarrollo del proyecto. Algunos equipos lograrán cumplir con los requisitos de sus clientes, incluso si esto requiere un esfuerzo adicional y largas horas de trabajo. Sin embargo, muchos sufrirán problemas inesperados o dependerán de otros o de proveedores. Por lo tanto, los clientes suelen ver una organización de NM1 como impredecible y poco confiable. Desde dentro, los miembros del equipo a menudo se quejan de sobrecarga e incapacidad para hacer frente a las prioridades cambiantes y cumplir con los plazos y presupuestos de los proyectos.
ML2 Orientada al cliente
Ver el flujo del proyecto de extremo a extremo; Empezar a cortar las fuentes de retraso
En NM2 las organizaciones conectan a los equipos involucrados en los proyectos, visualizan y gestionan el flujo de trabajo de los proyectos de extremo a extremo, definen los diferentes tipos de trabajo que se realizan en los proyectos y tomn las primeras acciones para reducir los retrasos y los sobrecostes.
El área En Curso en el tablero kanban de equipo muestra las fases del proceso. Esto proporciona información instantánea sobre el progreso de cada elemento de trabajo. Además, los equipos comienzan a visualizar bloqueos, re-trabajos y el envejecimiento del trabajo, es decir el tiempo que lleva en el panel. Por lo tanto, se enfocan a resolver los problemas de proyecto rápidamente. Así reducen los retrasos.
Tener visibilidad en el estado del trabajo y los impedimentos en el flujo de trabajo a nivel de equipo y proyecto proporciona feedback valioso para reaccionar a imprevistos y cumplir los compromisos. Los equipos mejoran en la coordinación de sus trabajos en los proyectos.
La introducción de los tipos de trabajo permite a los equipos a comprender mejor las necesidades del cliente, la demanda que reciben, así como sus procesos de trabajo.
Métricas
Los datos relacionados con el flujo aportan información útil sobre la capacidad real del equipo, las características y el volumen de la demanda. Más concretamente, obtienen una comprensión cuantitativa de cuánto los lleva realmente desarrollar un trabajo de un tipo determinado (por ejemplo, componente, documentación, incidente) o un proyecto completo. Utilizan esta información objetiva para mejorar las estimaciones y la planificación.
Así mismo se dan cuenta del impacto de los bloqueos y las dependencias en el cumplimiento de los plazos y los costes del proyecto. Este entendimiento más profundo del proceso motiva la introducción de políticas básicas para la gestión del trabajo. Estas incluyen criterios comunes para priorizar el trabajo considerando las necesidades del cliente y la capacidad del equipo del proyecto.
Comprender las causas de los bloqueos y su impacto en el tiempo de desarrollo y el coste del proyecto es el primer paso para introducir una gestión de riesgos eficaz. Ya es más fácil definir acciones para evitar algunas de las fuentes de retraso y sobrecoste que ocurren.
Si aspiras seriamente a entregar proyectos en plazo y que los equipos sean capaces de responder adecuadamente a los cambios en los requisitos de los clientes, empieza vuestro viaje desde nivel de madurez 2.
Bucles de Feedback
Hacer que el trabajo fluya a través del proceso de extremo a extremo y sufra los bloqueos lo menos posible es el tema principal de las reuniones de seguimiento de proyecto.
En consecuencia, mejora comunicación y coordinación entre los equipos y las personas notan que tienen los proyectos bajo control. Se reducen los retrasos y los clientes perciben la mejora en los resultados.
ML3 Apta para el propósito
Equilibrar el flujo de trabajo a través de todos los proyectos y servicios
El nivel de madurez 3 construye sobre la base de NM2. En NM3 la organización es capaz de mantener un flujo equilibrado de trabajo y continuamente cumplir los requisitos de los clientes en todos sus proyectos y servicios.
Las prácticas clave que facilitan este resultado son las siguientes:
Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo
- Utilizar sistemas kanban completos para gestionar el trabajo con criterios acordados para aceptar y entregar trabajos. Esto hace posible la creación de un flujo sostenible y predecible.
- Utilizar políticas de triage y clase de servicio para reorganizar el trabajo en curso de manera dinámica, adaptarse a los cambios en las circunstancias y cumplir las expectativas de los clientes.
- Visualizar las dependencias entre los trabajos, los proyectos, así como de proveedores. Usar esta información para reducir el nivel de incertidumbre y tomar decisiones acertadas los proyectos.
- Obtener una comprensión más profunda de los procesos, los costes de transacción y coordinación, el coste de los defectos, el coste de retraso y la eficiencia del flujo. Esto permite empezar a definir acciones apropiadas para optimizar los procesos y los resultados.
Métricas
- Las métricas de flujo permiten identificar y resolver los cuellos de botella en los procesos.
- Los datos de los defectos y retrabajos ayudan a mejor los procesos abordando las causas raíz para los problemas
- El uso de KPIs facilita la gestión de las expectativas de los clientes, así como los objetivos de la organización.
- Los indicadores de salud organizacional ayudan a ajustar y sostener las prácticas y valores culturales adoptados a largo plazo.
Bucles de feedback
- Las reuniones de seguimiento del trabajo de los proyectos están enfocadas en la resolución efectiva de los asuntos que surgen en el flujo, así como en la planificación de trabajo conforme a la capacidad de los equipos.
- Las revisiones a nivel de programas y portfolio tratan los riesgos para el cumplimiento de los objetivos de los proyectos y servicios causados por las dependencias entre los equipos, así como los cambios en los requisitos de los clientes.
- El feedback rápido y las métricas ayudan a ajustar el rumbo de los proyectos a tiempo
- La comunicación en toda la organización es fluida y rápida. Los equipos y las unidades de negocio actúan de forma alineada.
Resultados
- La organización es capaz de abordar los riesgos y adaptarse a los cambios en su contexto de negocio gracias a su entendimiento profundo de su funcionamiento como sistema, su capacidad real y las expectativas de sus clientes.
- La cultura de trabajo colaborativo y focalizado en el propósito común y las prácticas efectivas de gestión fortalecen los resultados de negocio.
- Los clientes están satisfechos con la calidad y los tiempos de entrega de los productos y servicios
- Las personas agradecen que puedan irse a casa sin preocupaciones porque el proceso está bajo control y saben desde dónde continuar el día siguiente.
ML4 Protegiéndose de riesgos
Mejorar los resultados económicos del portfolio de proyectos
En nivel de madurez 4 la organización visualiza y gestiona de manera dinámica la distribución de la capacidad para tener más control sobre el portfolio de proyectos y servicios. Mejora sus habilidades de identificación, análisis y prevención de riesgos. Además, aprovecha los conocimientos profundos de los procesos críticos para eliminar los desperdicios y mejorar su eficiencia. En consecuencia, consigue mayores resultados económicos que ayudan a desarrollar su liderazgo en el mercado.
Hoy en día, la gran mayoría de las organizaciones todavía se encuentran en nivel de madurez 1, algunas se acercan a NM2 y unas pocas se progresan hacia NM3. Por lo tanto, y por motivo de longitud de este post, profundizaremos en NM4 en artículos futuros.
Resumen
Resumiendo, Kanban es vuestro aliado para tener los proyectos bajo control. No sustituye a vuestro método de gestión de proyectos. Sin embargo, agiliza vuestras rutinas de gestión para que podáis abordar de manera efectiva los problemas a los que os enfrentáis a diario.
No pongas en riesgo vuestros proyectos tratando de cambiar las prácticas de gestión drásticamente. Sigue el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model para lograr mejoras de manera gradual, evitando la resistencia al cambio.
La cultura empresarial evoluciona junto con las habilidades de gestión y la madurez organizacional. Obtén más información sobre este tema en nuestra web.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
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