3 tácticas Kanban para tomar el control de los proyectos y aumentar la agilidad organizacional en menos de un año

Recorte poster PM blog ESP

«Para nosotros es fundamental cumplir los hitos de nuestros proyectos. No podemos permitirnos ningún retraso. Debemos tener nuestros proyectos bajo control.«

– PMO Director de una empresa grande

Esto es lo que me dijo recientemente el director de PMO de una empresa industrial grande en una conversación sobre el enfoque de su gestión de proyectos y portfolio.

Yo misma gestionaba proyectos de desarrollo de software y llevo ayudando a empresas que trabajan por proyectos desde hace más de 15 años. El tiempo pasa, pero nos seguimos encontrando con los siguientes problemas en las organizaciones y cada vez más a menudo:

  • Falta de visibilidad instantánea en el estado de los proyectos
  • Identificación tardía de problemas y riesgos, y por tanto, reacción tardía
  • Retrasos y sobrecostes
  • Falta de coordinación entre los equipos de proyecto
  • Cambios de prioridades frecuentes, difíciles para manejar
  • Estimaciones incorrectas, falta de previsibilidad
  • Baja calidad del producto, muchos defectos y retrabajos.
  • Clientes que solicitan mejores productos y servicios.
  • Se necesita demasiado esfuerzo para obtener información sobre el estado del proyecto, volver a planificar, etc.

Estoy bastante segura de que al menos algunos de estos desafíos te suenan. Además, estás buscando una forma de resolverlos rápidamente para que puedas dedicar más tiempo al desarrollo de negocio. También deseas hacer un hueco en tu rutina diaria para hacer deporte, estar con tu familia y dormir lo suficiente … ¡Deseos comprensibles!

Visualiza tu(s) equipo(s) de proyecto trabajando de manera bien coordinada. Visualiza tu organización trabajando en armonía. Visualiza tus clientes felices después de recibir la información correcta sobre el estado de su proyecto o bien el producto o servicio solicitado. Visualízate enfocado en cómo hacer crecer el negocio y también en tener suficiente energía para tu tiempo libre.

Integrar las prácticas Kanban en vuestro método de gestión de proyectos puede llevarte a lo que aspiras. Esto no significa que tienes que hacer un cambio radical en la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos y portfolio con Kanban no trata de sustituir vuestro método de gestión por uno nuevo. Se trata de complementarlo con prácticas Kanban que te ayuden a afrontar los problemas de gestión más dolorosos.

Varias empresas han utilizado Kanban para obtener visibilidad en el estado real de sus proyectos, establecer prioridades claras, alinear las unidades de negocio, acelerar la entrega de valor al cliente, lograr un flujo de trabajo continuo y predecible y desarrollar una cultura de transparencia, colaboración y enfoque en propósito de negocio. Puedes encontrar los casos de éxito de algunas de estas empresas en nuestro sitio web. Dando los pasos correctos, éstas empresas consiguieron mejoras en menos de un año.

 

3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos

El póster Gestión de proyectos y portfolio con Kanban resume las tres prácticas esenciales que te permitirán a ti y a tu organización lograr vuestro objetivo:

  • Visualizar los flujos de desarrollo
  • Bucles de retroalimentación: introducir el feedback correcto en vuestras reuniones de proyecto y porfolio
  • Métricas: usar las métricas correctas y la comprensión del proceso para gestionar el flujo de trabajo del proyecto.

El uso de tableros kanban para visualizar los flujos de desarrollo en todos los niveles en los que tomáis decisiones os permite conocer el estado real del trabajo de los proyectos. Señalizando las prioridades, los bloqueos, re-trabajo, la capacidad y la carga de trabajo real de tus equipos (sistema) te avisan sobre los riesgos de retraso, sobre-costes o baja calidad del producto. Necesitas esta feedback a tiempo para poder resolver problemas rápidamente y corregir efectivamente el curso de tu proyecto hacia su fecha límite.

Sin embargo, la visualización por sí sola no resolverá todos los desafíos en la gestión de tus proyectos. Aunque los paneles visuales muestran aspectos importantes del trabajo, también necesitarás datos para gestionar el progreso de los proyectos y lograr un flujo de resultados predecible y equilibrado.

Las métricas y los datos relacionados con el flujo te ayudarán a responder preguntas como, por ejemplo, ¿cuánto tiempo nos lleva desarrollar un elemento de trabajo de tipo A (por ejemplo, un plano, un componente, una funcionalidad)? ¿Cuál es el impacto de un bloqueo determinado en el tiempo de entrega del proyecto y su presupuesto? Con la capacidad y carga actual de trabajo, ¿cuándo esperamos comenzar y entregar un determinado proyecto?

Seguramente, vuestro proceso de gestión de proyectos incluye reuniones periódicas de revisión y planificación del trabajo. Las cadencias Kanban incorporan el pensamiento sistémico en la gestión del trabajo en toda la organización y el ver el trabajo en progreso como un inventario, incluso si es un trabajo de conocimiento invisible. Se centran en proporcionar feedback frecuente sobre imprevistos, cambios en los requisitos y / o prioridades del proyecto, la capacidad del sistema y el impacto de las dependencias internas y externas. Integrándolas con las reuniones de seguimiento actuales os permite tomar decisiones coherentes y realinear el equipo y la organización en torno a los objetivos del proyecto y/o estratégicos.

En general, incorporar estas 3 tácticas Kanban en vuestras rutinas de gestión de proyectos fortalece las habilidades de tu organización para trabajar de manera alineada alrededor vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver obstáculos rápidamente, cumplir con los plazos y los requisitos del cliente continuamente. En resumen, desarrollan su agilidad organizativa.

 

Un enfoque evolutivo para agilizar vuestra gestión de proyectos

Como dije antes, no intentes imponer nuevos hábitos de golpe. Evoluciona desde donde estéis hasta donde aspiráis estar; es un viaje. Varias organizaciones lo han experimentado y por tanto, conocemos las posibles barreras que existen y cómo superarlas.

Enfoque Evolutivo Diagrama

El Kanban Maturity Model (KMM) es una guía que te ayudará a evitar barreras y lograr un progreso continuo e inspirador de vuestra transformación.

El KMM define 7 niveles de madurez organizacional. Con respecto a la gestión de proyectos, el nivel de madurez 0 se referiría a los casos en los que una persona gestiona su propio trabajo de proyecto. Las organizaciones suelen comenzar con la introducción de prácticas para gestionar el trabajo en equipo (nivel de madurez 1, ML1). Desde ahí continúan conectando uno o más equipos en un flujo de trabajo de proyecto de extremo a extremo (ML2). ML3 trata de alinear varias líneas de proyectos / productos y servicios y equilibrar los flujos de trabajo a través de ellas para cumplir continuamente las expectativas de los clientes de manera sostenible. Las organizaciones de ML4 desarrollan sólidas habilidades en gestión de riesgos, optimización de la eficiencia del flujo, distribución dinámica de capacidad y gestión de portfolio. Por lo tanto, logran mejores resultados económicos manteniendo un alto nivel de satisfacción de los clientes y las partes interesadas. ML5& 6 tratan sobre la construcción de cultura y habilidades de liderazgo del mercado, congruencia y reinvención.

En cada nivel, las prácticas Kanban apropiadas se combinan con valores culturales relevantes para asegurar que las mejoras en las habilidades de gestión, la cultura organizacional y los resultados de negocio duren mucho tiempo.

Descarga el póster de Gestión de proyectos y portfolio con Kanban que ilustra cómo las prácticas de gestión de proyectos y portfolio se desarrollan junto con la evolución de una organización.

Lee «Agiliza vuestro método de gestión de proyectos paso a paso con el KMM» para más detalles e ideas.

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Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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