«Para nosotros es fundamental cumplir los hitos de nuestros proyectos. No podemos permitirnos ningún retraso. Debemos tener nuestros proyectos bajo control.«
– PMO Director de una empresa grande
Esto es lo que me dijo recientemente el director de PMO de una empresa industrial grande en una conversación sobre el enfoque de su gestión de proyectos y portfolio.
Yo misma gestionaba proyectos de desarrollo de software y llevo ayudando a empresas que trabajan por proyectos desde hace más de 15 años. Los problemas que vemos repetidamente son los siguientes:
- Falta de visibilidad en el estado de los proyectos
- Identificación tardía de problemas y riesgos y, por tanto, reacción tardía
- Retrasos y sobrecostes
- Falta de coordinación entre los equipos de proyecto
- Cambios de prioridades frecuentes, difíciles para manejar
- Estimaciones incorrectas, falta de previsibilidad
- Baja calidad del producto, muchos defectos y retrabajos
- Clientes que reclaman mejores productos y servicios
- Se necesita demasiado esfuerzo para obtener información sobre el estado de un proyecto, volver a planificar, etc.
Estoy bastante segura de que al menos algunos de estos desafíos te suenan y estás buscando una forma de resolverlos rápidamente para que puedas dedicar más tiempo al desarrollo de negocio. Además, deseas hacer un hueco en tu rutina diaria para hacer deporte, estar con tu familia y dormir lo suficiente… ¡Deseos comprensibles!
Visualiza tus equipos de proyecto trabajando de manera bien coordinada. Imagina tu organización trabajando en armonía. Siente la satisfacción de tus clientes después de recibir la información correcta sobre el estado de sus proyectos o bien el producto o servicio solicitado. Visualízate enfocado en cómo hacer crecer el negocio y también en tener suficiente energía para tu tiempo libre.
Integrar las prácticas Kanban en vuestro método de gestión de proyectos te ayudará a lograr lo que aspiras. Esto no significa que tienes que hacer un cambio radical en la gestión de proyectos.
Las prácticas de Kanban no sustituirán vuestro método de gestión. Lo complementarán de manera natural para permitiros afrontar los problemas de gestión más dolorosos.
Varias empresas han utilizado Kanban para obtener visibilidad en el estado real de sus proyectos, establecer prioridades claras, alinear las unidades de negocio, acelerar la entrega de valor al cliente, lograr un flujo de trabajo continuo y predecible y desarrollar una cultura de transparencia, colaboración y enfoque en el propósito de negocio. Puedes encontrar los casos de éxito de algunas de estas empresas en nuestro sitio web. Dando los pasos correctos, éstas empresas consiguieron mejoras en menos de un año.
3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos
La Guía de gestión de proyecto, programa y portfolio con Kanban describe los principios y las rutinas esenciales que te permitirán a ti y a tu organización lograr vuestro objetivo:
- Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo
- Hacer bucles de feedback: proporcionar y recibir la información necesaria en el momento adecuado para poder tomar decisiones correctas
- Métricas: usar las métricas de flujo para tomar decisiones para los proyectos en base a datos, y la mejor comprensión de vuestros procesos
El uso de tableros kanban para visualizar los flujos de desarrollo en todos los niveles en los que tomáis decisiones os permite conocer el estado real del trabajo de los proyectos. Señalizando las prioridades, los bloqueos, re-trabajos, la capacidad y la carga de trabajo real de los equipos (el sistema) avisan sobre los riesgos de retrasos, sobrecostes o baja calidad del producto. Necesitas este feedback a tiempo para poder resolver problemas con rapidez y corregir efectivamente el curso de tu proyecto hacia su próximo hito.
Sin embargo, la visualización por sí sola no resolverá todos los desafíos en la gestión de tus proyectos. Aunque los paneles visuales muestran aspectos importantes del trabajo, también necesitarás datos para gestionar el progreso de los proyectos y lograr un flujo de resultados predecible y equilibrado.
Las métricas y los datos relacionados con el flujo te ayudarán a responder preguntas como, por ejemplo, ¿cuánto tiempo nos lleva desarrollar un elemento de trabajo de tipo A (por ejemplo, un plano, un componente, una funcionalidad)? ¿Cuál es el impacto de un bloqueo determinado en el tiempo de entrega del proyecto y su presupuesto? Con la capacidad y carga actual de trabajo, ¿cuándo esperamos comenzar y entregar un determinado proyecto?
Sin duda, vuestro proceso de gestión de proyectos incluye reuniones periódicas de revisión y planificación del trabajo. Los bucles de feedback Kanban se centran en proporcionar información actualizada sobre imprevistos, cambios en los requisitos y/o prioridades del proyecto, la capacidad del sistema y el impacto de las dependencias internas y externas. Incorporan el pensamiento sistémico en la gestión del trabajo en toda la organización para mejorar la predictibilidad y la satisfacción de los requisitos y expectativas de los clientes. Integrándolos con vuestras reuniones de seguimiento actuales os permite tomar decisiones coherentes y realinear los equipos y a la organización en torno a los objetivos del proyecto y/o estratégicos.
En general, incorporar estas 3 rutinas Kanban en vuestras prácticas de gestión de proyectos fortalece las habilidades de la organización para trabajar de manera alineada alrededor vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver obstáculos rápidamente, y cumplir con los plazos y los requisitos del cliente continuamente. En resumen, desarrollan vuestra agilidad organizacional.
Un enfoque evolutivo para agilizar vuestra gestión de proyectos
Intentar imponer nuevos hábitos de golpe en una organización supone un riesgo enorme de rechazo, así como de enfrentarse a numerosas dificultades que, en lugar de acelerar la adopción de las nuevas prácticas, la ralentizan.
En enfoque evolutivo trata de reducir este riesgo.
El Kanban Maturity Model (KMM) es una guía que ayuda a las organizaciones a aumentar su agilidad evitando o resolviendo con facilidad los desafíos típicos para una transformación.
El KMM define 7 niveles de madurez organizacional. Con respecto a la gestión de proyectos, el nivel de madurez 0 se refiere a los casos en los que una persona gestiona su propio trabajo de proyecto. Las organizaciones suelen comenzar con la introducción de prácticas para gestionar el trabajo en equipo (nivel de madurez 1, NM1). Desde ahí continúan conectando uno o más equipos en un flujo de trabajo de proyecto de extremo a extremo (NM2). NM3 trata de alinear varias líneas de proyectos/productos y servicios y equilibrar los flujos de trabajo a través de ellas para cumplir continuamente las expectativas de los clientes de manera sostenible. Las organizaciones de NM4 desarrollan habilidades sólidas de gestión de riesgos, optimización de la eficiencia del flujo, distribución dinámica de su capacidad y gestión de portfolio. Por lo tanto, logran mejores resultados económicos manteniendo un alto nivel de satisfacción de los clientes y las partes interesadas. NM5& 6 tratan sobre la construcción de cultura y habilidades de liderazgo del mercado, la congruencia y reinvención.
En cada nivel, las prácticas Kanban apropiadas se combinan con valores culturales relevantes para asegurar que las mejoras en las habilidades de gestión, la cultura organizacional y los resultados de negocio duren mucho tiempo.
Descarga el póster y la Guía de Gestión de proyectos y portfolio con Kanban que describen las prácticas de gestión de proyectos y portfolio con Kanban que facilitan tanto el cumplimiento de los objetivos de los proyectos, como el desarrollo de la agilidad organizacional.
Lee «Agiliza vuestro método de gestión de proyectos paso a paso con el KMM» para más detalles e ideas.
Síguenos para recibir más información sobre el desarrollo de la agilidad organizacional.
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Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
