Comenzamos repasando cuáles son las 6 prácticas generales de Kanban:
- Visualizar
- Limitar el trabajo en curso (WIP)
- Gestionar el flujo de trabajo
- Hacer las políticas explícitas
- Crear bucles de feedback (reuniones)
- Mejorar y evolucionar
Después de explicar en otro de nuestros artículos cómo y qué visualizar en tu tablero kanban, pasamos a la segunda de las prácticas generales, limitar el trabajo en curso. En este artículo conocerás por qué debes limitar el trabajo en curso (WIP) y cómo hacerlo a medida que la organización va evolucionando, usando como referencia los niveles del Kanban Maturity Model.
¿Qué es limitar el WIP?
La abreviatura WIP significa “Work In Progress”, en español cuando hablamos del WIP, nos referimos al “trabajo en curso”. La gran mayoría de las empresas con las que trabajamos en cierta manera tienen el problema de que no saben gestionar bien el flujo de trabajo. Te preguntarás, ¿por qué?, la respuesta es sencilla, no son conscientes de que tener trabajo en curso por encima de su capacidad real no ayuda a que se termine el trabajo antes y se entreguen los resultados al cliente. A esto hay que añadirle el miedo de posponer el inicio del trabajo, puesto que para muchas personas la sensación de tener el trabajo empezado (aunque esté parado) es más tranquilizadora que la de tener el trabajo todavía por empezar. Todo esto crea la necesidad de empujar (push) trabajo en curso en lugar de empezarlo cuando hay capacidad disponible para poder terminarlo rápidamente.
En esta imagen, de una forma muy visual y con un ejemplo que todos entenderán, queremos demostrar que limitar el trabajo en curso ayuda a que el trabajo fluya de forma ordenadada cuando ponemos un límite WIP en base a nuestra capacidad real. Lo que tendremos que encontrar es ese equilibro, conocer cuál es nuestro límite WIP óptimo. Sigue leyendo, más adelante hablamos de cuáles son los factores que influyen en la definición del límite WIP. Los límites WIP entre otras muchas virtudes, lo que consiguen es que el equipo mantenga un ritmo de trabajo óptimo sin exceso de agobio o estrés.
¿Sabes por qué es interesante limitar el trabajo en curso?
Está más que comprobado que al limitar el WIP en un tablero kanban lo que se consigue es que el equipo trabaje de forma más ordenada y se optimice el flujo de trabajo. Los límites WIP controlarán que se comience siempre la misma cantidad de tareas o tarjetas que las que ya se han terminado, evitando así que se acumule mucho trabajo empezado y en curso, y por tanto sin terminar.
El equipo al concienciarse de que los límites WIP marcados en las columnas del tablero kanban en el que trabajan se deben cumplir, hace que comiencen incluso a tratarlo como una política explícita y piensen ya en la forma de actuar ante cualquier imprevisto.
Hablaremos de la cuarta práctica general de Kanban sobre hacer las políticas explícitas en siguientes artículos.
Realmente cuanto más trabajo en curso exista, la posibilidad de que se olviden o abandonen algunas tareas que están en el tablero o sistema kanban es mucho mayor, y por tanto el tiempo de entrega aumentará haciendo que la satisfacción del cliente disminuya.
¿Cómo empiezo a limitar el trabajo en curso (WIP)?
Al principio será trabajo de todos pensar según nuestra capacidad real del equipo, cuál puede ser el límite WIP óptimo. Por norma general no se acierta a la primera, pero no te preocupes, con perseverancia se descubre el límite apropiado.
La mayoría de las herramientas Kanban están equipadas con poderosas métricas para facilitar la gestión del flujo de trabajo haciendo más sencillo seleccionar los límites WIP idóneos; si tu equipo y tú usáis tableros kanban físicos también es posible seleccionar buenos límites WIP, ¿cómo? Gracias al trabajo de equipo del día a día. Trabajando por ejemplo durante una o dos semanas notaréis si el límite WIP que os habéis marcado es demasiado alto o por el contrario muy bajo. Los factores que influyen en la definición del límite WIP son la naturaleza del trabajo entrante, el número de personas del equipo que están trabajando en las tareas, los imprevistos, bloqueos y otras condiciones como, por ejemplo, la fecha de entrega de las tareas.
“Poner límites WIP más bajos te ayudará a sacar más fácilmente el trabajo”.
Esta afirmación parece contradictoria, pero es real. Por ejemplo, si pones límites WIP bajos en una de tus columnas del tablero notarás cómo las tareas que deben entrar en esa fase lo hacen de forma ordenada y con sentido para que el trabajo fluya entre la fase anterior y posterior del tablero. Ese límite lo que generará es la necesidad de que todos los miembros del equipo presten especial atención a las tarjetas que están en esa fase del trabajo antes de empezar una nueva. Y lo más importante es que al aplicar límites WIP, el equipo será capaz de localizar los posibles cuellos de botella (por las colas que se están montando justo antes de ellos) y que pueden aparecer en sus procesos de trabajo antes de que éstos ralenticen notablemente el flujo de trabajo.
Patrones para limitar el WIP según el nivel de madurez de la organización
Centrándonos ahora en cuáles pueden ser los patrones para limitar el WIP en una organización, vamos a utilizar de referencia los niveles de madurez del Kanban Maturity Model (KMM), concretamente los niveles 0, 1, 2 y 3 para que brevemente conozcas cómo se aplica esta práctica general a medida que la organización va evolucionando.
En el nivel de madurez 0 del Kanban Maturity Model (KMM), conocido también como “inconsciente”, como lo que se usa son tableros kanban personales lo lógico aquí es que solo se piense en límites WIP personales. Llegan a notar la carga de trabajo por lo que en cierta manera ven necesario que deben limitar el trabajo en curso para que las tareas sigan avanzando. Recordamos que en este nivel la visualización del trabajo es típicamente a nivel individual, cada persona está centrada en sus tareas, a menudo sin ver ni saber cuál es el trabajo de los demás.
Ya en el nivel de madurez 1, la organización empieza a enfocarse en el equipo, de ahí el nombre del nivel. Se empiezan a visualizar el trabajo de varias personas en un tablero kanban de equipo y en relación con la práctica que nos interesa, en un primer momento se empiezan a establecer límites WIP por persona, para que una vez se consolide esta nueva práctica se pase a establecer límites WIP para el equipo completo. La forma más común es que estos límites figuren en el tablero de forma visible para que todos puedan conocerlos y se respeten con la finalidad de optimizar el flujo de trabajo en base a la capacidad real del equipo.
Pasando al nivel 2, “orientada al cliente”, donde podemos encontrar ya varios equipos trabajando sobre un mismo tablero. Veremos cómo la práctica de limitar el WIP estará consolidada en la organización hasta tal punto de que ya se empiecen incluso a establecer límites WIP en los tableros kanban de agregación de servicios (aguas abajo) y pueden incluso empezar a establecer límites CONWIP (también conocidos como Constant Work In Progress) en el flujo de trabajo emergente.
Para terminar, cuando la organización llega a un nivel 3 de madurez en cuanto al KMM cuyo nombre es “apta para su propósito”, hablamos ya de un tablero en el que se visualizan varios proyectos; no cabe duda de que la práctica de limitar WIP en este nivel está ya aplicándose siguiendo criterios avanzados como, por ejemplo, establecer límites WIP por actividad o incluso es posible que se usen límites WIP mínimos y máximos en función de la capacidad aguas arriba. Al ponerse límites WIP por actividad lo que se está buscando es equilibrar el flujo de trabajo completo y conseguir por tanto un flujo estable y sostenible.
Si quieres conocer todas las prácticas a seguir, descárgate gratis el póster KMM – Mapa de Prácticas desde nuestra web haciendo click aquí.
Ahora ya lo sabes, limitando el trabajo en curso conseguirás que el equipo mantenga un ritmo de trabajo óptimo y sin agobios, y lo más importante, el trabajo saldrá a tiempo para que tu cliente esté satisfecho.
Isabel Villanueva Izquierdo
Accredited Kanban Coach
www.berriprocess.com
