¿Cómo y qué debo visualizar en mi tablero kanban?

Foto situación real Tablero Kanban donde se refleja el trabajo en cola, el trabajo que realmente está reflejado en la herramienta de gestión y todo el trabajo que realmente se hace pero no se refleja en ningún sitio

Comenzamos repasando cuáles son las 6 prácticas generales de Kanban:

  1. Visualizar
  2. Limitar el trabajo en curso (WIP)
  3. Gestionar el flujo de trabajo
  4. Hacer las políticas explícitas
  5. Crear bucles/ciclos de feedback (reuniones)
  6. Mejorar y evolucionar

En este post vamos a centrarnos en la primera de las prácticas Kanban; visualizar. Te queremos explicar cómo y qué debes visualizar en tu tablero kanban a medida que la organización va evolucionando en función del nivel de madurez en el que se encuentre al inicio de su camino hacia la agilidad organizacional.

Prácticamente todas las empresas comienzan en un nivel 0-1 de madurez respecto al Kanban Maturity Model. Aquí puedes ver un pequeño esquema que resume cómo es la situación de las organizaciones en cada uno de los niveles:

Captura ML0 y ML1

En nivel de madurez 0 las personas usan sus propios tableros kanban, es decir, tableros personales. De esta forma centrándonos en la práctica que nos interesa, la práctica de visualizar, podemos ver que en este nivel es algo impensable. No se visualiza nada con el equipo. Cada persona se centra en su trabajo y visualiza ese trabajo individual en un tablero kanban personal en el que mediante tarjetas apuntan información básica relacionada con la tarea o elemento de trabajo que realiza. Un ejemplo de tablero kanban personal puede ser este:

Tablero ML0

 

Ya en el nivel 1, la organización empieza a enfocarse en el equipo. Se empieza a visualizar el trabajo de varias personas en un tablero kanban para que de un vistazo se sepa quién está trabajando en qué tareas y cuál es el estado de cada una de ellas. Un ejemplo de cómo se visualiza el trabajo mediante este sistema puede ser este tablero:

Ejemplo tablero ML1

Cuando el equipo ya está completamente habituado usando este tipo de tableros en el que se visualiza el trabajo de cada persona, se suele pasar a un tablero kanban de equipo en el que se usan avatares por cada persona que está trabajando en el equipo. Ya no se organiza el trabajo de cada persona por carriles, aquí se trabaja en equipo. De hecho, para que este sistema funcione, el equipo ya empieza a definir una serie de políticas básicas para que todos los integrantes del equipo sepan cómo actuar en cada momento. Puedes entenderlo con este ejemplo:

Tablero ML1

 

Si pasamos ya a un nivel de madurez superior, en el nivel 2 hablamos de una organización orientada al cliente. En este nivel, la organización ya gestiona el flujo de trabajo de principio a fin y por varios equipos.

Captura ML2

En este nivel lo más común es que ya se visualicen los tipos de trabajo por medio de colores en las tarjetas o bien carriles horizontales del tablero. En este nivel se comienza a visualizar las tareas o elementos de trabajo bloqueados (si los hubiera), así como los retrabajos que se deben realizar de nuevo. Con esa visualización lo que se consigue es poder conocer cuáles son las causas de esos bloqueos y retrabajos; algo realmente importante para que puedan evitarse y conocer los tiempos de resolución de esos problemas y así reducir los tiempos de entrega y asegurar el cumplimiento de los plazos.

También se visualiza el envejecimiento de los elementos de trabajo con el fin de saber cuánto tiempo lleva una tarjeta en cada fase del tablero, así como las dependencias que existen entre otros servicios o sistemas.

Cuando el equipo está listo para seguir avanzando empiezan a introducirse más prácticas generales como por ejemplo la de visualizar actividades concurrentes u opcionales por medio de casillas de verificación dentro de cada tarjeta. Cada vez hay más información en el tablero, lo que hace que todo sea muy visual y la transparencia aquí esté más que presente en el equipo.

Ejemplo tablero ML2

 

En un nivel superior como es el nivel 3 también conocido como “apta para su propósito”, la organización tiene el propósito claro, los niveles de servicio bien definidos y cumple con las expectativas de los clientes de forma sostenible. Aquí tienes un resumen de este nivel:

Captura ML3

Volviendo a la forma de visualizar el trabajo en este nivel, lo que necesita la organización es poder visualizar el flujo de trabajo y los elementos de trabajo o tareas por medio de un tablero kanban de equipos agregado, es decir, tener la visión completa. Se empiezan a visualizar también las distintas clases de servicio usando colores o decoraciones, como por ejemplo a través de pegatinas en las tarjetas. También se introduce la práctica de usar “parkings” para visualizar peticiones de trabajo en espera o bloqueadas que dependen de otro servicio o sistema. La organización en este punto es cuando empieza incluso a usar tableros kanban aguas arriba (de descubrimiento) para las ideas y opciones descartadas. Este puede ser un buen ejemplo de tablero:

Tablero ML3

Y por último para aquellos equipos ya consolidados en el nivel de madurez 3, se aprecia la evolución en cuanto a la forma de visualizar el trabajo puesto que ya son capaces de visualizar la capacidad disponible; visualizan lo que se puede arrastrar; visualizan ya la fecha objetivo de cada elemento de trabajo o tarea (ANS, Acuerdos de Nivel de Servicio). Por ejemplo, este puede ser un tablero de equipo agregado de nivel 3:

Tablero agregado ML3

 

Como verás la forma de visualizar va evolucionando poco a poco, y es el propio equipo y organización los que notan cuándo necesitan ir incorporando más prácticas para aumentar esa transparencia y colaboración. Al fin y al cabo, visualizar es eso, transparencia y colaboración entre el equipo y entre equipos.

¿Sabes ya cómo y qué debes visualizar en tu tablero Kanban?

Todas las prácticas a seguir están recogidas en el póster KMM – Mapa de prácticas. Puedes descargarlo gratis desde nuestra web haciendo click aquí.

 

Isabel Villanueva Izquierdo
Accredited Kanban Coach
www.berriprocess.com

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