Analíticas Kanban: Lead time

Lead time

(Tiempo de entrega, Tiempo de ejecución, Tiempo de entrega del sistema)

Lead time es el tiempo que transcurre desde el principio hasta el final del procesamiento de un elemento de trabajo.

Ejemplos:

  • Decides comprar por internet un billete de avión para tus vacaciones. El Lead time de adquirir el billete empieza a correr en el momento en el que te sientas en frente al ordenador y abres un navegador, y termina cuando tienes tu billete electrónico en tu buzón.
  • Quieres ver a tu médico. El Lead time de la obtención de tu diagnóstico es el tiempo entre el momento de llamar para pedir una cita y el de salir de la consulta con tu diagnóstico en mano.
  • El tiempo de ejecución para el desarrollo de un requisito de cliente es el tiempo desde el momento en que tu equipo empieza a trabajar en él hasta el momento en que la funcionalidad está lista para subirla en producción. Es decir, el tiempo que transcurre entre el momento en que el requisito entre y salga del sistema kanban (alcanza una columna con límite WIP infinito).

SystemLeadTime_Sp

Para medir bien y consistentemente el Lead time, es importante establecer los límites del sistema kanban.

¿Por qué el Lead time es importante para ti?

  • El tiempo de entrega es un indicador del valor. Cuanto más rápido ofreces valor a tus clientes, mejor. Sin embargo, hay que tener en cuenta las expectativas del cliente también. Entregando demasiado rápido no siempre aporta valor. Por ejemplo impartiendo una clase de 8 horas en solo 6 horas no hará los alumnos más contentos.
  • El plazo de ejecución es crucial para las empresas orientadas a servicios, porque ayuda a establecer ANS realistas, así como gestionar el cumplimiento de estos.
  • Conocer la distribución del tiempo de entrega proporciona previsibilidad. Desde luego, es importante conocer la distribución del tiempo de entrega por tipo de trabajo o clase de servicio.
  • Si además del plazo de ejecución del sistema, observas el tiempo que cada unidad de trabajo pasa en una columna (un estado), podrás reducir la espera y de esta manera, acelerar el desarrollo o el servicio y mantenerse lean (la espera es una forma de desperdicio).
  • Te podría resultar útil comparar el tiempo de valor añadido y el tiempo de ejecución. En otras palabras, comprobar la eficiencia de vuestro trabajo. Un momento esencial para un cliente mío fue cuando se dieron cuenta que el trabajo desarrollado en 6-10 horas se entregaba a sus clientes en 35-52 días!
  • En un sistema kanban estable conocer el trabajo en proceso (WIP) y el tiempo de ejecución permite calcular el rendimiento (aplicando la ley de Little). El rendimiento es similar a la métrica Ágil velocidad. Observar su tendencia te da una indicación del rendimiento general de tu equipo.

Herramientas para analizar el Tiempo de entrega

Histograma

Histograma_Sp

Conociendo la variación del tiempo de entrega para requisitos de tamaño Pequeño, y teniendo entendimiento del contexto (claridad del requisitos a desarrollar, el nivel de experiencia del equipo, tecnología, riesgos) puedes prever más fácilmente el tiempo que le llevará a tu equipo implementar una funcionalidad concreta.

Los datos reales ya incluyen información del impacto de los factores que influyen en el desarrollo de esta clase de requisitos. Por lo tanto, no necesitas una fórmula estricta para estimar el tiempo de desarrollo de un nuevo requisito.

Asegúrate que conoces la distribución del tiempo de entrega de los tipos
de trabajo y clases de servicios y deja de preocuparte por tus compromisos.

 

Histograma_2Modas_Sp

Algo importante. Si obtienes un histograma como éste, con dos modas, esto significa que has mezclado datos de diferentes tipos. Continuando con el ejemplo anterior, esto probablemente significa que mezclado datos de requisitos de tamaño Pequeño y Mediano.

Estratificar los datos para hacer conclusiones sólidas.

 

Gráfico de control

ControlChart_Sp

El gráfico de control es otra forma de visualizar los mismos datos que ves en el histograma, juntos con su media y los límites de control superior e inferior.

Ver ¿Cómo interpretar un gráfico de control? para más detalles.

Analiza las causas para los puntos que quedan fuera de los límites de control. Estas causas se denominan causas especiales o causas asignables. Si no estás satisfecho con la distancia entre los límites de control, puedes analizar las causas comunes para la variación y abordarlas para reducir la variación. De esta manera mejorarás la previsibilidad.

Uso de los gráficos para tomar decisiones

Histograma_Estimation_SpEstos gráficos son particularmente útiles cuando tienes que estimar el riesgo de cumplir las expectativas del cliente.
Imagínate que tu cliente espera una nueva funcionalidad pequeña en un día sólo (teóricamente 8 horas de trabajo :-)).

¿Con qué confianza te comprometerás entregársela a tiempo?

¿Y si el cliente espera tenerla en 6 horas?

Herramientas

Las herramientas Kanban suelen construir estos gráficos de los datos en el sistema.

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