Sobre este tema tenemos el placer de hablar con Alex Novkov, responsable de contenido de Kanbanize, practicante experimentado de Kanban y dedicado a educar al mundo sobre cómo ser más eficiente.
Una de las ventajas más importantes del flujo de trabajo gestionado con Kanban es su eficiencia. Los equipos tienen la información necesaria para priorizar y empezar trabajos y completar tareas con poca necesidad de supervisión manual o actualizaciones de estado repetitivas e informes de progreso, manteniéndolos enfocados en lo que son buenos.
Además, los obstáculos se visualizan rápidamente y de forma transparente, de modo que los equipos y los gerentes tengan el tiempo y los recursos disponibles para enfocarse en las soluciones y prevenir proactivamente los problemas de entrega.
Kanban es lo suficientemente flexible y adaptable para implementar sin problemas esas soluciones sin implementar un sistema completamente nuevo. De hecho, Kanban es lo suficientemente flexible como para que puedas probar soluciones y ocasionalmente fallar ya que tomar riesgos es un componente clave de la mejora continua.
La gestión Lean se enfoca en la mejora continua, y visualizar tu flujo de trabajo con la ayuda de Kanban es parte integral de este proceso iterativo de eliminación continua de desperdicios, mejora de la eficiencia, aprendizaje y adaptación. Estas actividades son fundamentales para que las empresas sobrevivan en nuestro entorno social, económico y tecnológico, en constante cambio.
Kanban es una base estable para lograr la mejora continua, ya que la naturaleza del sistema requiere que las tareas y los procesos sean transparentes, explícitos y las personas se hagan cargo de su parte del flujo de trabajo.
Cuando el puesto de trabajo se ve como un organismo que fluye, en lugar de una máquina que muele, se vuelve más fácil visualizar y abordar todo lo que impide el flujo.
Una vez que el flujo de trabajo está corriendo y el trabajo se está moviendo a través del sistema, la mejora continua del proceso comienza inmediatamente.
Al empezar con Kanban, tienes que buscar a aumentar la eficiencia de tu proceso y reducir el número de actividades inútiles (por ejemplo, que no aporten valor directo a tu cliente).
Reducción de desperdicios
«Desperdicio» es un término Lean que se originó en la fabricación, pero que también se aplica al trabajo basado en conocimiento y a los servicios. Las 7 categorías de desperdicios son los siguientes:
- Defectos: el producto final está defectuoso o fuera de especificaciones, lo que requiere recursos para reparar o corregir
- Sobreproducción: hacer más de un producto o proceso de lo necesario o requerido
- Espera: tareas o equipos que están inactivos mientras esperan que se completen tareas o pasos precursores
- Transportación: Mover el producto o la información más de lo necesario
- Inventario: inventario, información o tareas que no se utilizan o procesan activamente
- Movimiento: en la fabricación, esto es movimiento de personas innecesario. En el trabajo basado en conocimiento, a menudo se interpreta como el exceso de tiempo dedicado a buscar la información necesaria
- Sobreproceso: hacer más trabajo del requerido para completar una tarea
Independientemente de tu industria, evalúa tu flujo de trabajo y busca desperdicios. ¿Las personas tienen la información necesaria a mano cuando comienzan a trabajar en una tarea? ¿Hay retrasos en las entregas o aprobaciones? ¿El trabajo es frecuentemente rechazado o revisado? ¿Las personas están inactivas debido a retrasos en otros procesos? ¿Hay un gran retraso de trabajos o tareas abordar?
Usando Kanban para reducir los desperdicios
Kanban es un método altamente efectivo de reducir los desperdicios en tus procesos. De forma natural, disminuye el tiempo de inactividad y se centra en la entrega continua, lo que ayuda a eliminar los desperdicios de cada proceso debido a que:
- Los proyectos son gestionados por un sistema de arrastre (“pull”). Cuando la demanda «tira» de las tareas, reduce la sobreproducción y ayuda a controlar el inventario y el procesamiento excesivo
- Limitar el trabajo en progreso permite a los equipos concentrarse solo en un pequeño número (1-2, no más de 3) tareas a la vez. Este enfoque y atención reduce los defectos y aumenta la implicación
- Visualizar las etapas de un proceso en un tablero kanban permite a los managers a asignar recursos a las tareas atrasadas sin generar exceso de inventario
- Reducir el tiempo de espera es más fácil, porque las tareas o pasos contingentes se visualizan y pueden abordarse antes de que se produzcan demoras
Otros medios para reducir los desperdicios
- Automatizar el flujo de trabajo. Evaluar tareas repetitivas y buscar oportunidades para eliminarlas o automatizarlas
- Cultivar al equipo. Alinear a tu equipo con el objetivo de mejorar el proceso te ayuda a obtener información valiosa sobre los recursos desperdiciados actuales. Educarlos y empoderarlos para identificar y eliminar los desperdicios no solo es efectivo, sino que fomenta la comunicación y el compromiso
Mejora continua de la eficiencia
La mejora de la eficiencia es un resultado natural de la eliminación de desperdicios, pero para mantener el impulso y lograr una mejora continua del proceso, debes mantener un flujo de trabajo fluido e ininterrumpido de principio a fin. Las áreas para evaluar la eficiencia son:
- Personal. ¿Tenemos exactamente tantas personas como necesitamos para hacer el trabajo?
- Recursos. ¿Tiene todo el personal el equipo, la capacitación o la información necesarias para realizar el trabajo de manera correcta, consistente y eficiente?
- Tiempo de retraso. ¿Avanza el trabajo sin problemas de persona a persona, de equipo en equipo, de departamento a departamento tal como se requiere, sin desperdicios?
- Exceso de comunicación. ¿Pasan mucho tiempo las personas comunicándose o informando sobre el estado de los proyectos o tareas? ¿Debe repetirse la comunicación con frecuencia? ¿Son las reuniones demasiado largas, comienzan tarde, tienen resultados efectivos?
- Alcance, horario y requisitos. ¿Tienden a cambiar las tareas y los proyectos con el tiempo, a aumentar su alcance, a cambiar de horario o a cambiar los requisitos? ¿Su equipo tiene dificultades para obtener el trabajo aprobado o para cumplir con sus plazos?
Mejorar la eficiencia no solo reduce los costes, sino que también afecta la satisfacción de los empleados. Por lo tanto, debes estar atento si los miembros de tu equipo tienen todo lo necesario para hacer su trabajo de manera eficiente. Asegúrate de que no estén estancados en tareas repetitivas, reuniones improductivas o esperando ociosamente una nueva tarea o una aprobación tardía.
Usando Kanban para mejorar la eficiencia
- Usando tableros kanban aumenta la eficiencia al comunicarse visualmente en lugar de textualmente, de modo que la información en tiempo real siempre es accesible y comprensible para todos los interesados.
- Usar un tablero kanban reduce la cantidad de tiempo dedicado a solicitar, crear o entregar informes de estado de las tareas y proyectos
- Visualiza demoras u obstáculos, lo cual te permitirá anticiparte y adaptarte para mantener un flujo eficiente
- Kanban refleja las necesidades o prioridades cambiantes y difunde información nueva, lo que reduce el tiempo dedicado a comunicar los cambios del alcance
- Identifica y acelera los puntos de aprobación para mantener los procesos funcionando sin problemas
Otros medios para mejorar la eficiencia
- Reuniones de pie diarias. Tener reuniones breves y diarias con el equipo mantiene la conexión y la alineación hacia objetivos compartidos, suaviza la comunicación y facilita el entorno de resolución de problemas. Procura mantener las reuniones breves y enfocadas sobre el tema
- Educación continua. Dedicar tu tiempo a aprender acerca de las mejores prácticas, nuevo software y técnicas innovadoras no solo mantiene tus habilidades nítidas, sino que puede dar como resultado nuevas formas de mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia. Busca oportunidades de aprendizaje tú mismo y anima al personal y a los compañeros a hacer lo mismo
Mejora continua del proceso con Kanban
Para los managers que buscan mejoras continuas con Kanban, hay cuatr métricas importantes para usar:
- Rendimiento (tasa de entrega): el número total de tarjetas completadas en el período del informe
- Tiempo de entrega: la cantidad de tiempo que una tarjeta pasa en el tablero de ser solicitada a alcanzar el estado Terminado
- Tiempo de ciclo: la cantidad de tiempo que una tarjeta permanece en progreso
- Tiempo de bloqueo: la cantidad de tiempo que una tarjeta pasa en un estado bloqueado
- Tiempo de espera: la cantidad de tiempo que una tarjeta pasa esperando algo
Ya sea semanal o mensualmente cuando evalúas tus métricas, es importante tomar una medida concreta del flujo de trabajo para rastrear los cambios a lo largo del tiempo. En tus registros, ten en cuenta también qué mejoras o cambios en el proceso se realizaron mientras tanto, para que puedas medir los resultados.
Al usar Kanban, estas métricas son fáciles de registrar y comparar, en lugar de depender de calendarios, correos electrónicos o listas de tareas pendientes. Kanban es la herramienta ideal para implementar y rastrear la mejora continua del proceso, a medida que tu flujo de trabajo evoluciona y se vuelve más refinado.
El sistema funciona a cualquier escala o nivel de complejidad, y mejora de forma consistente la comunicación y los resultados, mientras que es lo suficientemente flexible como para adaptarse a tus necesidades ahora y en el futuro.
Probablemente nunca sea posible lograr un flujo de trabajo completamente sin desperdicios y eficiente, razón por la cual Kanban está diseñado para una mejora continua. Además, en el lugar de trabajo actual, donde el cambio tecnológico, económico y social es la norma, el proceso perfecto que desarrolles hoy puede no ser el proceso óptimo mañana.
Adopta un enfoque de mejora continua y usa Kanban para reducir el desperdicio, promover la eficiencia y medir los resultados.
Alex Novkov
