(Esta es una historia real; los nombres de la protagonista y la empresa están cambiados).
Ana es directora de la Oficina de Proyectos en Compagil y este año está liderando una iniciativa estratégica.
En los últimos años la empresa ha llevado a cabo diferentes iniciativas –algunas áreas de negocio han pilotado prácticas Agile, otras Kanban. A nivel estratégico se ha estudiado y valorado el uso de OKRs. El director de Operaciones está impulsando el uso de Lean con el fin de mejorar la eficiencia de los procesos y reducir los costes. El área de Talento y cultura está enfocada en la introducción de la cultura de colaboración, transparencia y orientación al cliente.
Pese a todos los pilotos que se están llevando a cabo en paralelo, el proceso de gestión de proyectos todavía es el clásico.
Los responsables de cada iniciativa tienen sus ideas y propuestas de qué prácticas de gestión se tienen que introducir en la empresa. No obstante, las conversaciones entre ellos no son muy productivas, incluso se tiene la sensación de que hablan en “idiomas” diferentes.
Así que el objetivo de Ana es el de armonizar el uso de todos los métodos y terminologías y definir el proceso estándar de gestión de proyectos de la empresa y las pautas para su adaptación según las características de los proyectos y las circunstancias que se producen en su ejecución.
“Definir el lenguaje común que acomode las ideas y los conceptos de los diferentes métodos en el vocabulario de la empresa, en sí, es una tarea difícil. Sin embargo, el tema de las métricas es aún más complicado”, me dijo Ana.
“Todos los métodos traen sus métricas y en Compagil históricamente usamos otras. No tengo claras las relaciones entre las métricas de Agile, Kanban, los KPIs y los OKRs. Es imposible y contraproducente medir todo y dar seguimiento a todos los aspectos que abordan los métodos. ¿Entonces, qué medimos y qué no sin que perdamos el control sobre los proyectos?”, continuó Ana.
Cada vez más a menudo me encuentro en esta misma conversación y he pensado que aclarar las dudas principales en un post podría ayudarte a ti también.
Desde luego, si estás en una situación parecida a la de Ana, lo mejor es que reúnas a las personas involucradas en las diferentes iniciativas para que juntas elaboréis y defináis la solución propia para vuestra empresa.
OKRs, métricas, KPIs – ¿qué es qué y cómo usarlos?
Cada empresa es un mundo. Por tanto, yo me voy a concentrar en los conceptos principales y cómo usarlos en el desarrollo de vuestra solución.
1. Definir objetivos y resultados clave (OKR)
Lo esencial en una iniciativa de este tipo es que resuelva dificultades reales de la organización, que sea útil.
Por tanto, identifica los principales puntos de dolor.
En base a esto, define los objetivos de la organización para el año, para el próximo trimestre u otro periodo de tiempo relativamente corto.
En relación con esto, define qué resultados demostrarían el progreso o la consecución de cada uno de los objetivos. Piensa en resultados tangibles y medibles, no solo en acciones.
Un ejemplo de objetivos y resultados clave está ilustrado en la siguiente imagen:
- OBJETIVO 1: Tener visibilidad del estado de los proyectos
- Resultado 1: 3 áreas de negocio tienen sus tableros en Kanbanize
- Resultado 2: 3 áreas de negocio visualizan a diario los siguientes aspectos de todo el trabajo en sus tableros en Kanbanize: persona que lo hace, estado en el proceso, bloqueo (si hay)
- OBJETIVO 2: Reducir los retrasos de los proyectos
- Resultado 1: Enumerar los top 10 motivos principales que bloquean el trabajo de los proyectos
- Resultado 2: Enumerar los top 5 motivos por los que el trabajo se queda +6 meses en curso
- Resultado 3: Obtener datos de tiempo de entrega por tipo de trabajo en las 3 áreas de negocio
- OBJETIVO 3: Introducir la cultura de colaboración
- Resultado 1: Identificadas las 3 áreas de conocimiento por compartir
- Resultado 2: Definida la lista de acciones apropiadas para extender la cultura de colaboración en la empresa
Utiliza la imagen completa de vuestros objetivos y resultados claves para consensuar en qué tiene que estar enfocado el esfuerzo y la atención de las personas de vuestra organización. Asegúrate que todos tengáis el mismo entendimiento de vuestros objetivos y resultados a lograr y que estos están alineados con la dirección estratégica de la empresa.
2. Definir acciones y métricas
En el próximo paso define las acciones adecuadas para lograr los resultados. Siguiendo nuestro ejemplo, éstas pueden ser:
Así llegamos a la pregunta ¿qué métricas relacionadas con las acciones permiten demostrar / evidenciar los resultados?
Por ejemplo, para obtener las top 10 causas que provocan paradas del flujo de trabajo, necesitamos obtener la lista de las causas para los bloqueos, así como el tiempo de bloqueo que se ha producido a raíz de ellas.
No pierdas el foco. Si tu árbol se vuelve demasiado ramificado, concéntrate en los 3-5 objetivos más importantes y 2-4 resultados por objetivo. En el próximo ciclo de mejora abordarás otros aspectos.
Ves las relaciones entre OKR y Métricas, ¿verdad?
3. Definir KPIs
Los KPI (Key Performance Indicator) miden el cumplimiento de los objetivos del negocio. Por esto se llaman Key (clave). Los KPIs están centrados en indicar si el negocio goza de buena salud y si está avanzando bien.
Habitualmente, estos indicadores están relacionados con lo siguiente:
- El cumplimiento de las expectativas de los clientes
- Tiempo al mercado; tiempo de desarrollo de los productos y servicios internamente, así como tiempo de entrega al cliente
- Eficiencia de los procesos clave para la organización
- Calidad de los productos/servicios
- Satisfacción de los empleados
Tanto los objetivos de mejora (relacionados con los puntos de dolor) como los KPI se pueden definir para cada uno de los niveles de la organización.
Si alguno de los objetivos de mejora está relacionado con algún objetivo de negocio y, por tanto, con algún KPI, márcalo para que sea explícito para toda la organización.
Por ejemplo, Objetivo 2: Reducir los retrasos está relacionado con el objetivo de negocio de Reducir el time-to-market. Por tanto, el indicador de los retrasos de los proyectos es KPI. Las métricas de Tiempo de entrega y Tiempo de bloqueo están asociadas con este KPI y por tanto son clave también.
Con esto tienes el mapa completo que puedes usar para consensuar y enfocar la atención de toda la organización en lo que es importante para vosotros en este momento.
Conclusión
Resumiendo, los objetivos de mejora están relacionados con algún punto de dolor actual, necesidad concreta de la organización, o bien, objetivo de negocio. Los resultados evidencian el progreso hacia los objetivos. Lograrlos requiere poner en marcha algunas acciones. Las métricas permiten dar seguimiento y tomar las decisiones correctas para conseguir los objetivos. Los KPIs son algunos indicadores y métricas que están relacionados con la consecución de los objetivos clave del negocio.
Es importante comprender cómo definir el sistema completo de objetivos – resultados – acciones – métricas. Pero, aún más importante es usarlos efectivamente para lograr mejoras en todos los aspectos de la organización. Por tanto, concentraros en los pocos objetivos y resultados vitales para vuestra organización.
La visualización de las relaciones entre objetivos, resultados, acciones y métricas te permite comunicar y alinear a las personas alrededor de estos objetivos.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
