3 cosas que organizaciones exitosas gestionadas por proyectos nunca ignoran

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Muchas cosas cambiaron en 2020 y comprendo que las empresas necesitan impulsar su crecimiento lanzando nuevos productos y servicios lo antes posible. Sin embargo, cuando hablamos de tus proyectos, lo que más me preocupa es ver tu desesperación porque estás dedicando todo tu tiempo a resolver los asuntos que están surgiendo cada día y aun así, no llegáis a la fecha, tus clientes están insatisfechos con los retrasos y el nivel de calidad y tus equipos reclaman menos cambios de prioridades. Por eso, te preparas para la reunión del Comité de Proyectos la noche anterior y apenas has podido pensar en los nuevos productos y mercados que podríais desarrollar a fin de diversificar y fortalecer vuestro negocio.

Quieres ver el estado de tus proyectos de un vistazo sin tener que recopilar numerosos informes y hacer tus cálculos adicionales en Excel para evaluar los riesgos de retraso o sobrecoste y decidir cómo abordarlos. Quieres saber cómo avanzan otros proyectos que podrían afectar a los tuyos. Necesitas ahorrar el tiempo que tanto tú como tus equipos dedicáis a la burocracia para poder emplearlo en los proyectos y así reducir los retrasos y los costes de gestión.

Conozco estas situaciones y la frustración que generan en personas responsables como tú. Son dolores comunes. Mi equipo y yo los hemos conocido en empresas tecnológicas, banca, seguros, así como en empresas industriales. Además, han sido organizaciones que usaban diferentes métodos de gestión de proyectos como por ejemplo, PMBOK, Scrum u otro método propio. Los jefes de proyecto habían recibido formación certificada y aplicaban las técnicas aprendidas. Pese a todo, los desafíos persistían.

Las prácticas de Kanban, apropiadamente integradas con vuestro método de gestión te proporcionan los datos y feedback que necesitas para que gestiones tus proyectos con agilidad y confianza.

En nuestra página web puedes leer las experiencias de algunas de las empresas que han encontrado la salida para este tipo de situaciones. Aquí te voy a resumir las tres claves que las empresas exitosas nunca ignoran cuando se trata de la gestión de sus proyectos y portfolio.

 

1. La Dirección lidera la introducción de Kanban en la organización

Los objetivos de negocio se logran a través de los proyectos. Por eso, la Dirección quiere asegurar un funcionamiento óptimo de la organización. Sin embargo, y a veces con razón, le preocupa el cambio de las prácticas de gestión. Llevan mucha responsabilidad en sus hombros y prefieren no asumir los riesgos adicionales del cambio de costumbres.

Si éste es tu caso, tienes que saber que Kanban es un método de gestión que aporta visibilidad a todos los niveles y comprensión de lo que realmente ocurre en los procesos de la empresa.

Además, las políticas de gestión abordan precisamente los “gaps” que existen en las definiciones de los procesos y facilitan la coordinación del trabajo entre diferentes equipos y áreas de negocio. Sin la implicación de los directivos es poco probable que se llegue a establecer políticas efectivas en la empresa. Los Managers interesados en alinear la actuación de las áreas de negocio aprovechan el potencial de Kanban para superar las barreras y los problemas de comunicación en la empresa sin hacer cambios drásticos o estructurales.

Kanban hace florecer las deficiencias en los procesos actuales de trabajo. Lógicamente, esto abre la necesidad de definir acciones de mejora. El liderazgo y la implicación de los Directores hace posible que las decisiones adecuadas se tomen cuanto antes y así lograr los beneficios rápidamente.

Otro argumento más para saber, si buscáis desarrollar una cultura de orientación al cliente, colaboración, respeto y enfoque en el flujo de resultados de valor. – Todos ellos son valores del Kanban Maturity Model (KMM), y las prácticas de Kanban los refuerzan de manera natural. Consulta el póster KMM – Resumen general para entender cómo la cultura y los resultados comerciales evolucionan con la madurez organizacional.

Si quieres conocer un ejemplo real de la implicación de la Dirección en la mejora de la gestión de proyectos de una empresa, lee el caso de éxito de ULMA Handling Systems.

 

2. Ver y gestionar el flujo de trabajo en los proyectos de principio a fin

A menudo las empresas deciden pilotar prácticas nuevas en uno o pocos equipos y dejan para después el visualizar y gestionar el flujo de trabajo de extremo a extremo (E2E). Esto lo hacen por el miedo de afectar a proyectos enteros, involucrar a diferentes equipos o áreas o bien porque no saben cómo visualizar y gestionar el trabajo a través de varios sistemas kanban interrelacionados. En consecuencia, se quedan con la visibilidad parcial y no llegan a conseguir los beneficios a nivel de proyecto.

Por eso, viendo que te preocupan tus proyectos, visualiza y gestiona el flujo de trabajo en estos proyectos desde su inicio hasta su entrega final. Haz que la información necesaria para avanzar el trabajo de manera coordinada se obtenga fácilmente. Los miembros de tus equipos te ayudarán porque ellos también quieren trabajar de manera ordenada, con prioridades claras y con la menor burocracia posible.

En el Kanban Maturity Model esto es nivel de madurez 2, organización orientada al cliente. Conecta los equipos que están involucrados en tus proyectos para que saquéis ventaja de la visibilidad compartida, la coordinación fluida y el feedback rápido sobre el estado del trabajo. En nuestro poster de Gestión de proyectos, productos y portfolio con Kanban puedes encontrar ideas de cómo hacerlo.

Captura ML2 KPPM poster

Empresas como ULMA Handling Systems y Ekide han compartido su experiencia con la gestión de proyectos grandes y complejos. El área de Finanzas de BBVA aplicó las mismas prácticas, adaptadas apropiadamente, a la gestión de procesos financieros E2E y reportaron una reducción significativa tanto en los tiempos de entrega como en los costes de gestión.

 

3. Evaluar los resultados y adaptar vuestro método de gestión adecuadamente

A estas alturas, ya sabes que Kanban, más concretamente las prácticas de definición de políticas explícitas y las de bucles de feedback, aportan claridad y concreción en vuestros procesos y en el marco de toma de decisiones, incluyendo los criterios de priorización del trabajo. Esto os permite actuar con rapidez ante los imprevistos. Una organización bien alineada y enfocada en su propósito, consigue mejores resultados en sus proyectos de manera sostenible.

Además, desarrollar el entendimiento holístico del funcionamiento de tu organización, y “escucharla” (escuchar a las personas, los datos y la voz de los clientes), os permitirá adaptar vuestro método de gestión de proyectos al contexto cambiante y evolucionar la cultura empresarial.

Por tanto, evalúa los beneficios que obtienes usando las siguientes preguntas:

  • ¿Es la gestión interna de los proyectos más ágil y efectiva?
    • ¿Podéis identificar el estado de un proyecto/trabajo fácilmente?
    • ¿Se han reducido los tiempos de espera a otro equipo/área?
    • ¿Se han reducido los tiempos de bloqueos por motivos internos de la organización, así como los retrabajos y sus tiempos?
    • ¿Usáis criterios homogéneos para priorizar los trabajos?
    • ¿Se han reducido los tiempos y costes de coordinación y gestión?
    • ¿Son consistentes los procesos?
    • ¿Están equilibrados los flujos de trabajo?
    • ¿Cumplís los plazos de entrega? O por lo menos, ¿se han reducido los retrasos?
  • ¿Cómo han cambiado las relaciones entre los equipos/áreas y los niveles de la organización?
    • ¿Estáis priorizando y planificando los proyectos conjuntamente teniendo en cuenta las expectativas de los clientes (objetivos de los proyectos), las prioridades estratégicas y la capacidad real?
    • ¿Utilizáis criterios consensuados de inicio y fin de los trabajos?
    • ¿Habéis acordado unas políticas de gestión de las dependencias internas para asegurar que éstas no afectan al cumplimiento de la planificación de los proyectos?
    • ¿La Dirección toma las decisiones sobre el portfolio y la estrategia de la empresa teniendo en cuenta la capacidad real de la organización y el estado actual de los proyectos?
  • ¿Ha mejorado la relación con vuestros clientes?
    • ¿Conocéis el nivel de cumplimiento de las expectativas de vuestros clientes en base a datos?
    • ¿Conocéis los motivos de insatisfacción de vuestros clientes?
    • ¿Definís las acciones de mejora de la satisfacción de los clientes a través de experimentos científicos?
    • ¿Tus clientes participan en la planificación y respetan vuestra capacidad? (¿O todavía imponen fechas de finalización e insisten en que comiences a trabajar en sus solicitudes lo antes posible?)

La gestión de proyectos sigue siendo una disciplina difícil hoy en día. Responder rápida y adecuadamente a los cambios en las expectativas de los clientes y las circunstancias de los proyectos requiere un cambio en las costumbres de toda la organización (no solo de los jefes de proyectos o miembros de PMO). Kanban y el Kanban Maturity Model ayudan a introducir este cambio de manera evolutiva.

Puedes hacer que suceda.

Para establecer un buen fundamento para el éxito de tu iniciativa, procura lo siguiente: que (1) La Dirección ejecutiva lidere el cambio, (2) Ver y entender el flujo de trabajo de principio a fin, y (3) Evaluar lo conseguido y adaptar vuestro método de gestión adecuadamente.

Consulta nuestros case studies para conocer la experiencia de las empresas que utilizan Kanban para gestionar sus proyectos y portfolio.

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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