Cómo integrar los procesos de PMBOK con prácticas de Kanban para un mayor éxito de los proyectos

Imagen Blog-artículo PMBoK con Kanban BP

La gestión de proyectos es un desafío porque requiere vigilar y tomar decisiones rápidas sobre muchos aspectos de tu proyecto: tiempo, costos, calidad, recursos, partes interesadas, proveedores, etc. Hoy en día el entorno de negocio cambia rápidamente y por tanto ejecutar proyectos grandes y complejos a menudo se hace duro. Gartner destaca la importancia de adoptar un enfoque ágil para la gestión de proyectos y portfolio, así como del desarrollo de la agilidad empresarial. PMI informa que los líderes ejecutivos enfatizan la necesidad de desarrollar las habilidades de los jefes de proyecto y la madurez de toda la organización.

Es un mito muy extendido que el método Kanban es apropiado para gestionar servicios pero no proyectos. Nuestra experiencia, sin embargo, ha demostrado lo contrario. En este post explico qué prácticas Kanban, integradas con los procesos del PMBOK, han permitido a nuestros clientes hacer frente a los retos habituales en la gestión de proyectos. Te pueden ayudar a ti también a resolver problemas como retrasos, extra costos, prioridades en conflicto o inexistentes, falta de alineación entre los equipos del proyecto, partes interesadas y proveedores, comunicación ineficaz, etc.

Además, el uso del Kanban Maturity Model te ayudará a desarrollar una cultura de transparencia, respeto, enfoque en el valor para el cliente y alineación con el propósito de negocio. La aplicación del pensamiento sistémico a la gestión del trabajo os permitirá abordar la complejidad de una manera más informada y competente e identificar mejoras de manera eficaz. Toda la organización aumentará su capacidad de adaptación y resiliencia.

En la siguiente tabla encontrarás las prácticas Kanban que puedes usar junto con otras prácticas de las áreas de conocimiento del PMBOK para mejorar significativamente los resultados de tus proyectos.

Área de conocimientoPrácticas Kanban apropiadas:Ventajas:
Gestión de la integración
  • Visualizar y gestionar los procesos y el trabajo mediante sistemas kanban interconectados
  • Recopilar y analizar datos relacionados con el flujo de trabajo y la capacidad del proceso
  • Gestionar el flujo de trabajo
  • Consolidación y coordinación sencillas durante los proyectos
  • Información rápida y actualizada sobre el estado del trabajo del proyecto
  • Seguimiento y revisión efectivos de proyectos
  • Prioridades claras y alineación
  • Toma de decisiones informada y rápida sobre la asignación de recursos, priorización, gestión de las expectativas de las partes interesadas y el cumplimiento de los requisitos
  • Flujo de trabajo continuo y sostenible; Utilización óptima de la capacidad de la organización
Gestión del alcance
  • Utilizar el pensamiento de opciones reales y un tablero kanban de aguas arriba para gestionar el proceso de recopilación de requisitos, definir y validar el alcance del proyecto y los cambios en él
  • Confianza en que los requisitos se definan,  completen y comuniquen a tiempo y cumplan con los criterios para ser arrastrados al sistema kanban de entrega para desarrollo e implementación
Gestión del tiempo
  • Usar políticas explícitas para gestionar el trabajo del proyecto a través de la red de sistemas kanban
  • Visualizar el flujo de trabajo, es decir, las etapas / actividades del desarrollo de tipos de trabajo de proyectos
  • Usar medidas relacionadas con el flujo, como tiempo de entrega por tipo de trabajo, capacidad del proceso y el trabajo en curso, incluso en cola
  • Identificar impedimentos en los procesos y reconocer desviaciones y riesgos para la entrega a tiempo
  • Planificación pragmática de la gestión de la línea del tiempo (cronograma)
  • Monitorización y control de las actividades del proyecto más simple, rápida y menos laboriosa
  • Estimaciones de duración más realistas
  • Mayor previsibilidad del proyecto
  • Entrega más rápida (menos retrasos), reducción de costes
  • Capacidad para tomar acciones correctivas y preventivas rápidas para minimizar el impacto adverso de los impedimentos en el éxito del proyecto
Gestión de la calidad
  • Usar políticas explícitas para gestionar los retrabajos, así como criterios para aceptar y completar el trabajo
  • Analizar los bloqueos e identificar las fuentes de retraso; Analizar la capacidad de los procesos y los datos relacionados con el flujo de trabajo
  • Identificar políticas problemáticas
  • Definir acciones para mejorar el flujo de trabajo y la satisfacción del cliente
  • Calidad de proceso consistente
  • Mayor eficiencia del proceso; Reducción de los desperdicios de tipo muri, mura y muda
  • Habilidades más sólidas para identificar mejoras y realizar acciones de mejora continua de los procesos en la organización
  • Mayor calidad de los resultados del proyecto; Mayor satisfacción del cliente
Gestión de los recursos
  • Usar tableros kanban y políticas explícitas para gestionar el trabajo del equipo

 

  • Transparencia, más interacción y mejor colaboración entre los miembros del equipo; Mayor nivel de confianza
  • Mayores habilidades y competencias individuales
  • Mayor desempeño del equipo del proyecto; mayor moral del equipo, motivación y satisfacción con el logro de los objetivos del proyecto
Gestión de la comunicación
  • Utilizar tableros kanban para comunicar el estado del trabajo, los entregables, la carga de trabajo del equipo, los impedimentos en el flujo de trabajo y los riesgos.
  • Usar las conclusiones del análisis de datos
  • Realizar las cadencias Kanban (bucles de feedback)
  • Comunicación eficaz y ágil de manera sencilla
  • Ritmo de entrega sostenible
  • Alineación entre los equipos participantes del proyecto, partes interesadas y proveedores
Gestión de los riesgos
  • Obtener una comprensión más profunda de la capacidad del proceso y las fuentes de retraso
  • Obtener un entendimiento más profundo de la demanda del cliente (requisitos del proyecto)
  • Usar datos y hechos reales sobre los proyectos, soluciones, procesos,  cliente y otros factores relevantes para evaluar los perfiles de riesgo
  • Habilidad para evitar la materialización de la mayoría de los riesgos; p. ej. problemas recurrentes
  • Reforzar las habilidades para definir acciones preventivas y hacer frente a la incertidumbre
  • Establecer un marco comprensible, concreto y útil para gestionar riesgos
  • Prioridades claras
  • Gestión de riesgos proactiva
Gestión de las adquisiciones
  • Usar un tablero y prácticas Kanban para gestionar el proceso de adquisición
  • Proceso de adquisición consistente y eficiente
Gestión de las partes interesadas
  • Usar las prácticas de Kanban para visualizar y gestionar los compromisos con las partes interesadas
  • Hacer reuniones periódicas kanban con las partes interesadas
  • Comunicación sencilla y efectiva
  • Feedback rápido sobre cuestiones relacionadas con las expectativas de las partes interesadas

En Berriprocess estamos trabajando activamente para desarrollar pautas para la gestión de proyectos y portfolio con Kanban. Aplicamos el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model para facilitar el desarrollo de la agilidad organizacional de las empresas que trabajan por proyectos. Descarga nuestro póster aquí. Conoce los pasos que puedes dar para actualizar vuestra metodología de gestión de proyectos.

Déjame conocer tus pensamientos y experiencia.

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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