Métricas para poner fin a los retrasos

Foto tablero métricas

¿Cuánto tardas en llegar en coche desde tu casa a la oficina?

Yo unos 15 min. Si tengo que ser más precisa – entre 15 y 20 min, dependiendo del tráfico.

Estas tres fotos son del túnel de Romo por el que paso casi todos los días. Antes de las 7:15-7:20 de la mañana, el tráfico por el túnel es fluido y rápido. Después, empieza a ralentizarse y a partir de las 7:40-7:50, hasta las 9 aproximadamente, puedes pasar un buen rato parado. En la radio avisan que esta carretera está colapsada.

Ejemplo tráfico límites WIP foto

Cuantos más coches en la carretera, más lento es el tráfico.

Cuando se trata de viajar, aunque sea un trayecto que hacemos a diario, entendemos que el tiempo que solemos tardar varía – depende de cuánto tráfico hay en la carretera y de cuánto tiempo nos quedamos parados en semáforos rojos, cruces, rotondas o atascos.

A veces ocurren imprevistos – algún accidente o tramo de la carretera cortado – por ejemplo, para dar prioridad a alguna vuelta ciclista, por obras o por inundaciones. Entonces hay que buscar otro camino. Y, si estamos viajando por un camino desconocido y nos perdemos (a mí me pasa a menudo 😊), entonces el tiempo de llegar al destino depende también de cuánto tiempo tardamos en encontrar el camino correcto. Es decir, al tiempo habitual del viaje le sumamos el de resolver el imprevisto.

Fíjate que en un viaje nos ponemos nerviosos no cuando nos estamos moviendo con normalidad, sino cuando estamos parados o buscando el camino correcto. Entonces es cuando empezamos a mirar el reloj y, si hace falta, llamar para avisar de que llegamos tarde.

La situación en la ejecución de un proyecto es parecida, pero más complicada. El tiempo de entrega depende del tiempo de ejecución del propio trabajo en condiciones normales, así como del tiempo en el que el trabajo está parado esperando a algo, más el tiempo de resolución de imprevistos.

Las esperas en los proyectos y servicios están causadas por otras tareas o proyectos que se llevan a cabo en paralelo, por aprobaciones, porque otro equipo está ocupado y no puede continuar el trabajo de inmediato, o bien por esperar al algún proveedor o al propio cliente.

En los proyectos y servicios también ocurren imprevistos. Se ha planificado la involucración de alguna persona o equipo, pero a la hora de la ejecución esta persona no está disponible. Ocurre también que inicialmente se diseña una solución, pero después resulta que no es la más apropiada y habrá que buscar otra alternativa.

Trata la ejecución de un proyecto como un viaje. Controla el tiempo que el trabajo está parado, se mueve lentamente o bien sufre algún imprevisto.

Las métricas que te ayudan a controlar el tiempo de ejecución de los proyectos y servicios y poner fin a los retrasos se llaman métricas de flujo de trabajo.

Métricas de flujo de trabajo

La siguiente imagen visualiza las diferentes métricas de flujo de trabajo:

Foto tablero métricas

Tiempo de entrega del sistema (Lead time del sistema) – es el tiempo que transcurre desde el momento que empezáis a trabajar sobre un proyecto, servicio o resultado hasta el momento de su entrega al cliente. Este tiempo incluye el tiempo de paradas por espera.

Tiempo de entrega del cliente (Lead time del cliente) – es el tiempo desde el momento cuando el cliente ha solicitado el trabajo hasta el momento cuando lo recibe.

Tiempo de bloqueo – el tiempo que el trabajo se queda parado por algún impedimento en el flujo de trabajo.

Apunta también las causas para los bloqueos para que puedas analizarlas y entender de manera cuantitativa su impacto sobre los tiempos de ejecución de los proyectos y servicios. Esto te va a ayudar a definir acciones efectivas para reducir los retrasos.

Tiempo en cola – el tiempo que el trabajo está esperando a que la persona en el próximo paso del flujo tenga disponibilidad para realizarlo.

La manera más efectiva de tomar esta métrica es configurando la herramienta para que recoja el dato de manera transparente para las personas.

Tasa de entrega (Rendimiento; Throughput) – el número de elementos de trabajo terminados por un periodo de tiempo. Mide la tasa de entrega por tipo de trabajo para que puedas analizar vuestra capacidad de entrega.

Lee el ¿Cómo diseñar un sistema kanban? para más detalles sobre la definición y uso de los tipos de trabajo en el diseño de un tablero kanban.

Trabajo en curso (WIP) – número de elementos de trabajo en curso.

Siguiendo el ejemplo del tráfico, el WIP corresponde al número de vehículos (motos, coches y camiones) en la carretera.

El WIP condiciona fuertemente el tiempo de ejecución de los proyectos y servicios. Por tanto, es clave controlarlo. No obstante, esta es quizás la práctica más difícil para las organizaciones.

Lee No limites el trabajo en curso porque lo dice Kanban y reflexiona sobre las consecuencias de no controlarlo.

Además, la Ley de Little describe las relaciones entre el Tiempo de entrega, el Trabajo en curso y la Tasa de entrega.

Hoy en día lo que más buscan las empresas es predictibilidad y tiempos cortos de entrega de sus productos y servicios. Las métricas de flujo de trabajo son tu herramienta para identificar las causas para los retrasos y definir acciones relevantes.

Utilízalas.

¿Qué haces si te piden una fecha determinada o un plazo fijo de entrega? – Comprende el rango de variabilidad de vuestro tiempo de entrega y responde valorando el riesgo de incumplir el plazo estimado.

Hablaremos de esto en otro artículo.

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

 

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