Una pregunta que me hacen frecuentemente es ¿cuándo usar Scrum y cuándo Kanban? A menudo escucho que los proyectos hay que gestionarlos con Scrum, el BAU (business as usual, operaciones) y el mantenimiento – con Kanban.
¿Y qué ocurre cuando algunos equipos o departamentos hacen tanto proyectos como BAU, mantenimiento y soporte? ¿Les vamos a marear con dos métodos? ¿Introduciremos los roles y reuniones de los dos métodos? ¿O separaremos a las personas en dos equipos?
¿Y si esto no es posible o conveniente?
¿Cuál es el fin de seleccionar un método?
Los métodos tienen que facilitar la ejecución del trabajo y su gestión. Independientemente de si este proviene de proyectos o de servicios.
Las funcionalidades de software se tienen que implementar. Las incidencias se tienen que resolver. Se tiene que ayudar a las áreas de negocio para elaborar y especificar sus requisitos. Se tienen que preparar los informes semanales.
Todo se tiene que hacer y ocupa la capacidad de las personas ¿verdad?
Entonces, intentemos simplificar la gestión y reducir el sobreesfuerzo de las personas para que se puedan focalizar mejor en lo esencial.
Para que gestionemos bien el trabajo necesitamos lo siguiente:
- conocer su estado real y las expectativas sobre él
- conocer qué eventos o factores están afectando la ejecución del trabajo con el fin de poder responder rápidamente y evitar problemas o riesgos con el cumplimiento de las expectativas
Veamos estos dos aspectos por partes:
Lo que necesitamos conocer sobre el estado actual de los trabajos para tomar decisiones sobre ellos es lo siguiente:
- En qué consiste el trabajo
- De qué tipo es
- Si tiene alguna fecha fija o condición que hay que respetar y cumplir
- Quién lo está haciendo en este momento y qué capacidad tiene esta persona para realizarlo en plazo
- Si hay algún impedimento que afecta a la ejecución del trabajo, cuál es la causa y qué acciones son necesarias para resolverlo.
Utiliza STATIK para diseñar correctamente el tablero kanban para el trabajo que estáis llevando a cabo en tu equipo. El siguiente tablero ejemplo te puede dar ideas de cómo puedes estructurarlo para visualizar tres tipos de trabajo: proyectos, ofertas & especificaciones e Incidencias & soporte.
Muchos de los eventos que afectan a la ejecución del trabajo (como p.ej. espera a otra persona o equipo, retraso de algún proveedor, cambio solicitado por el cliente, etc) se pueden comunicar visualizándolos a través de algunos símbolos.
Sin embargo, las personas y los equipos viven en un mundo dinámico, conectado y, sobre todo, interactuando con otras personas. Por tanto, es importante sincronizar las acciones y las intenciones regularmente. Las reuniones diarias y/o semanales se diseñan para proporcionar y obtener el feedback necesario del equipo, del cliente y, si es relevante, de otros equipos. La reunión semanal habitualmente se utiliza para planificar el trabajo de la semana.
Puedes conocer más sobre cómo enfocar las reuniones en los temas importantes para la gestión del trabajo en “Cómo hacer las Reuniones Kanban de equipo: consejos e infografía”.
Tanto la visualización del trabajo como las reuniones proporcionan el feedback necesario para hacer el trabajo fluir – la esencia de la gestión. Trabajo parado es equivalente a inventario, es coste para la organización y además, está obstaculizando y ralentizando los otros proyectos y operaciones en curso.
En fin, entiendes que no se trata de Scrum o Kanban, sino de usar el sentido común para una efectiva gestión del trabajo ¿verdad?
No te olvides de involucrar a las personas implicadas y crear un entorno de confianza, colaboración y orientación al cliente y el propósito de la organización.
Si quieres conocer más sobre cómo gestionar los proyectos a todos los niveles de la organización, descarga la Guía completa de gestión de proyectos, programas y portfolio con Kanban.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Consultant
Accredited Kanban Trainer
Co-author of the Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
