Cómo hacer las Reuniones Kanban de equipo: consejos e infografía

Sabemos que las Reuniones Kanban son una costumbre que al principio puede costar arraigar entre el equipo y la empresa en general, pero la información y sincronización que aportan a los equipos les hace una de las prácticas más importantes y enriquecedoras de Kanban.

Todo el contenido de este artículo lo hemos resumido en una sola inforgafía.

  • Aquí puedes descargar la infografía completa

Con este artículo queremos ayudarte a conocer qué aportan y cómo son las distintas reuniones. Lee el artículo, coméntalo con tu equipo y completad juntos esta misma infografía con las que son, o incluso serán vuestras propias reuniones.

  • Aquí puedes descargar la plantilla rellenable

Una vez la tengáis completa, podéis imprimirla y colocarla en algún lugar visible. La infografía está diseñada para que se pueda imprimir y pegar en forma de pirámide.

Foto infografía en la mesa

¡Empezamos!

A nivel de equipo/área para empezar hay 3 reuniones que facilitan el buen funcionamiento y el espíritu de equipo.

Reunión Kanban

La Reunión Kanban (también conocida como “Daily” o “Reunión diaria”) tiene el objetivo de sincronizar las acciones de todas las personas del equipo según la situación actual (del día) de sus proyectos o servicios. Por esto, la reunión se hace todos los días frente al tablero todo el equipo junto, para que las decisiones se tomen teniendo en cuenta la misma imagen y comprensión del estado del trabajo.

Lo que nos interesa siempre es que las tareas se terminen. Cuando salen las tareas, o cuando se pasan a “Terminado”, lo que realmente hacemos es liberar capacidad del equipo. Por eso es importante leer el tablero de derecha a izquierda. Por este mismo motivo la pauta Nº1 que debemos tener todos en la cabeza es: “Terminar antes de empezar”.

En la reunión se habla realmente sobre qué hay por terminar hoy, algún imprevisto que podría haber surgido, en qué nos tenemos que enfocar durante el día, y decidir entre todos qué hay que hacer en caso de bloqueos o necesidad de colaborar para terminar algún trabajo.

La duración de esta reunión suele ser solo 10-15 minutos puesto que antes de la reunión todo el tablero está actualizado para que la información sea precisa. Es importante que la reunión se haga diariamente para impedir, por ejemplo, que los problemas que pueden haber surgido ayer se hagan más grandes antes de que se resuelvan.

Resumiendo, leyendo el tablero de derecha a izquierda, los temas interesantes que se suelen tratar en esta reunión diaria son:

  • Bloqueos, retrabajos y acciones para resolverlos
  • Riesgos de cumplir plazos y expectativas de clientes
  • Temas urgentes, imprevistos y necesidad de colaboración

Y las soluciones a los problemas identificados se definen después de la reunión por las personas apropiadas

Reunión de planificación o reposición

La Reunión de planificación o reposición se trata de otra reunión que en este caso se recomienda realizar de forma semanal o quincenal. El objetivo de esta reunión es de proporcionar feedback sobre el estado del trabajo del equipo, su capacidad disponible y en base a esto, seleccionar trabajos sobre los que el equipo tenga que concentrarse hasta la próxima reunión. Esta reunión suele durar un poco más que la reunión diaria anterior (unos 20-30 minutos). Los participantes ideales en esta reunión son el equipo o su representante y, por otro lado, el Cliente/Responsable del producto/servicio. De esta manera se pretende garantizar que todo lo que se planifica es el trabajo que el cliente ha solicitado y es factible que el equipo pueda empezar a trabajar sobre él.

Recomendamos hacerla de forma semanal para que al reunirnos frente al tablero y ver todo lo que tenemos en cartera por hacer (en el Backlog) seleccionemos las tarjetas sobre las que nos gustaría centrarnos esa misma semana.

De esta forma, todo el mundo sabe qué tiene que hacer, y en cuanto se termine algo puede seguir trabajando y arrastrando trabajos preseleccionados en la columna “por empezar o solicitado”.

Esta planificación semanal o quincenal es realmente importante porque sincroniza las expectativas del cliente y el foco de atención del equipo. En esta reunión se suelen comentar problemas importantes que aparecen durante la semana, y que pueden afectar a la ejecución de algún proyecto o servicio.

Resumiendo, los temas interesantes que se suelen tratar en esta reunión de planificación son:

  • Revisión del trabajo en curso y por empezar
  • Riesgos de cumplir plazos
  • Capacidad disponible para empezar trabajos nuevos
  • Seleccionar trabajo hasta la próxima reunión de planificación/reposición
  • Ajustes de políticas (si es necesario)

Reunión de retrospectiva

Y por último la reunión de retrospectiva. Su objetivo es de reservar un «hueco de tiempo» en el que el equipo pueda reflexionar sobre qué aspectos de su funcionamiento y/o prácticas de trabajo ha de retener y qué otros causan algunas dificultades o fricción y por tanto, habrá que mejorarlos. Por tanto, la cadencia de esta reunión suele ser quincenal o mensual. Quienes participan son el equipo y, opcionalmente, el Responsable del equipo/servicio/proyecto.

Las conversaciones que se suelen llevar a cabo en la reunión son sobre si hace falta mejorar algo, si debemos ajustar el diseño del tablero para que refleje mejor el proceso, retocar o añadir alguna política o pauta sobre la gestión de nuestro trabajo, etc… Todo aquello que en definitiva veamos que se puede mejorar.

Otros temas interesantes que se suelen tratar en esta reunión de retrospectiva según va aumentando la madurez del equipo son los siguientes:

  • Dependencias de otros equipos, proveedores y/o del cliente
  • Métricas de flujo de trabajo y acciones para mejorar tiempos de entrega, tasa de entrega, resolución de bloqueos, etc
  • Nivel de cumplimiento de las expectativas de clientes y cómo mejorarlo, si es necesario
  • Riesgos y acciones de mitigación
  • Desequilibrio entre demanda y capacidad
  • Revisión de políticas y posibles mejoras

Ahora es vuestro turno.

Una vez leído y comprendido el propósito, temas a tratar y quién participa en cada reunión… os invito a que completéis vuestra propia plantilla de Reuniones para que os ayude a enfocaros en los temas importantes y no perdáis tiempo en organizar y asistir a largas reuniones en las que no conseguís lo que realmente necesitáis: conocer el estado real del trabajo de los proyectos y servicios, temas urgentes para resolver, revisiones y soluciones de mejora.

  • Aquí puedes descargar la plantilla rellenable

 

Isabel Villanueva Izquierdo
Accredited Kanban Coach
www.berriprocess.com

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