¿Cómo preparar un exitoso desarrollo de la agilidad organizacional?

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Hoy en día muchas empresas se encuentran en una situación en la que tienen que responder a una demanda variable y cambiante. Por tanto, suelen llevar a cabo un volumen de trabajo que excede significativamente su capacidad. Esto les está creando agobio y estrés, sensación de desbordamiento, desorden o caos. Por la prisa de terminar cuanto antes, cometen errores y sufren reprocesos que, contrario a la intención, llevan a retrasos e insatisfacción de los clientes con los plazos de entrega y la calidad de los productos y servicios se ve afectada.

La falta de cumplir los objetivos de los proyectos y servicios lleva al incumplimiento de los planes estratégicos y, por tanto, genera un cambio de prioridades y un aumento del nivel de urgencia de algunas iniciativas o proyectos. Esto sólo complica la situación actual y dificulta salir de este círculo vicioso.

Al mismo tiempo la competitividad entre las empresas está creciendo. No se puede parar el avance del mercado. El futuro tampoco se puede prever. Por tanto, las organizaciones tienen que desarrollar sus capacidades para reaccionar adecuadamente a los cambios en las circunstancias de sus proyectos, servicios y negocio.

Agilidad organizacional es la capacidad de una organización para adaptarse rápidamente en un contexto de incertidumbre y cambios. Es decir, ajustar su propósito y moverse rápidamente hacía él superando los obstáculos e imprevistos que surgen por el camino. Y, además, hacer esto de manera continua y sostenible.

Esquema BerriprocessAgility

Para lograr esta rapidez en el avance y la adaptación a los cambios es necesario

  • obtener feedback rápido del cambio en las circunstancias que hayan surgido,
  • poder tomar decisiones rápidas sobre cómo actuar y
  • realizar las acciones de forma rápida

Esquema Capacidades clave

En otras palabras, esto significa desarrollar los hábitos y facilitar las prácticas que permiten a las personas trabajar en equipos, enfocados en las necesidades del cliente y en los objetivos comunes de la empresa.

El desarrollo de esta cultura y forma de trabajo es un viaje a largo plazo y en equipo… Y como cualquier viaje, empieza con un primer paso.

 

“Un viaje de mil millas empieza con un primer paso” – Lao Tse

 

Si en tu organización os estáis planteando iniciar el viaje a la agilidad organizacional, reflexionad y trabajad sobre los siguientes aspectos.

Descarga aquí la plantilla de planificación de una iniciativa hacia la agilidad empresarial.

Desafíos actuales

Lo que distingue a las empresas exitosas es que se proponen objetivos claros y trabajan de manera enfocada y activa para conseguirlos. Reflexionad sobre los desafíos actuales para la organización, para el negocio. Haceos las preguntas ¿qué problemas queremos resolver en los proyectos y servicios? ¿qué dificultades en el trabajo y las relaciones con nuestros clientes y/o proveedores estamos experimentando? Decidid los desafíos más importantes para abordar y resolver en los próximos 6-12 meses.

Características de la situación deseada

Definid las características de la organización una vez resueltos los desafíos identificados. ¿Cómo queréis que os vean vuestros clientes? ¿Qué forma de pensar y actuar queréis introducir y reforzar en la organización? ¿Cómo vais a medir los resultados logrados? ¿Cómo se caracterizarán los resultados de vuestros proyectos y servicios?

Situación actual (entender dónde estáis)

Describid la situación actual de la organización desde la misma perspectiva: problemas y resultados de los proyectos y servicios, percepción de los clientes sobre vuestros trabajos, hábitos y valores culturales, prácticas actuales de gestión, motivos para la insatisfacción de las personas de la organización, los clientes y las partes interesadas.

¿Cómo se caracterizan las costumbres y las formas de actuar de las personas y los managers? ¿Cómo se gestiona el trabajo? ¿Qué prevalece en la toma de decisiones? ¿Se miden los resultados entregados o las actividades hechas? Añadid todas las características importantes que se aborden en vuestra iniciativa de cambio.

Si tenéis datos que representan la situación actual más concretamente, apuntadlos también. Esta es la situación inicial, el punto de partida que vais a usar como referencia para medir el progreso de vuestra iniciativa.

Libro KMM

El Kanban Maturity Model (KMM) es un mapa que describe las prácticas de gestión y la cultura de una organización en las diferentes etapas de su evolución dirigida por el propósito de negocio y medida a través del cumplimiento de las necesidades de los clientes y los stakeholders.

El modelo describe 7 niveles de madurez organizacional ilustrados de manera resumida en la siguiente imagen. Podéis usarlos como referencia e inspiración para describir la situación actual y deseada para vuestra organización.

Imagen infografia

Descarga aquí la infografía.

Barreras

Entendiendo la situación actual y la deseada, identificad las barreras que tenéis que superar para avanzar. Pueden tener diferentes aspectos: falta de conocimientos de prácticas apropiadas para lograr los resultados deseados, sensación de incertidumbre en las personas, miedo de fracasar en el intento, desafíos tecnológicos, dificultades en la propia aplicación de las prácticas nuevas, etc.

Usar experimentos científicos para avanzar y aprender

Con esta comprensión de dónde estáis y a dónde vais, estáis listos para definir el primer paso.

Estamos hablando de una modificación de las prácticas de trabajo y los hábitos de las personas en un entorno de proyectos, servicios y negocio que también está cambiando. Es decir, se juntan varios factores que afectan a la aceptación y ejecución de las posibles acciones y, en consecuencia, a los resultados de ellas.  El pensamiento científico es el que ayuda a encontrar el camino a la meta de manera evolutiva. Consiste en avanzar a través de pasos pequeños, experimentos. En cada uno de ellos definís qué acción vais a tomar y qué resultado esperáis de ella. Una vez realizada la acción comparáis el resultado esperado y el realmente conseguido para poder aprender sobre qué funciona y qué no en la organización. Este aprendizaje os ayudará a definir el próximo paso, experimento, hacia el objetivo con un conocimiento más profundo de vuestros propios procesos y funcionamiento interno.

Definir el próximo hito

Piensa en los próximos 3-6 meses. ¿Qué queréis ver como resultado de vuestro avance hacia la situación deseada? ¿Cómo se caracterizaría vuestra organización entonces?

Una manera fácil de definir estas características es de pensar qué queréis celebrar dentro de unos 3-6 meses, por ejemplo, antes de iros de vacaciones de verano o invierno.

Apuntad la descripción de esta situación esperada en la plantilla de planificación.

Definir acciones para lograr el hito

Guía KPPMDefine las acciones o prácticas de trabajo que vais a introducir en la organización para moveros del estado actual y desarrollar las características del próximo hito.

Puedes usar como referencia las prácticas descritas en el KMM en combinación apropiada con otros métodos. Para empresas que trabajan por proyectos, nuestra guía completa de gestión de proyectos, programas y portfolio con Kanban os puede ayudar a identificar las acciones, si en vuestra organización gestionáis el trabajo por proyectos. Puedes descargar la Guía aquí.

Apuntad las acciones y los resultados esperados en la plantilla de planificación.

Moviliza a las personas e identifica los recursos necesarios para la iniciativa

Asegúrate de identificar a las personas necesarias para llevar a cabo las acciones que hayáis definido en el punto anterior. Típicamente son:

  • Directores que tienen que comunicar la motivación por y el lanzamiento de la iniciativa e inspirar a todos a apoyarla
  • Gerentes y responsables de programas, proyectos y/o servicios directamente involucrados en las acciones para lograr el propósito

Es fundamental transmitir claramente que la iniciativa está buscando la mejora para toda la organización y esto va a ocurrir de manera paulatina, sin cambios drásticos en la estructura, los procesos o los roles actuales.

Así mismo, identificad herramientas que podríais necesitar para llevar a cabo las acciones.

Por último, pero no lo menos importante, identificad las necesidades de acompañamiento profesional que os ayudaría a adoptar los hábitos y prácticas nuevas más rápidamente y disfrutad de los beneficios para vuestra organización y negocio.

Imagen esquema

Celebrar el éxito

Cuando lleguéis a un hito, celebrad el éxito. Aunque no hayáis conseguido todos los resultados, habréis adquirido conocimientos y experiencia valiosos para las próximas etapas de vuestro viaje.

Consulta nuestro Programa de Gestión de Proyectos y Portfolio con Kanban o contáctanos para más detalles sobre cómo planificar e iniciar vuestro camino a la agilidad organizacional.

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

 

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