Es natural que cuando una persona u organización se embarca en un camino nuevo pregunte qué tiene que hacer exactamente, qué pasos dar, qué esperar como resultado de sus acciones. Las prácticas de los métodos y los ejemplos de la experiencia de otras personas y empresas que han pasado por ello sirven para responder a estas dudas.
No obstante, las organizaciones tienen características muy distintas y los cambios en su entorno ocurren cada vez con más frecuencia. No es posible tener una práctica definida previamente para cada situación que se pueda producir.
Por tanto, es fundamental definir y usar unos pocos principios, no cambiantes, estables, que guíen a las personas a la hora de tomar decisiones, resolver problemas e incluso definir objetivos relevantes.
Los principios de la gestión de proyectos con Kanban están alineados con el pensamiento sistémico y Lean. Comprendemos que el trabajo en los proyectos se hace con el fin de responder en tiempo, coste y calidad a los requisitos de los clientes. Así mismo, entendemos que los resultados que producen todas las organizaciones (vistas como sistemas) dependen de su funcionamiento y del uso que se da a su capacidad finita.
Llegamos a la definición de estos principios fundamentales como resultado del uso de Kanban para la gestión de proyectos en más de 25 empresas durante los últimos 10 años. Son los siguientes cinco:
1. VISIBILIDAD
Visualiza todo el trabajo e información necesaria para tomar decisiones coherentes a todos los niveles de la organización
En contextos en los que las circunstancias cambian a diario, los factores que afectan al desarrollo de los proyectos son varios y las decisiones se tienen que tomar rápido, es fundamental tener toda la información necesaria a mano.
Muchos dirían que la visualización del trabajo es solo una herramienta que proporciona la información que precisa la gestión de los proyectos y servicios. Esto es cierto. Sin embargo, la hemos definido como un principio por su utilidad y por el hecho de que crearla todavía es un desafío para muchas organizaciones.
La visualización del trabajo tiene que facilitar las respuestas a preguntas sobre:
- el estado real de los entregables, productos y servicios que se desarrollan como parte de un proyecto,
- los asuntos que afectan la ejecución de los proyectos
- las dependencias entre los proyectos que influyen al cumplimiento de sus objetivos de tiempo, calidad y coste
- factores externos que también intervienen al progreso de los proyectos.
2. FLUJO DE VALOR CONTINUO Y EQUILIBRADO
Crea un flujo de trabajo continuo y equilibrado gestionando efectivamente el mix de necesidades de clientes, prioridades, riesgos y capacidad del sistema para entregar valor
El hábito de empezar un trabajo porque lo indica el plan, lleva a situaciones en las que las empresas tienen trabajo en curso que supera en veces su capacidad real. En consecuencia, el tiempo valioso de las personas se pierde en la multitarea y la terminación de los resultados es lenta e impredecible.
Las organizaciones que aplican el principio de creación de flujo de valor continuo y equilibrado aprovechan mejor la capacidad del equipo del proyecto y entregan los resultados en tiempos más cortos.
3. FOCO
Focaliza las acciones en las necesidades del cliente, el propósito del negocio y las prioridades estratégicas
Este principio, junto al anterior, ayuda a decidir cuál es el mejor uso de la capacidad de una persona, un equipo o una organización en este momento y en el futuro cercano. Por tanto, es fundamental comunicar efectivamente las prioridades y los criterios de toma de decisiones.
4. FEEDBACK
Implementa ciclos cortos de feedback tanto en la organización como con los clientes y el mercado
No hay respuesta rápida a los cambios en el entorno de los proyectos sin un feedback instantáneo de los equipos, los clientes y el mercado. Tampoco se pueden esperar acciones alineadas con las prioridades del negocio sin una comunicación explícita de estas.
Los bucles de feedback efectivos son esenciales para la adaptabilidad de los equipos de los proyectos y la organización entera a las características del mundo de negocio hoy en día.
5. CULTURA
Crea cultura de transparencia, colaboración, orientación al cliente, enfoque en el propósito, responsabilidad y congruencia
Los principios de gestión de los proyectos están directamente vinculados a los valores culturales de la organización. La adopción de los principios y prácticas de gestión del flujo del trabajo de los proyectos requiere el desarrollo de hábitos y pensamientos nuevos como la transparencia, la colaboración y la orientación al cliente.
Para subrayar la importancia y el esfuerzo necesario de adaptar la cultura organizacional a las necesidades del mundo contemporáneo, hemos definido este quinto principio.
En lugar de resumen, te invito a que tomes un folio y un lápiz. Apunta los principios de gestión de proyectos que aplicáis en tu organización. Apunta también los objetivos que os proponéis para vuestros proyectos. Reflexiona sobre cómo los cinco principios de gestión de proyectos que hemos comentado en este artículo facilitarían el logro de vuestros objetivos.
Si quieres compartir la imagen que has hecho y tus reflexiones, estaré encantada de comentarlas contigo.
Teodora Bozheva
Head of Professional Services
Author of the «Kanban Project, Program and Portfolio Management» model & co-author of the KMM.
