¿Qué es la eficiencia del flujo de trabajo?

En 2014 se rompió el menisco de mi rodilla. Si te ha pasado a ti también, sabes que duele mucho.

Fui al médico, por supuesto, y este fue el proceso de obtener mi diagnóstico:

En total se suponía que tenía que esperar casi 6 semanas para recibir el diagnóstico y el tratamiento. ¡6 semanas! ¡Con todo el dolor que tenía!

No podía aguantar tanto y fui a otro centro dónde el proceso fue el siguiente:

 

 

 

 

El personal médico que ha trabajado sobre mi diagnóstico en ambos casos no ha hecho nada diferente. Si miramos el tiempo que han tardado en hacer el trabajo, veremos que la diferencia es insignificante – sólo los 10 minutos de la cita con el médico de cabecera. Más concretamente, 48 min en el primer centro médico y 38 min en el segundo.

 

 

 

 

 

 

¿Cómo es posible tener que esperar 6 semanas para un trabajo que requiere 48 min para hacerlo?

¿A dónde se va el tiempo? – Si juntamos todo el tiempo en el que alguien ha hecho algo para crear mi diagnóstico y el resto del tiempo, obtenemos algo así:

La mayor parte del tiempo el trabajo, el diagnóstico de mi rodilla, ha estado esperando a que algún especialista continúe su ejecución.

El ratio entre el tiempo que efectivamente se está haciendo el trabajo solicitado por el cliente (paciente) y el tiempo total que transcurre entre empezar a hacerlo y terminarlo por completo es la eficiencia del flujo de trabajo.

La eficiencia es el indicador clave de desperdicios en el proceso. No es difícil de calcular y te ayuda a identificar las acciones apropiadas para reducir el tiempo total del desarrollo de los resultados solicitados por vuestros clientes

¿Qué podemos hacer si queremos reducir el tiempo de entrega de un trabajo?

Veamos qué compone el tiempo. La parte verde en la imagen arriba es el tiempo de realizar el propio trabajo. La parte roja es el tiempo que el trabajo (el diagnóstico, la solicitud del cliente) ha estado parado – esperando a un especialista que lo continúe, esperando a otro equipo o proveedor, esperando al cliente a proporcionar información necesaria, interrupciones, o hacer trabajos innecesarios, etc.

Por lo general, hay dos estrategias para reducir el tiempo total:

  1. Aumentar la productividad de las personas – Reducir el tiempo de ejecutar el trabajo (la parte verde en la imagen arriba)
  2. Reducir el tiempo de espera (la parte roja).

Las dos estrategias son válidas.

Reducir la parte verde es equivalente a aumentar la productividad de las personas, haciéndolas realizar su trabajo más rápidamente. Está asociado a adoptar nuevas prácticas y/o herramientas de trabajo. Por tanto, es más costosa y requiere más tiempo para ver el efecto.

 

Reducir la parte roja es cuestión de gestionar mejor el flujo de trabajo para que el trabajo pase menos tiempo en colas. Esta solución es significativamente más sencilla y barata, y permite conseguir un mayor efecto más rápidamente.

Resumen

La eficiencia del flujo de trabajo es la parte del tiempo de entrega en la que el trabajo se está realizando activamente.

Los 4 beneficios que aporta el uso del indicador de la eficiencia del flujo de trabajo son las siguientes:

1. Conocer el nivel de desperdicios en el flujo de trabajo
2. Identificar las causas para la espera del trabajo y su impacto sobre su tiempo de entrega
3. Definir acciones apropiadas para mejorar el proceso, reducir el tiempo de entrega y el coste de su ejecución
4. Focalizar las acciones de mejora en los asuntos importantes para la organización

Reflexiona y actúa

Analiza vuestros datos o toma notas durante unos pocos días para que obtengas una idea sobre el tiempo que tardáis en hacer un trabajo y lo dedicáis efectivamente a su realización. No es necesario que los datos sean precisos. Se trata de obtener una imagen lo suficientemente correcta.

Categoriza las causas de espera por tipo y por su impacto sobre el tiempo total de entrega. Utiliza esta información para definir acciones de mejora efectivas.

Los datos de empresas que han hecho este estudio demuestran que, en el ámbito del trabajo mental (basado en conocimiento), el tiempo que las tareas o entregables se quedan paradas es entre un 60% (en el mejor caso) y un 95% (en el peor caso).

¿Qué dicen vuestros datos?

¿Qué acciones vas a tomar para mejorar esta situación?

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

 

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