En 1992 Bill Clinton eligió un lema interesante para su campaña política:
Por supuesto, había muchos otros temas importantes para el país y una gran cantidad de factores que estaban influyendo su resolución. Sin embargo el mensaje clave de Bill Clinton se centró en el punto central para el país, la economía.
Yo me encuentro frecuentemente con empresas que se enfrentan con la necesidad de reducir el tiempo de entrega de sus proyectos y servicios, ofrecer precios más competitivos, y adaptarse mejor a las necesidades cambiantes de sus clientes.
Es difícil introducir cambios drásticos en las organizaciones donde las estructuras y responsabilidades jerárquicas llevan establecidas largos años y cualquier interrupción asusta a la gente y la hace resistir. Para estas organizaciones, la necesidad de cambio es, sin duda, reconocida. Cómo enfocar y llevarlo a cabo, sin embargo, no está bien claro.
Aunque yo personalmente no llamaría a nadie «estúpido», si tengo que resumir al estilo de Bill Clinton lo que he visto que las empresas hacen para estar en forma, diría:
Se trata de hacer el trabajo fluir, estúpido.
¿Cómo? – A través de unos pasos sencillos:
- Visualizar y centrarse en una cantidad limitada de trabajo en curso
- Hacer lo que aporta valor para el cliente. No hacerlo que no es necesario.
- Aprender a ver y eliminar los desperdicios de los procesos. Simplificar los procesos.
- Gestionar el flujo de trabajo, no el plan
- Hacer que las personas resuelvan los problemas en colaboración, dentro y entre los equipos
Visualización
La visualización te ahorra esfuerzo esencial para:
- entender la situación actual del trabajo – lo ves directamente en el tablero, no tienes que deducirlo de los números
- tomar decisiones efectivas sobre los impedimentos en el flujo de trabajo y los riesgos – los detectas en cuanto aparezcan, no tienes que esperar ningún informe, y tienes de inmediato la imagen de la situación real que se tiene que resolver (otro trabajo afectado, personas que pueden estar involucradas)
- decidir cómo adaptar el proceso estándar; lo defines con tu equipo teniendo en cuenta el proyecto real o la situación de servicio
- comunicar información y llegar a una visión y comprensión compartida del trabajo – todo está en el tablero y hablar de los detalles delante de la imagen completa del trabajo que se tiene que realizar, es la manera más eficaz de comunicación
Visualizar los defectos y re-trabajo fortalece la conciencia de los miembros del equipo acerca de la necesidad de buenos procesos y les ayuda a identificar cómo mejorar las prácticas actuales. Recuerda que
«El tipo de desperdicio más peligroso es el desperdicio que no reconocemos.»
Shigeo Shingo
Limitar el trabajo en curso
Limitar el trabajo en curso en un sistema kanban hace el trabajo fluir (segunda práctica de Kanban). Centrarse en el valor y tiempo de entrega provoca naturalmente preguntas como «¿por qué hacemos esto?», «¿El cliente lo necesita?», «¿Cómo podemos obtener el mismo resultado más rápidamente?». Estas dudas a su vez llevan a simplificar y aligerar los procesos.
Además, la necesidad de auditorías y controles por el departamento de calidad se reduce porque el equipo las realiza en los momentos adecuados. Esto permite a los responsables de calidad concentrarse en resolver los problemas que afectan a varios procesos y proyectos / servicios, trabajo que corresponde a su perfil y que realmente les gusta.
Gestionar el trabajo, no las personas
Gestionar el trabajo en lugar de las personas o el plan es la clave para lograr buenos resultados. ¡Esta es la parte difícil! Puedes encontrar las métricas y técnicas más importantes en la serie de artículos sobre Analíticas Kanban. Gestión centrada en los clientes, de tiempo real y compartida por todos los miembros del equipo, disminuye la carga del director de proyecto y le proporciona más tiempo para hacer mejor su trabajo.
Todos los modelos y estándares sugieren colaboración. Pocos proporcionan medios para realmente conseguirla. Un grupo de personas con unas tareas asignadas en un proyecto común no es un equipo y no necesariamente colabora. La colaboración se produce cuando las personas se reúnen regularmente y hablan acerca de cómo lograr objetivos comunes, resolver problemas juntos, y ayudarse uno a otro cuando sea necesario. La visibilidad tiene un papel importante en la creación de un equipo y hacerle avanzar hacia una meta.
Para resumir, el entorno de negocio está cambiando constantemente y las organizaciones tienen que aprender a adaptarse y responder rápidamente a esto. Hay muchas prácticas que ayudan a las empresas satisfacer mejor las necesidades de sus clientes, pero la vital es hacer el trabajo fluir. La visualización, la gestión centrada en la entrega de valor al cliente de forma rápida, y la involucración de las personas en simplificar y aligerar los procesos son muy importantes para hacer que esto suceda.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
