Hoy en día muchas empresas ya están inmersas en iniciativas agile desde hace varios años o como mínimo han conocido e intentando aplicar algunas prácticas Agile.
Hemos preguntado a varias personas qué imagen generan en su mente las palabras “Agile”, “Iniciativa de aumentar la agilidad organizacional”, “Transformación Agile“, y “Gestión ágil”.
Nos han respondido que al escucharlas suelen pensar en tableros visuales, reuniones y trabajo en equipo, a veces con el cliente y el product owner. Asocian estos conceptos también con post-its, ceremonias y algunas gráficas. A veces piensan en rapidez y adaptabilidad.
Curiosamente, cuando hacemos preguntas como éstas:
“¿Cómo tomáis las decisiones en la empresa?”
“¿Qué criterios usáis para priorizar los trabajos y descartar lo que no os corresponde?”
“¿Tenéis escritas y al día las políticas de vuestra organización?”,
las respuestas que recibimos más frecuentemente suelen ser las siguientes:
“No tenemos políticas comunes y escritas. Cada departamento hace lo que decide su director.”
“Tomamos sólo decisiones técnicas. Las demás las escalamos”
“Todo se tiene que hacer. Lo hacemos según el nivel del peticionario. Cuanto más alto es su cargo, más prioridad damos a las tareas”
Es decir, la agilidad organizacional se asocia a tableros, reuniones y “hay que hacer todo rápido”, pero no tanto a pautas y criterios comunes de toma de decisiones.
¿Se puede conseguir agilidad organizacional sin políticas comunes y explícitas? ¿Cuáles son las consecuencias de tener departamentos actuando según sus prioridades, pero no necesariamente con un propósito común?
La falta de políticas comunes que focalizan la atención y el esfuerzo de todos los departamentos de una organización en el mismo objetivo lleva a retrasos, retrabajos, tensión y clientes insatisfechos.
Este es el motivo principal por el que decimos que un grupo de equipos Agile no hace una organización ágil.
Por tanto, definir las políticas es imprescindible para las empresas que quieren mejorar su adaptabilidad a los imprevistos.
Parece una tarea trivial, pero las personas que han participado en la definición de algunas políticas te dirían que es igual de difícil como establecer límites de trabajo en curso 😊
Por esta razón, es fundamental comprender las cuatro características de las políticas que facilitan la agilidad organizacional:
1. Las políticas no son los procesos; son necesarias para el funcionamiento ininterrumpido de los procesos
Los procesos describen cómo realizar un trabajo. Las políticas guían las decisiones en situaciones en las que el flujo de trabajo está afectado por unas circunstancias concretas.
Por ejemplo, las políticas regularían cómo debería de actuar un persona o equipo en situaciones como estas:
- una incidencia resulta más grave de lo que parecía y no se puede resolver en el tiempo esperado
- un trabajo está bloqueado y no está claro qué se tiene que hacer para resolver el bloqueo
- entran solicitudes de trabajo no relacionadas con los proyectos o servicios a los que se dedica el equipo y por tanto impiden o ponen en riesgo el cumplimiento de sus objetivos
- varios trabajos tienen el mismo nivel de prioridad; la capacidad disponible del equipo es limitada y no permite hacerlos todos, pero no está claro en qué orden realizarlos
2. Las políticas tienen que estar consensuadas y definidas explícitamente
¿Tu cómo decides qué hacer cuando tienes unas cuantas tareas para el día y probablemente no te dará tiempo a hacer todas?
Yo primero me concentro en las relacionadas con los servicios para nuestros clientes que no se pueden posponer. Después, van las vinculadas a nuestros objetivos estratégicos.
Sin embargo, hay personas que empiezan por las más pequeñas porque así consiguen terminar más líneas de su lista To Do. Otras personas, empezarían por las más fáciles de hacer o bien, por las más interesantes profesionalmente. Y otras, empezarían por las tareas que hayan entrado últimas o las que vienen del director de nivel más alto.
Así, al final del día o la semana, se llega al desacuerdo entre los resultados esperados y los realmente desarrollados. Cada uno ha actuado correctamente según su entendimiento de la situación, pero no se han logrado los resultados deseados. En consecuencia, aumenta la tensión y, a veces, la necesidad de esfuerzos adicionales para arreglar lo ocurrido.
Para evitar malentendidos y ajetreos las políticas tienen que ser consensuadas, definidas explícitamente y fáciles de consultar.
Por esto, conviene tenerlas pegadas al lado del tablero físico o bien en los propios tableros digitales, como en Businessmap.
3. Las políticas tienen que estar apoyadas firmemente por la Dirección
A nivel de equipo es habitual ver que las personas están predispuestas a ayudarse y colaborar en los trabajos que hacen. Esto naturalmente lleva a establecer algunos acuerdos de cómo manejar algunas situaciones que dependen principalmente de ellos mismos.
No obstante, cuando se trata de coordinar el trabajo de varios equipos o departamentos, es necesario acordar y definir políticas que faciliten la toma de decisiones sobre los proyectos o servicios transversales completos. Esto requiere la implicación y el apoyo de la Dirección de departamentos para acordar y aplicar estas políticas de manera congruente.
Otro punto en el que es imprescindible la participación de la Dirección es la definición de las prioridades de los proyectos, así como de las clases de servicio.
Los niveles de prioridad de los proyectos y servicios típicamente están vinculados con los objetivos estratégicos de la organización. Por tanto, es necesario que trasciendan hasta los niveles operativos.
4. Las políticas evolucionan con el nivel de madurez de una organización y determinan su agilidad
Organizaciones enfocadas en introducir y reforzar el trabajo en equipo, lógicamente, dedican atención y esfuerzo a identificar y definir los acuerdos iniciales que permiten a los integrantes de un equipo trabajar de manera sincronizada y homogénea. De esta manera, además, refuerzan el espíritu de equipo y el hábito de revisar el estado del trabajo y tomar decisiones juntos.
En el próximo nivel, las organizaciones abordan la gestión del flujo de trabajo de principio a fin, involucrando a varios equipos que colaboran para entregar los productos y servicios a los clientes. Por tanto, el foco de atención se mueve al acuerdo de políticas que facilitan la ejecución ininterrumpida del proceso completo. Las políticas que cobran importancia a este nivel de madurez son las que establecen los criterios de trabajo terminado, asó como los de listo para empezar.
Lo que gana la organización es una mayor rapidez en la toma de decisiones que implican a dos o más equipos/ departamentos, dando importancia a la creación de flujo de valor para el cliente.
Una organización ágil, es capaz de reaccionar y resolver rápidamente los imprevistos que surjan en cualquier parte de la empresa evitando desequilibrios graves en el flujo de trabajo e incumplimiento de los requisitos de los clientes. Es una organización elástica por dentro.
Las políticas imprescindibles para lograr este nivel de agilidad son las de triaje, las clases de servicio y el uso de datos para la gestión de los flujos de trabajo en la empresa, así como los compromisos con los clientes externos e internos.
A partir de ahí las políticas que añaden las organizaciones facilitan sobre todo las decisiones que abordan riesgos para el negocio, la mejora de la eficiencia de los procesos y la comprensión más profunda de las expectativas de los clientes.
En situaciones críticas la empresa es capaz y tiene los medios suficientes para continuar y sostener la ejecución de los proyectos y servicios clave para el negocio. Esta resiliencia protege el negocio de potenciales impactos graves o extinción en circunstancias excepcionales.
Resumiendo, la capacidad de una organización de moverse rápido hacia su propósito, superando los obstáculos y los imprevistos por el camino depende del uso de políticas consensuadas y explícitas que facilitan la toma de decisiones rápidas y apropiadas.
Sin estas políticas, pese a que los equipos son Agile, la organización sigue experimentando dificultades para entregar sus productos y servicios a tiempo, cumpliendo las necesidades de los clientes.
Las cuatro características de las políticas son las siguientes:
- Las políticas no son los procesos; son necesarias para el funcionamiento ininterrumpido de los procesos
- Las políticas tienen que estar consensuadas y definidas explícitamente
- Las políticas tienen que estar apoyadas firmemente por la Dirección
- Las políticas evolucionan con el nivel de madurez de una organización y determinan su agilidad.
¿Cómo se caracterizan las políticas que usáis en tu organización?
Teodora Bozheva
Head of Professional Services
Author of the «Kanban Project, Program and Portfolio Management» model & co-author of the KMM.
