Hace un año – un año y medio con mucha ilusión empezasteis a introducir las prácticas de Kanban con la idea de agilizar la forma de trabajo en la organización. Usasteis STATIK para diseñar los tableros kanban de los equipos. Les ayudasteis a empezar a hacer las reuniones diarias y todo empezó a ir mejor. Algunas personas decían que visualizar el trabajo y hacer las reuniones cuesta tiempo y no aporta tanto porque de todas formas todo el mundo sabe qué hay que hacer. Pero, por lo general, el feedback era positivo y empezasteis a notar el espíritu de equipo y un alivio del estrés y el cambio continuo de las prioridades.
Dado que ya los equipos tenían todo claro, dejasteis de acompañarlos para ayudar a otros equipos a arrancar.
Ahora, aproximadamente un año después, empezáis a observar que las reuniones diarias se hacen sólo el lunes y el jueves, los tableros kanban tampoco se actualizan a diario. La retrospectiva se hace sólo si algún Agile coach tiene tiempo y convoca la reunión, pero apenas salen ideas interesantes.
Algunos equipos siguen evolucionando, incluso analizan los datos de sus procesos y toman acciones relevantes. Pero, esto es porque sus managers están interesados en optimizar los resultados y trabajan para mejorar el funcionamiento y la autonomía de sus equipos.
No obstante, por lo general, la ilusión por el cambio ha bajado. La iniciativa está estancada. Si los managers no están interesados en usar métricas, todas las prácticas se limitan a visualizar el trabajo. Kanban no tiene roles parecidos al Scrum Master y el Product Owner cuyo único trabajo es el de vigilar si se aplican las prácticas y de planificar las tareas para el próximo sprint. Los Agile coaches no pueden estar infinitamente con los equipos. Veis el riesgo de abandonar las prácticas y volver a los hábitos antiguos, pero no veis qué se puede hacer diferente.
Esta situación se conoce como la meseta falsa. Se tiene la percepción de que no se puede avanzar más y, si no se hace nada, las prácticas se empiezan a abandonar y los resultados empeoran.
¿Qué hacer? ¿Se puede impulsar la iniciativa de alguna manera?
Desde luego que sí.
Precisamente este es uno de los motivos por el que creamos el Kanban Maturity Model; el otro es para evitar proponerse objetivos demasiado ambiciosos e irrealistas.
Los pasos ya están experimentados y validados por numerosas empresas. Puedes conocer las experiencias de algunas de ellas en nuestros Recursos.
- Empieza con los objetivos que tenéis en mente de la organización
- ¿Habéis logrado la mejora deseada en los resultados de negocio?
- ¿Están adoptados irreversiblemente los hábitos de trabajo en equipo, orientación al cliente y enfoque en el propósito común de la organización?
- ¿Cómo está la coordinación y cooperación entre los equipos y entre las áreas de negocio? ¿Funcionan de manera alineada para lograr los objetivos del negocio?
- ¿Está equilibrada la carga de las personas y de los equipos? ¿Se consiguen los objetivos de los proyectos y servicios de manera continua y sostenible?
- Evalúa la situación actual
- Las prácticas que están en uso
- Los valores culturales que compartís en la organización
Puedes apoyarte en el poster de prácticas de KMM para evaluar las prácticas y los valores culturales presentes en tu organización.
- Las fuentes de insatisfacción interna y externa
- El nivel de cumplimiento de las expectativas de vuestros clientes
- Identifica las barreras entre la situación actual y el propósito de la organización
- Define los próximos experimentos
- ¿Qué acciones ayudarían a superar las barreras?
- ¿Es necesario introducir algún rol, p.ej. el Flow Manager / Service Delivery Manager? ¿Cuáles serían sus funciones?
- ¿Qué recursos son necesarios para que se pueda desempeñar el rol?
- ¿Quién tiene que estar involucrado en el experimento?
- ¿Qué efecto esperáis obtener como resultado del experimento?
- ¿Qué acciones ayudarían a superar las barreras?
- Llevar a cabo los experimentos, analizar los resultados, aprender y volver al paso 1
El poster de la Evolución Gestionada del KMM ilustra la idea.
Resumiendo, cuando observas que la evolución de tu organización se está estancando, estresa la organización justo lo necesario para hacer a las personas reflexionar e identificar acciones que les permitan seguir avanzando hacia el propósito de la empresa. Anima el liderazgo interno para lograr la próxima meta.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Consultant
Accredited Kanban Trainer
Co-author of the Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
