Si hablamos de Kanban ¿qué nos viene a la cabeza? Siempre solemos recoger estas respuestas:
– Un tablero
– Ordenar
– Limitar el flujo de trabajo
– Un sistema de arrastre “pull”
Pero ¿qué es un sistema kanban?
Un sistema kanban es la herramienta que deberías utilizar para poder visualizar y gestionar el flujo de trabajo de tu equipo teniendo en cuenta su capacidad.
Dicho esto, una empresa es un conjunto de varios sistemas. Lo que nos interesa conseguir es sincronizar y coordinar efectivamente todos los sistemas que forman parte del sistema global.
Todas las organizaciones lo que quieren al hablar de Kanban es que todo el equipo sepa qué es lo más importante en lo que enfocarse hoy y qué hacer primero. Esto se consigue con un sistema kanban de equipo o, mejor dicho, un tablero con el que todos tengan claro de forma visual lo que se debe hacer.
¿Conoces qué debe tener tu tablero para ser REALMENTE un sistema kanban? Deberás hacer las siguientes comprobaciones:
– ¿Visualiza el trabajo del equipo, los bloqueos, los riegos y la carga de trabajo?
– ¿Limita el trabajo en curso (WIP)?
– ¿Están definidas explícitamente las políticas de gestión del trabajo en el sistema?
– ¿Es un sistema de arrastre (pull) ?
Si has contestado no, o aún no en alguna de las preguntas anteriores, significa que no estás usando un sistema kanban eficaz; al menos por ahora. ¡Sigue leyendo!
Visualizar el trabajo del equipo en un tablero kanban ayuda enormemente en la organización y planificación del trabajo. Se trata de tener toda la información en un mismo lugar, como puede ser un tablero físico o un tablero digital. Consiste en actualizar por medio de tarjetas la información en un tablero kanban de forma que sea siempre accesible y comprensible para todos los miembros del equipo. La función principal del tablero es que sea conocido por todos el estado del trabajo en curso, el trabajo por hacer y la carga de trabajo de cada persona del equipo.
Típicamente, las filas del tablero Kanban se utilizan para visualizar los diferentes tipos de trabajo, p.ej. Peticiones, Ofertas, Soporte. Las columnas representan las fases a través de las que evolucionan los trabajos. Cada tarjeta representa un trabajo, p.ej. una petición, una consulta, una incidencia o bien una oferta que hay que desarrollar.
Es un malentendido común el que las tarjetas representan tareas. El hecho que las tarjetas representan trabajos o entregables que tengan valor para el cliente facilita responder a preguntas como: ¿cuál es el estado de entregable X?
Es muy útil señalizar los bloqueos en el tablero kanban, con una tarjeta de otro color, una señal en la tarjeta, o con cualquier otro método que decida el equipo. Los bloqueos son aquellos impedimentos que hacen que una tarjeta o trabajo se paralice. Pueden ser bloqueos internos, externos del proveedor, bloqueos entre equipos… Nos interesa mucho conocer la causa para el bloqueo, el impacto (el coste de retraso), y qué acciones pueden evitar o reducir los efectos negativos de los bloqueos.
¿Por qué limitamos el trabajo en curso? La respuesta es sencilla; reducir la multitarea, focalizarse en el trabajo importante, reducir las consecuencias (errores, retrasos) debido a la saturación del sistema. Es importante descubrir el límite de trabajo con el que el funcionamiento del sistema es óptimo, es decir, un mejor rendimiento.
¿En qué consiste la gestión del flujo de trabajo? Saber o entender cuál es la capacidad del sistema es algo realmente necesario. Para esto lo que hacemos es medir el “Lead time” (Tiempo de entrega) y la Tasa de entrega (trabajos terminados en un periodo de tiempo).
¿Por qué son necesarias las políticas? Es la única forma de que todo el equipo sepa cómo actuar en base a unos criterios consensuados entre todos. Un ejemplo puede ser saber cuáles son las prioridades de las tareas a realizar. Si esa política está explícitamente definida en un lugar visible y conocido por todos, no habrá problemas causados por ambigüedades o desconocimiento de las pautas de gestión del trabajo. Los cambios de prioridades en los trabajos se deben conocer y gestionar, para después trasladar esa forma de gestión a nuestras políticas.
Usar el tablero en las reuniones de seguimiento con el equipo ayuda mucho en cuanto a la revisión del estado real del trabajo o el proyecto. La idea de usar el tablero Kanban en la Reunión Diaria (Kanban Meeting), sirve para saber qué tenemos por terminar y qué hay para hacer hoy (antes de arrastrar trabajo nuevo).
Otra reunión recomendable para realizar semanalmente frente al tablero es la Reunión de Planificación (Replenishment Meeting) en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tengan priorizado el trabajo para esa semana.
Para terminar, es importante ser conscientes de que el tablero debe ser un sistema de arrastre (pull), de manera que la necesidad de sacar los trabajos/proyectos es la que “tira” de las tarjetas que recogen el trabajo desde la derecha a la izquierda.
Aquí tienes esta infografía donde se recogen todos los conceptos explicados anteriormente de una forma sencilla para que puedas controlar si realmente estás usando un sistema Kanban con tu equipo.
Isabel Villanueva Izquierdo
Accredited Kanban Coach
www.berriprocess.com
