Uno de los motivos principales por el que las empresas quieren desarrollar su agilidad es conseguir entregar sus proyectos y servicios en plazo (es decir, eliminar los retrasos) y aumentar su eficiencia.
Varios factores determinan cuánto de rápido y fácil una organización puede lograr este resultado. Algunos de ellos los hemos tratado en otros artículos.
En este post voy a hablar de uno de ellos sólo, el que cuesta más abordar.
La situación típica en una organización que está buscando agilidad es de tener un volumen muy alto de trabajo que se está llevando a cabo. Muy por encima de su capacidad. Y la pregunta es “¿qué tenemos que hacer para que entreguemos los trabajos en tiempos cortos, en plazo, y optimicemos los resultados terminados?”.
Si has recibido formación en Kanban, pensarás: “ya sé que hay que limitar el trabajo en curso, pero no acabo de verlo en mi empresa.”
Por tanto, quiero decirte que NO limites el trabajo en curso porque lo dice Kanban.
Limita la cantidad de trabajo que llevas a cabo a la vez, si…
- te distraes a menudo y por esto pierdes tiempo valioso hasta que vuelves a concentrarte después de cada interrupción
- ves que cometes errores debido a la prisa por terminar una tarea y saltar a la siguiente
- te das cuenta de que mientras estás en una tarea, las otras no solo no progresan, sino que generan trabajo adicional y solicitudes de cambio, es decir, más trabajo por hacer
- eres consciente de que parte de las peticiones de trabajo serán abandonadas porque no se han terminado a tiempo, es decir, tu esfuerzo se podría haber utilizado de una manera mejor en lugar de desperdiciarse
- estás agobiado/a por no entregar todo tu trabajo bien y a tiempo
- no puedes colaborar con tus compañeros en el desarrollo de algunos resultados porque sino no podrás terminar tus propias tareas
- entiendes que tus retrasos afectan a los compromisos de tus compañeros de trabajo
- eres consciente de que los retrasos llevan a cambios de prioridades, interrupciones y más trabajo por hacer
Resumiendo, cuanto más trabajo intentas llevar a cabo a la vez, tanto más de tu tiempo limitado, finito y valioso se va a actividades que no aportan valor al cliente y sólo aumentan el tiempo que tardas en terminar tus trabajos bien y de forma profesional.
Si es importante entregar rápidamente y cumplir los plazos, elimina la causa raíz para el tiempo desperdiciado.
Observa cómo organizas tu trabajo. ¿Estás focalizado en lo que de vedad es importante que hagas? – Limita el trabajo en curso por tu deseo de cumplir con las expectativas de tus clientes sin agobio.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
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