Te unes a una empresa como jefe de proyecto, director de departamento, PMO o bien responsable de procesos. En la entrevista te han dicho que están usando tableros kanban para la gestión de sus proyectos.

Esto es nuevo para ti. Todavía pocas empresas utilizan KPPM (Kanban Project and Portfolio Management). Por esto, estás a la vez emocionado por conocer este enfoque y con curiosidad por saber en qué consistiría la diferencia.

3 elementos clave en la gestión exitosa de proyectos con Kanban

La esencia del KPPM es de hacer que los stakeholders y los recursos de los proyectos trabajen de manera focalizada en los proyectos y crean un flujo continuo y equilibrado de resultados que cumplan con los requisitos y expectativas de los clientes.

Por tanto, para que gestionéis uno o varios proyectos, necesitáis conocer y usar los siguientes tres elementos:

1. El estado del trabajo de los proyectos
2. Los objetivos de cada proyecto: plazo, hitos, requisitos del cliente, criterios de aceptación, y
3. Vuestro rendimiento:
   • ¿estáis a tiempo?
   • ¿estáis dentro del presupuesto?
   • ¿permite vuestro rendimiento cumplir los objetivos de los proyectos?

Veámoslos en más detalles.

1. Estado del trabajo de los proyectos

En general, es importante visualizar la información sobre el estado del trabajo de uno o varios proyectos para que podáis tomar decisiones en base a datos y hechos de forma rápida. Más concretamente:

• El estado de los entregables del proyecto para asegurar que todo el trabajo acordado en el alcance del proyecto estará desarrollado y entregado
• El cumplimiento de los hitos
• Bloqueos que obstaculizan el flujo de trabajo y causan retrasos o riesgos para la entrega en plazo y presupuesto
• Retrabajos o defectos que también ralentizan el flujo de trabajo y causan multitarea y estrés
• Dependencias de otros proyectos que afectan al tiempo de entrega.

Veamos por separado la visualización del estado de un proyecto y de multiproyecto.

Visualizar el estado de un proyecto

El diseño de un sistema kanban se hace aplicando STATIK y, desde luego, se ajusta al tipo de trabajos y servicios que desarrolla y presta el equipo o la organización. No hay un diseño que resuelva todos los casos.

Lo importante es que todo el equipo comprenda la situación del proyecto y sepa cómo actuar según las situaciones que se produzcan con el fin de entregarlo en plazo. Por tanto, es necesario poder identificar los entregables que pertenecen a un proyecto, así como su progreso en el proceso que corresponda a su tipo.

Por ejemplo, supongamos que los entregables de los proyectos en tu empresa son de los siguientes tipos: diseños de elementos mecánicos o de hardware, conjuntos producidos y documentación técnica (simplificamos para enfocarnos en lo esencial) Entonces, un tablero sencillo podría tener el siguiente aspecto:

Las tarjetas verdes pertenecen al proyecto CD3472 y las naranjas al proyecto SB781.

Cada carril visualiza los trabajos de cada tipo y su progreso dentro del proceso de ejecución. Se ve que SB781-Cj345 está bloqueado y esto, lógicamente requiere la atención del equipo y del jefe del proyecto SB781.

Además, el tablero visualiza la carga actual de las personas involucradas en los proyectos. Necesitáis ver esta información porque no queréis que las personas pierdan su tiempo haciendo multitarea o trabajando sobre tareas que no sean importantes en el momento. Por este mismo motivo necesitáis limitar el número de trabajos que puede tener asignados una persona.

Además de ver el estado de los entregables de un proyecto, os interesa ver su estado global. Por ejemplo, el proyecto CD3472 (el verde) actualmente tiene un avance técnico de 20%, un entregable está terminado (la tarjeta hija tiene color verde), tres están en curso (color naranja) y uno está por empezar (color azul de la tarjeta hija). Veis la fecha fin, 28 de febrero. Ninguna de las tarjetas está bloqueada.

Esta imagen compartida os permite a todo el equipo centrar la conversación en los asuntos relacionados con el progreso de este proyecto y los posibles riesgos para su entrega a tiempo.

Visualizar el estado del portfolio de proyectos

A nivel de multiproyecto os interesa conocer sobre todo qué falta a un proyecto para salir del sistema para que podáis empezar otro nuevo.

Una manera sencilla es de visualizar los proyectos que están en curso o en cola para entrar, así como el progreso de cada uno de ellos.

Otra manera es de ilustrar la etapa del proceso de proyecto en la que se encuentra el proyecto

Otra alternativa es de visualizar el proyecto en la línea del tiempo y las relaciones entre los entregables y los proyectos:

Vosotros elijáis la manera más cómoda para ver la situación real de los proyectos para tener conversaciones constructivas y tomar decisiones apropiadas.

Lo importante es limitar el número de proyectos en curso a la capacidad de vuestra organización. De nuevo la razón es que no queréis desperdiciar el tiempo de las personas, sino enfocar su atención en el trabajo importante, el que tenéis que entregar primero.

2. Objetivos del proyecto

Una vez visualizado el estado actual de los proyectos, es necesario contrastarlo con los objetivos para identificar posibles desviaciones y/o riesgos de retrasos y sobrecostes.

Por tanto, las propias tarjetas del proyecto tienen que llevar y visualizar la fecha de entrega esperada del proyecto y las fechas de los hitos.

Así mismo debéis tener claros los criterios de cumplimiento de los hitos y de la aceptación final de cada proyecto. Estos criterios podrían formar parte de las políticas de la organización o bien estar definidos explícitamente por cada proyecto.

Definid los criterios de cumplimiento de los hitos con antelación para que los equipos involucrados en los proyectos puedan preparar y asegurar su cumplimiento sin parar o ralentizar el flujo de trabajo de los proyectos.

3. Rendimiento

La revisión del estado de uno o varios proyectos es sobre 3 preguntas:

• ¿Estamos a tiempo?
• ¿Estamos en presupuesto?
• En caso de desviaciones ¿qué decisiones tenemos que tomar para conseguir lograr los objetivos del proyecto.

Los sistemas kanban y una herramienta digital como Kanbanize ayudan a recopilar y visualizar la información sobre el estado de los proyectos y la detección de desviaciones de su estado deseado.

Los dos parámetros de los sistemas kanban que tenéis que ajustar para conseguir la entrega en plazo de vuestros proyectos son (1) el volumen de proyectos en curso, el WIP de proyectos y (2) vuestros criterios de priorización.

Tanto el límite WIP de proyectos, como los criterios de prioridad forman parte de vuestras políticas de gestión de los proyectos.  Estas tienen que estar definidas explícitamente y respetada para asegurar una manera homogénea de trabajo y enfoque común en los resultados de los proyectos y los requisitos de los clientes.

Las personas necesitan saber qué hacer ahora, qué después y qué no hacer. Las políticas de gestión del trabajo y de Triaje, facilitan el uso correcto del tiempo de las personas.

Por tanto,

Definid, Usad y Actualizad las políticas para crear flujo y entregar proyectos con éxito.

Resumiendo, los diseños de los tableros kanban se ajustan a los tipos de trabajo y los procesos de la organización.

La gestión efectiva de los proyectos implica:

1. Visualizar y conocer su situación real
2. Conocer los objetivos de los proyectos para poder identificar desviaciones entre el rendimiento actual y el esperado
3. Ajustar el rendimiento de la organización para lograr los objetivos. Para esto limitar el número de proyectos en curso y establecer políticas explicitas de priorización.

¿Cómo gestionáis los proyectos en tu empresa?
¿Qué recomendarías tu para aumentar los proyectos que entregáis con éxito?

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

Artículos relacionados:

• ¿Cómo diseñar un sistema kanban? STATIK
• Gestión de proyectos con Kanban y la madurez de la organización
• Cómo definir las políticas para reforzar la agilidad organizacional

“Nuestros proyectos son de larga duración, tenemos muchos hitos en los que debemos cumplir requisitos y normativas muy estrictos. Tenemos que sincronizar no sólo nuestro trabajo interno, sino el de los proveedores. Esto nos cuesta mucho. No obstante, cumplir los hitos es imprescindible porque si no, las penalizaciones económicas son importantes. El problema es que los plazos son cada vez más cortos.

Siempre hemos usado las prácticas basadas en PMBOK. Un par de directores de proyecto han recibido formación en Agile. Sin embargo, aunque aplicamos estándares para el desarrollo de los productos, no tenemos una manera homogénea de gestionar los proyectos. Queremos saber qué pasos tenemos que dar para adaptar nuestras prácticas a las necesidades del negocio.”

Esto me contó Pau, director de proyecto en una empresa farmacéutica antes de preguntarme si y cómo el KPPM podría ayudarles a hacerse con los desafíos en sus proyectos.

Le comprendo perfectamente porque con pocos cambios la situación de su empresa representa la realidad de las organizaciones con las que trabajamos a diario.

El KPPM (Kanban Project and Portfolio Management) está diseñado para ayudar a las organizaciones que trabajan por proyectos a lograr los siguientes dos beneficios:

• Aligerar y flexibilizar su proceso de gestión de proyectos
• Desarrollar la capacidad de la organización de adaptarse con éxito en un contexto de cambios frecuentes e incertidumbre.

Los tres pilares de KPPM

KPPM es la extensión del Kanban Maturity Model (KMM) para organizaciones que desarrollan proyectos. Por tanto, los tres pilares del modelo son

• Cultura – “cómo pensamos y actuamos”
• Prácticas – “cómo hacemos los proyectos y servicios”
• Resultados – “cuánto de efectivos somos”.

KPPM está basado en los principios del cambio evolutivo. Es decir, guía a las organizaciones a progresar desde su situación actual a su deseada sin cambios radicales a la estructura, los procesos, los cargos y roles de la organización.

Habitualmente, las empresas que trabajan por proyectos desarrollan y prestan servicios también, así como tienen departamentos de operaciones. Por tanto, quiero explicar claramente que KPPM aplica tanto a la gestión de proyectos como a las operaciones. De hecho, es habitual que los equipos/departamentos utilicen taleros que visualizan trabajos de proyectos y servicios a la vez.

¿Cómo el KPPM ayuda a las organizaciones a mejorar su gestión de proyecto y otros procesos?

KPPM utiliza sistemas Kanban para gestionar el flujo de trabajo de los proyectos y servicios en la organización.

KPPM incluye prácticas basadas en el método Kanban y apropiadamente adaptadas para ayudar a las organizaciones a gestionar y ajustar el rumbo de sus proyectos para cumplir con éxito sus objetivos en contextos de cambios frecuentes e incertidumbre.

Las prácticas de KPPM están organizadas en 4 grupos, relacionados con las actividades principales del ciclo de vida de un proyecto, Planificar – Ejecutar, Monitorizar y controlar – Cierre. Más concretamente, los grupos y el foco de sus actividades son los siguientes:

1. Planificar. Proporcionar la información necesaria para la realización y el seguimiento del proyecto (previsiones de tiempo de ejecución, hitos, alcance, coste, recursos, riesgos, prioridades). Revisar y actualizar la planificación periódicamente usando la información y los datos proporcionado por los sistemas kanban y los bucles de feedback.

2. Monitorizar y ajustar. Visualizar el estado del trabajo de proyecto, programa y portfolio para que todos los involucrados en los proyectos puedan ver el estado del trabajo en tiempo real.

Medir y dar seguimiento a la ejecución de los proyectos, y tomar decisiones y acciones en base a hechos y datos para cumplir los objetivos de los proyectos.

3. Comunicar y Alinear. Asegurar el flujo de información necesaria para la ejecución de los proyectos y el alineamiento de todas las partes interesadas alrededor de los objetivos de la organización. Proporcionar políticas explícitas que facilitan una toma de decisiones coherentes y alineadas con el propósito de la organización.

4. Aprender y Adaptar. Hacer experimentos sistemáticamente para identificar mejoras de los procesos y aprender de la propia experiencia de la organización. Actualizar los procesos estándar con el aprendizaje adquirido en los proyectos para mejorar la habilidad de la organización de adaptarse a los cambios en su contexto de negocio.

¿Cómo el KPPM ayuda a las organizaciones a desarrollar su adaptabilidad?

Hoy en día, si un negocio necesita adaptarse continuamente a un entorno cambiante, claramente no puede conseguirlo aplicando siempre las mismas formas de hacer el trabajo. Tiene que aprender a adecuar su manera de tomar decisiones y actuar.

Esto requiere interiorizar los principios de la gestión del flujo de trabajo, el pensamiento sistémico y la gestión colaborativa y orientada hacia el cliente y el propósito de la organización. Además, es fundamental que la organización aprenda a aprender de su experiencia y usar este aprendizaje para eliminar los obstáculos hacia su propósito efectivamente.

Por tanto, el KPPM integra las prácticas de gestión de proyecto con Kanban, valores culturales y principios de razonamiento que desarrollen la capacidad de la organización a adaptarse.

¿Cómo empezar con el KPPM?

En un mundo de cambios, los objetivos pueden cambian también. Sin embargo, el avance hacia cualquier meta empieza donde esté la organización, desde su situación actual.

Los próximos pasos están enfocados en introducir principios, conceptos, valores y prácticas a la vez de ir construyendo la solución, el sistema de tableros kanban interconectados que permite entregar proyectos con éxitos continuamente. El programa de Gestión de proyectos y portfolios con Kanban describe la hoja de ruta para una organización.

Es un viaje a largo plazo, pero el único en el que merece la pena embarcarse si estáis buscando una mejora sostenible a largo plazo.

Resumiendo,

KPPM es un conjunto de principios, valores culturales y prácticas que permiten a las organizaciones a mejorar los resultados de sus proyectos y operaciones de manera continua y sostenible.

Adapta y agrupa las prácticas del método Kanban en 4 grupos, relacionados con las actividades principales del ciclo de vida de un proyecto: Planificar, Monitorizar & Ajustar, Comunicar & Alinear, y Aprender & Adaptar.

Las organizaciones que adoptan este enfoque empiezan su viaje donde estén sin cambios radicales a la estructura, los procesos y los cargos, y avanzan hacia su propósito construyendo su solución y cultura a la vez.

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

Artículos relacionados:

• ¿Cómo gestionar efectivamente el trabajo de equipo que hace proyectos y procesos?
• Guia KPPM
• ¿Cómo desarrollar la agilidad de una organización que trabaja por proyectos paso a paso? (Webinar PMI-Madrid)
• Case studies en la web de BP