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Cómo integrar los procesos de PMBOK con prácticas de Kanban para un mayor éxito de los proyectos

La gestión de proyectos es un desafío porque requiere vigilar y tomar decisiones rápidas sobre muchos aspectos de tu proyecto: tiempo, costos, calidad, recursos, partes interesadas, proveedores, etc. Hoy en día el entorno de negocio cambia rápidamente y por tanto ejecutar proyectos grandes y complejos a menudo se hace duro. Gartner destaca la importancia de adoptar un enfoque ágil para la gestión de proyectos y portfolio, así como del desarrollo de la agilidad empresarial. PMI informa que los líderes ejecutivos enfatizan la necesidad de desarrollar las habilidades de los jefes de proyecto y la madurez de toda la organización.

Es un mito muy extendido que el método Kanban es apropiado para gestionar servicios pero no proyectos. Nuestra experiencia, sin embargo, ha demostrado lo contrario. En este post explico qué prácticas Kanban, integradas con los procesos del PMBOK, han permitido a nuestros clientes hacer frente a los retos habituales en la gestión de proyectos. Te pueden ayudar a ti también a resolver problemas como retrasos, extra costos, prioridades en conflicto o inexistentes, falta de alineación entre los equipos del proyecto, partes interesadas y proveedores, comunicación ineficaz, etc.

Además, el uso del Kanban Maturity Model te ayudará a desarrollar una cultura de transparencia, respeto, enfoque en el valor para el cliente y alineación con el propósito de negocio. La aplicación del pensamiento sistémico a la gestión del trabajo os permitirá abordar la complejidad de una manera más informada y competente e identificar mejoras de manera eficaz. Toda la organización aumentará su capacidad de adaptación y resiliencia.

En la siguiente tabla encontrarás las prácticas Kanban que puedes usar junto con otras prácticas de las áreas de conocimiento del PMBOK para mejorar significativamente los resultados de tus proyectos.

Área de conocimientoPrácticas Kanban apropiadas:Ventajas:
Gestión de la integración
  • Visualizar y gestionar los procesos y el trabajo mediante sistemas kanban interconectados
  • Recopilar y analizar datos relacionados con el flujo de trabajo y la capacidad del proceso
  • Gestionar el flujo de trabajo
  • Consolidación y coordinación sencillas durante los proyectos
  • Información rápida y actualizada sobre el estado del trabajo del proyecto
  • Seguimiento y revisión efectivos de proyectos
  • Prioridades claras y alineación
  • Toma de decisiones informada y rápida sobre la asignación de recursos, priorización, gestión de las expectativas de las partes interesadas y el cumplimiento de los requisitos
  • Flujo de trabajo continuo y sostenible; Utilización óptima de la capacidad de la organización
Gestión del alcance
  • Utilizar el pensamiento de opciones reales y un tablero kanban de aguas arriba para gestionar el proceso de recopilación de requisitos, definir y validar el alcance del proyecto y los cambios en él
  • Confianza en que los requisitos se definan,  completen y comuniquen a tiempo y cumplan con los criterios para ser arrastrados al sistema kanban de entrega para desarrollo e implementación
Gestión del tiempo
  • Usar políticas explícitas para gestionar el trabajo del proyecto a través de la red de sistemas kanban
  • Visualizar el flujo de trabajo, es decir, las etapas / actividades del desarrollo de tipos de trabajo de proyectos
  • Usar medidas relacionadas con el flujo, como tiempo de entrega por tipo de trabajo, capacidad del proceso y el trabajo en curso, incluso en cola
  • Identificar impedimentos en los procesos y reconocer desviaciones y riesgos para la entrega a tiempo
  • Planificación pragmática de la gestión de la línea del tiempo (cronograma)
  • Monitorización y control de las actividades del proyecto más simple, rápida y menos laboriosa
  • Estimaciones de duración más realistas
  • Mayor previsibilidad del proyecto
  • Entrega más rápida (menos retrasos), reducción de costes
  • Capacidad para tomar acciones correctivas y preventivas rápidas para minimizar el impacto adverso de los impedimentos en el éxito del proyecto
Gestión de la calidad
  • Usar políticas explícitas para gestionar los retrabajos, así como criterios para aceptar y completar el trabajo
  • Analizar los bloqueos e identificar las fuentes de retraso; Analizar la capacidad de los procesos y los datos relacionados con el flujo de trabajo
  • Identificar políticas problemáticas
  • Definir acciones para mejorar el flujo de trabajo y la satisfacción del cliente
  • Calidad de proceso consistente
  • Mayor eficiencia del proceso; Reducción de los desperdicios de tipo muri, mura y muda
  • Habilidades más sólidas para identificar mejoras y realizar acciones de mejora continua de los procesos en la organización
  • Mayor calidad de los resultados del proyecto; Mayor satisfacción del cliente
Gestión de los recursos
  • Usar tableros kanban y políticas explícitas para gestionar el trabajo del equipo

 

  • Transparencia, más interacción y mejor colaboración entre los miembros del equipo; Mayor nivel de confianza
  • Mayores habilidades y competencias individuales
  • Mayor desempeño del equipo del proyecto; mayor moral del equipo, motivación y satisfacción con el logro de los objetivos del proyecto
Gestión de la comunicación
  • Utilizar tableros kanban para comunicar el estado del trabajo, los entregables, la carga de trabajo del equipo, los impedimentos en el flujo de trabajo y los riesgos.
  • Usar las conclusiones del análisis de datos
  • Realizar las cadencias Kanban (bucles de feedback)
  • Comunicación eficaz y ágil de manera sencilla
  • Ritmo de entrega sostenible
  • Alineación entre los equipos participantes del proyecto, partes interesadas y proveedores
Gestión de los riesgos
  • Obtener una comprensión más profunda de la capacidad del proceso y las fuentes de retraso
  • Obtener un entendimiento más profundo de la demanda del cliente (requisitos del proyecto)
  • Usar datos y hechos reales sobre los proyectos, soluciones, procesos,  cliente y otros factores relevantes para evaluar los perfiles de riesgo
  • Habilidad para evitar la materialización de la mayoría de los riesgos; p. ej. problemas recurrentes
  • Reforzar las habilidades para definir acciones preventivas y hacer frente a la incertidumbre
  • Establecer un marco comprensible, concreto y útil para gestionar riesgos
  • Prioridades claras
  • Gestión de riesgos proactiva
Gestión de las adquisiciones
  • Usar un tablero y prácticas Kanban para gestionar el proceso de adquisición
  • Proceso de adquisición consistente y eficiente
Gestión de las partes interesadas
  • Usar las prácticas de Kanban para visualizar y gestionar los compromisos con las partes interesadas
  • Hacer reuniones periódicas kanban con las partes interesadas
  • Comunicación sencilla y efectiva
  • Feedback rápido sobre cuestiones relacionadas con las expectativas de las partes interesadas

En Berriprocess estamos trabajando activamente para desarrollar pautas para la gestión de proyectos y portfolio con Kanban. Aplicamos el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model para facilitar el desarrollo de la agilidad organizacional de las empresas que trabajan por proyectos. Descarga nuestro póster aquí. Conoce los pasos que puedes dar para actualizar vuestra metodología de gestión de proyectos.

Déjame conocer tus pensamientos y experiencia.

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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Agiliza vuestro proceso de gestión de proyectos paso a paso con el KMM

Hoy en día nadie duda de que adoptar un enfoque ágil para la gestión de proyectos es la única forma de sobrevivir y prosperar. En el artículo anterior, «3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos y aumentar la agilidad organizacional en menos de un año» describimos qué tácticas Kanban podéis integrar en vuestras rutinas de gestión para lograr una mayor agilidad organizacional; es decir, hacer que tu organización trabaje alineada en torno a vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver bloqueos rápidamente, cumplir con los plazos y los requisitos del cliente de manera continua y sostenible.

El póster Gestión de proyectos y portfolio con Kanban enseña cómo se desarrollan las prácticas de gestión de proyectos y portfolio junto con la evolución de las capacidades de una organización. Los pasos que describimos siguen el Kanban Maturity Model – una guía para las empresas que buscan un enfoque paulatino hacia una mayor agilidad y resiliencia.

Veámoslos en más detalles.

 

ML1 Enfocada en equipo – Visibilidad y coordinación del trabajo de equipo

ML1 ES
Una organización de ML1 se centra en desarrollar las habilidades de los equipos para trabajar de manera transparente y colaborativa en sus tareas.

Visualizar los flujos de desarrollo

Si todo el equipo está trabajando en un proyecto determinado, el tablero del equipo (Entregable) visualiza el estado de los módulos (entregables / funcionalidades) del proyecto. En caso de que diferentes equipos de especialistas estén involucrados en el proyecto, p. ej. ingenieros industriales, desarrolladores de software y mecánicos, el tablero de entregables visualiza el estado del trabajo realizado por un equipo de especialistas determinado. Se utilizaría un tablero de nivel de Proyecto/Producto para visualizar el estado general de todos los entregables del proyecto.

A medida que aumenta su madurez, la organización empieza a utilizar un tablero Multiproyecto en el que cada ticket representa un proyecto. Además, los ejes horizontal y vertical del área «En Curso» se utilizan para visualizar cuánto de cerca está un proyecto de su entrega (eje horizontal) y de su fecha límite (eje vertical).

Bucles de Feedback

Los equipos de una organización ML1 suelen realizar reuniones Kanban diarias y retrospectivas periódicas. Los jefes de proyecto/producto llevan a cabo reuniones de planificación y seguimiento del proyecto, típicamente semanal o quincenalmente. En ellos participan los líderes de equipo o bien los equipos completos. De forma regular, el Jefe de Proyecto/ Producto participa en una reunión de seguimiento de todos los proyectos.

ML1 Feedback Loops ES
Métricas

Métricas relacionadas con el flujo de trabajo no se suelen utilizar en ML1.

Resultados

La visibilidad en el trabajo del equipo, las políticas iniciales de realización del trabajo acordadas y el feedback obtenido en intervalos de tiempo cortos y regulares son elementos esenciales para mejorar la coordinación y el rendimiento de un equipo.

Sin embargo, desde la perspectiva de los clientes, la calidad del producto y su entrega a tiempo dependen completamente de las habilidades, la motivación y la capacidad del equipo para manejar los problemas y cambios que surgen en el transcurso del desarrollo del proyecto. Algunos equipos lograrán cumplir con los requisitos de sus clientes, incluso si esto requiere un esfuerzo adicional y largas horas de trabajo. Sin embargo, muchos sufrirán problemas inesperados o dependerán de otros o de proveedores.

Por lo tanto, los clientes suelen ver a los equipos de ML1 como impredecibles y poco confiables. Desde dentro, los miembros del equipo a menudo se quejan de sobrecarga e incapacidad para hacer frente a las prioridades cambiantes y cumplir con los plazos y el presupuesto de los proyectos.

 

ML2 Orientada al cliente – Ver el flujo de proyecto de extremo a extremo; Empezar a cortar las fuentes de retraso

ML2 ES

En ML2 estáis conectando equipos, visualizáis y gestionáis el flujo de trabajo de los proyectos de extremo a extremo, definís y gestionáis adecuadamente los diferentes tipos de demanda de vuestros clientes, y tomáis las primeras acciones para reducir los retrasos.

Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo

El área «En Curso» en el tablero kanban de equipo muestra las fases del proceso. Esto os da información instantánea sobre el progreso de cada elemento de trabajo. Además, los equipos comienzan a visualizar bloqueos, re-trabajos y envejecimiento de elementos de trabajo. Por lo tanto, resuelven los problemas de proyecto rápidamente y así reducen los retrasos y los sobrecostes.

Tener visibilidad en el estado del trabajo y los impedimentos en el flujo de trabajo a nivel de equipo, proyecto y multiproyecto os proporciona feedback valioso para planificar y tomar decisiones relacionadas con cualquier tema que afecte a uno o varios proyectos. Los equipos mejoran en la coordinación de sus trabajos en todos los proyectos y desarrollan una mayor comprensión del cliente. El uso de una herramienta como Kanbanize te dará esta información en tiempo real, es decir, todo el equipo del proyecto conocerá rápidamente la situación real de su proyecto y podrá proponer acciones adecuadas.

Métricas

Los datos relacionados con el flujo proporcionan información útil sobre la capacidad real del sistema, las características y el volumen de la demanda. De esta manera obtenéis una comprensión cuantitativa de cuánto os lleva realmente desarrollar un trabajo de un tipo determinado (por ejemplo, componente, documentación, incidencia) o un proyecto completo. Esta es la información objetiva que necesitas para mejorar las estimaciones y la planificación.

Así mismo te das cuenta del impacto de los bloqueos y las dependencias de otros en el cumplimiento de los plazos y el presupuesto del proyecto. Este entendimiento más profundo del proceso motiva la introducción de políticas básicas para gestionar el trabajo en las diferentes fases del flujo, los equipos y las áreas de negocio. Llegáis a establecer criterios comunes para priorizar el trabajo considerando las necesidades del cliente y la capacidad del sistema (compuesto de las personas y máquinas que desarrollan el trabajo del proyecto).

Comprender las causas de los bloqueos y su impacto en el tiempo de desarrollo y el presupuesto del proyecto es el primer paso para introducir una gestión de riesgos eficaz. Ya podéis pensar en cómo evitar al menos las fuentes de retraso y sobrecoste que ocurren con más frecuencia.

Si aspiras seriamente a que vuestros proyectos cumplan con los requisitos de tiempo y presupuesto, los equipos sean capaces de responder adecuadamente a los cambios en los requisitos de los clientes y lograr eso de manera consistente, ML2 es vuestro punto de partida.

Solo en organizaciones muy grandes o proyectos complejos con un ciclo de vida prolongado, es posible que tengáis que comenzar desde ML1. En cualquier caso, si los largos tiempos de entrega de los proyecto son un problema para vosotros, tenéis que saber qué impide el progreso del proyecto mientras el tiempo sigue corriendo, y tenéis que aprender a manejar esas fuentes de retraso.

Si os falta visibilidad en el estado de los proyectos, tenéis que facilitar la visualización de todos los aspectos del trabajo que lleváis a cabo y aseguraros de que estén disponibles en tiempo real. Si vuestros clientes se quejan de retrasos en las entregas, necesitáis saber cuánto os cuesta realmente desarrollar y entregar un determinado tipo de trabajo. No cuánto tiempo estimáis que tardáis, sino cuánto realmente os lleva, incluyendo todas las interrupciones y el tiempo de reproceso, es decir, desde el momento en que comenzáis a trabajar en él hasta que finalmente lo entregáis al cliente.

ML2 Metricas ES
Bucles de Feedback

El enfoque en la gestión del flujo de trabajo del proyecto de extremo a extremo, el uso de métricas relacionadas con el flujo y la mejor comprensión de la demanda de los clientes y la capacidades del sistema (equipo / organización) definen los temas para tratar en vuestras reuniones de seguimiento y revisiones de proyectos. Como resultado, tomaréis el control de vuestros proyectos, mejoraréis la comunicación y coordinación entre los equipos y veréis que se detienen los retrasos y los sobrecostes.

ML2 Feedback Loops ES

Tú y las personas con las que trabajas podéis lograrlo. Deseáis entregar proyectos a tiempo, ver a los clientes satisfechos y saber que mantenéis bajo control todo lo que hacéis como equipo, como organización. Vosotros sois las personas que mejor entienden vuestro trabajo. Tenéis las pautas y herramientas para implementar las prácticas correctas. Y todos estaréis orgullosos y contentos de trabajar en una organización que valora la comprensión de sus clientes, mantener un flujo constante y sostenible, obtener feedback rápido de datos y hechos, reaccionar rápida y adecuadamente a los cambios y aprender sistemáticamente de vuestros procesos y experiencia. Toma  la iniciativa. Haz que el trabajo en tus proyectos fluya.

 

ML3 Apta para el propósito – Equilibra el flujo de trabajo a través de varias líneas de proyecto/producto

ML3 ES
ML3 se basa en lo que habéis desarrollado en ML2. En ML3 tenéis el control total de vuestros proyectos gracias a varias prácticas clave:

Visualizar y gestionar los flujos de desarrollo

  • Empezáis a utilizar sistemas kanban completos para gestionar el trabajo con criterios acordados para aceptar trabajos y esto garantiza un flujo sostenible y predecible.
  • Utilizáis políticas de triaje y clase de servicio que os permiten configurar la demanda de tal forma que aseguréis que se cumplan todas las expectativas del cliente; así mismo adquirís la flexibilidad deseada para adaptarse a cambios inesperados en el contexto de vuestros proyectos.
  • Visualizáis las dependencias padres-hijos y entre-pares y usáis la comprensión de éstas para tomar decisiones apropiadas en todos los niveles.
    Además, podéis ajustar las prácticas de gestión de dependencias internas y aplicarlas a la gestión de vuestros proveedores y así reducir la incertidumbre en la subcontratación de parte del trabajo de proyecto.
  • Obtenéis una comprensión más profunda de vuestros procesos, los costes de transacción y coordinación, el coste de los defectos, el coste de retraso y la eficiencia del flujo. Esto os permite empezar a definir acciones acertadas para ver una mejora en los resultados económicos.

Métricas

  • Vuestro flujo de trabajo es estable y vuestros datos de flujo os permiten confiar en vuestra planificación y responder con confianza a las preguntas de los clientes sobre el tiempo de entrega.
  • Introducís métricas adicionales que os permiten identificar las mejoras del proceso que aumentarán la eficiencia del flujo, la calidad del producto y los resultados económicos.
  • Definís y usáis KPIs para aseguraros de que gestionáis bien las expectativas de vuestros clientes.
  • Utilizáis indicadores de salud organizacional para garantizar la sostenibilidad a largo plazo de las prácticas y valores culturales adoptados

ML3 Metricas ES

Bucles de feedback

  • La comunicación en toda la organización es fluida y rápida. Los equipos y las unidades de negocio actúan de forma alineada.
  • Utilizáis todo el feedback de los tableros kanban, el análisis de datos y las revisiones de los sistemas kanban para tomar decisiones informadas.

ML3 Feedback Loops ES

Resultados

  • Mejoráis vuestras habilidades de abordar los riesgos y responder a la incertidumbre gracias a vuestro entendimiento más profundo de cómo funciona vuestra organización como sistema, vuestra capacidad real, las expectativas de vuestros clientes y cómo se comporta el mercado.
  • Vuestra cultura enfocada en vuestros propósitos se sustenta con prácticas y herramientas efectivas que juntas fortalecen los resultados de vuestro negocio.
  • Vuestros clientes están contentos porque os adaptáis rápidamente a los cambios en sus requisitos y les entregáis productos de buen nivel de calidad a tiempo
  • Las personas agradecen que “puedan irse a casa sin preocupaciones porque el proceso está bajo control y saben desde dónde continuar el día siguiente” (palabras de un cliente nuestro)

 

ML4 Protegiéndose de riesgos – Mejorar los resultados económicos del portfolio de proyectos

En ML4 visualizaréis mejor la distribución de capacidad dinámica para tener más control sobre vuestro portfolio de proyectos. Mejoréis vuestras habilidades de identificación, análisis y prevención de riesgos. Además, os beneficiaríais del profundo conocimiento de los procesos críticos para que podáis eliminar los desperdicios y mejorar su eficiencia. En total, obtendréis mayores resultados económicos que os permitirán desarrollar aún más vuestro liderazgo en el mercado y vuestra capacidad de reinventaros.

La gran mayoría de las organizaciones todavía se encuentran en nivel de madurez 1, algunas se acercan a ML2 y unas pocas progresan hacia ML3. Por lo tanto, y por motivo de longitud de este post, profundizaremos en ML4 en próximos artículos.

 

Resumen

Resumiendo, Kanban es vuestro aliado para tener los proyectos bajo control. No sustituye a vuestro método de gestión de proyectos. Sin embargo, agiliza vuestras rutinas de gestión para que podáis abordar de manera efectiva los problemas a los que os enfrentáis a diario.

No pongas en riesgo vuestros proyectos tratando de cambiar las prácticas de gestión drásticamente. Sigue el enfoque evolutivo del Kanban Maturity Model para lograr mejoras de manera gradual, evitando la resistencia al cambio.

La cultura empresarial evoluciona junto con las habilidades de gestión y la madurez organizacional. Puedes leer más sobre este tema en Comienza el cambio con el corazón.

 

Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com

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P.S. Síguenos para aprender sobre el desarrollo de la agilidad de las organizaciones que trabajan por proyectos. Apúntate a nuestros talleres para experimentar la gestión de proyectos con Kanban. Después, utiliza los conocimientos y experiencia para introducir las prácticas adecuadas para tu organización paso a paso

3 tácticas Kanban para tomar el control de los proyectos y aumentar la agilidad organizacional en menos de un año

«Para nosotros es fundamental cumplir los hitos de nuestros proyectos. No podemos permitirnos ningún retraso. Debemos tener nuestros proyectos bajo control.«

– PMO Director de una empresa grande

Esto es lo que me dijo recientemente el director de PMO de una empresa industrial grande en una conversación sobre el enfoque de su gestión de proyectos y portfolio.

Yo misma gestionaba proyectos de desarrollo de software y llevo ayudando a empresas que trabajan por proyectos desde hace más de 15 años. El tiempo pasa, pero nos seguimos encontrando con los siguientes problemas en las organizaciones y cada vez más a menudo:

  • Falta de visibilidad instantánea en el estado de los proyectos
  • Identificación tardía de problemas y riesgos, y por tanto, reacción tardía
  • Retrasos y sobrecostes
  • Falta de coordinación entre los equipos de proyecto
  • Cambios de prioridades frecuentes, difíciles para manejar
  • Estimaciones incorrectas, falta de previsibilidad
  • Baja calidad del producto, muchos defectos y retrabajos.
  • Clientes que solicitan mejores productos y servicios.
  • Se necesita demasiado esfuerzo para obtener información sobre el estado del proyecto, volver a planificar, etc.

Estoy bastante segura de que al menos algunos de estos desafíos te suenan. Además, estás buscando una forma de resolverlos rápidamente para que puedas dedicar más tiempo al desarrollo de negocio. También deseas hacer un hueco en tu rutina diaria para hacer deporte, estar con tu familia y dormir lo suficiente … ¡Deseos comprensibles!

Visualiza tu(s) equipo(s) de proyecto trabajando de manera bien coordinada. Visualiza tu organización trabajando en armonía. Visualiza tus clientes felices después de recibir la información correcta sobre el estado de su proyecto o bien el producto o servicio solicitado. Visualízate enfocado en cómo hacer crecer el negocio y también en tener suficiente energía para tu tiempo libre.

Integrar las prácticas Kanban en vuestro método de gestión de proyectos puede llevarte a lo que aspiras. Esto no significa que tienes que hacer un cambio radical en la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos y portfolio con Kanban no trata de sustituir vuestro método de gestión por uno nuevo. Se trata de complementarlo con prácticas Kanban que te ayuden a afrontar los problemas de gestión más dolorosos.

Varias empresas han utilizado Kanban para obtener visibilidad en el estado real de sus proyectos, establecer prioridades claras, alinear las unidades de negocio, acelerar la entrega de valor al cliente, lograr un flujo de trabajo continuo y predecible y desarrollar una cultura de transparencia, colaboración y enfoque en propósito de negocio. Puedes encontrar los casos de éxito de algunas de estas empresas en nuestro sitio web. Dando los pasos correctos, éstas empresas consiguieron mejoras en menos de un año.

 

3 tácticas Kanban para tomar el control de tus proyectos

El póster Gestión de proyectos y portfolio con Kanban resume las tres prácticas esenciales que te permitirán a ti y a tu organización lograr vuestro objetivo:

  • Visualizar los flujos de desarrollo
  • Bucles de retroalimentación: introducir el feedback correcto en vuestras reuniones de proyecto y porfolio
  • Métricas: usar las métricas correctas y la comprensión del proceso para gestionar el flujo de trabajo del proyecto.

El uso de tableros kanban para visualizar los flujos de desarrollo en todos los niveles en los que tomáis decisiones os permite conocer el estado real del trabajo de los proyectos. Señalizando las prioridades, los bloqueos, re-trabajo, la capacidad y la carga de trabajo real de tus equipos (sistema) te avisan sobre los riesgos de retraso, sobre-costes o baja calidad del producto. Necesitas esta feedback a tiempo para poder resolver problemas rápidamente y corregir efectivamente el curso de tu proyecto hacia su fecha límite.

Sin embargo, la visualización por sí sola no resolverá todos los desafíos en la gestión de tus proyectos. Aunque los paneles visuales muestran aspectos importantes del trabajo, también necesitarás datos para gestionar el progreso de los proyectos y lograr un flujo de resultados predecible y equilibrado.

Las métricas y los datos relacionados con el flujo te ayudarán a responder preguntas como, por ejemplo, ¿cuánto tiempo nos lleva desarrollar un elemento de trabajo de tipo A (por ejemplo, un plano, un componente, una funcionalidad)? ¿Cuál es el impacto de un bloqueo determinado en el tiempo de entrega del proyecto y su presupuesto? Con la capacidad y carga actual de trabajo, ¿cuándo esperamos comenzar y entregar un determinado proyecto?

Seguramente, vuestro proceso de gestión de proyectos incluye reuniones periódicas de revisión y planificación del trabajo. Las cadencias Kanban incorporan el pensamiento sistémico en la gestión del trabajo en toda la organización y el ver el trabajo en progreso como un inventario, incluso si es un trabajo de conocimiento invisible. Se centran en proporcionar feedback frecuente sobre imprevistos, cambios en los requisitos y / o prioridades del proyecto, la capacidad del sistema y el impacto de las dependencias internas y externas. Integrándolas con las reuniones de seguimiento actuales os permite tomar decisiones coherentes y realinear el equipo y la organización en torno a los objetivos del proyecto y/o estratégicos.

En general, incorporar estas 3 tácticas Kanban en vuestras rutinas de gestión de proyectos fortalece las habilidades de tu organización para trabajar de manera alineada alrededor vuestro propósito, responder rápida y adecuadamente a los cambios en vuestros proyectos, resolver obstáculos rápidamente, cumplir con los plazos y los requisitos del cliente continuamente. En resumen, desarrollan su agilidad organizativa.

 

Un enfoque evolutivo para agilizar vuestra gestión de proyectos

Como dije antes, no intentes imponer nuevos hábitos de golpe. Evoluciona desde donde estéis hasta donde aspiráis estar; es un viaje. Varias organizaciones lo han experimentado y por tanto, conocemos las posibles barreras que existen y cómo superarlas.

Enfoque Evolutivo Diagrama

El Kanban Maturity Model (KMM) es una guía que te ayudará a evitar barreras y lograr un progreso continuo e inspirador de vuestra transformación.

El KMM define 7 niveles de madurez organizacional. Con respecto a la gestión de proyectos, el nivel de madurez 0 se referiría a los casos en los que una persona gestiona su propio trabajo de proyecto. Las organizaciones suelen comenzar con la introducción de prácticas para gestionar el trabajo en equipo (nivel de madurez 1, ML1). Desde ahí continúan conectando uno o más equipos en un flujo de trabajo de proyecto de extremo a extremo (ML2). ML3 trata de alinear varias líneas de proyectos / productos y servicios y equilibrar los flujos de trabajo a través de ellas para cumplir continuamente las expectativas de los clientes de manera sostenible. Las organizaciones de ML4 desarrollan sólidas habilidades en gestión de riesgos, optimización de la eficiencia del flujo, distribución dinámica de capacidad y gestión de portfolio. Por lo tanto, logran mejores resultados económicos manteniendo un alto nivel de satisfacción de los clientes y las partes interesadas. ML5& 6 tratan sobre la construcción de cultura y habilidades de liderazgo del mercado, congruencia y reinvención.

En cada nivel, las prácticas Kanban apropiadas se combinan con valores culturales relevantes para asegurar que las mejoras en las habilidades de gestión, la cultura organizacional y los resultados de negocio duren mucho tiempo.

Descarga el póster de Gestión de proyectos y portfolio con Kanban que ilustra cómo las prácticas de gestión de proyectos y portfolio se desarrollan junto con la evolución de una organización.

Lee «Agiliza vuestro método de gestión de proyectos paso a paso con el KMM» para más detalles e ideas.

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Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
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