Partimos de la base de que con un sistema kanban visualizarás y podrás gestionar el flujo de trabajo de tu equipo teniendo en cuenta su capacidad, pero ¿sabes cómo diseñar un sistema kanban?
Seguramente hayas oído hablar de STATIK (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban). Si no es así, no te preocupes. Cuando empiezas a pensar en cómo diseñar un buen sistema kanban, lo que debes hacer en primer lugar es pensar en el equipo y en la organización. La clave es aplicar el pensamiento sistémico, es decir, tener en cuenta los elementos que forman parte del sistema, las relaciones entre ellos, así como las relaciones con el entorno en el que funcione el sistema.
Puedes conseguir en nuestra web la infografía sobre ¿cómo diseñar un sistema kanban? y la ficha STATIK con la que tú mismo podrás ir completando los pasos que vamos a explicar en este post. Una vez tengas todo el material, pasamos a hacer el diseño del sistema kanban para tu equipo:
>Descarga la infografía sobre ¿cómo diseñar un sistema kanban?
>Descarga la ficha STATIK (ejercicio)
Al final de este post encontrarás como ejemplo una ficha STATIK completada para que sea más sencillo entender cada uno de los pasos que explicamos a continuación.
PASOS A SEGUR
El primer paso será el de identificar los servicios que se prestan. Y por cada servicio hacer siempre lo siguiente:
1. Entender qué hace el servicio adecuado al propósito del cliente
Debes ponerte a pensar qué hace tu servicio para considerarse que es adecuado al propósito del cliente. Piensa en el servicio que prestas, en qué te piden tus clientes. Es posible que tu servicio incluya un producto. Ten en cuenta que hay servicios que entregan también productos tangibles, p.ej. la entrega de pizza a domicilio, el desarrollo de software a medida al que se le tiene que dar el servicio de soporte y mantenimiento después… Todos ellos se pueden gestionar con Kanban. Si trabajáis por proyectos, considera un proyecto como un servicio que tiene una fecha de inicio y una fecha fin, tiene un alcance y que, al entregarlo fuera de esa fecha, habrá consecuencias.
2. Entender las fuentes de insatisfacción internas y externas
En segundo lugar, nos debemos centrar en conocer las fuentes de insatisfacción tanto internas como externas desde la perspectiva de nuestro cliente. Esto quiere decir, pensar en todos aquellos posibles problemas mirando tanto de afuera hacia adentro, como de adentro hacia afuera. Estas fuentes de insatisfacción serán fáciles de identificar siempre y cuando haya transparencia.
Piensa en qué está afectando el curso natural del trabajo que realizas, las fricciones internas y externas que surgen en tu día a día.
3. Analizar la demanda y la capacidad
Ya conocerás la demanda de tu equipo, pero con un sistema kanban conseguirás visualizar esa demanda para conocer la capacidad real para responder ante esa demanda. Para ello deberás ponerte a pensar qué tipos de trabajo se están generando. Por ejemplo, quién se acerca al equipo y qué pide (por tipología, no por frecuencia), es decir, saber qué nos piden y recopilar la siguiente información por cada tipo de trabajo:
- Tipo de trabajo
- De dónde viene (fuente, canal de comunicación)
- Cliente (peticionario y destinatario)
- Tasa de llegada (cantidad de solicitudes por unidad de tiempo)
- Patrón de llegada (naturaleza de la demanda, estacionalidad, si hay)
- Tasa de salida (cantidad de trabajo terminados por unidad de tiempo)
- Expectativas del cliente (para que esté satisfecho)
Saber o entender cuál es la capacidad del sistema es algo realmente necesario para poder gestionar adecuadamente la demanda.
4. Modelar el flujo de trabajo
Pasamos a la parte del mapeo del flujo de trabajo, es decir, vamos a definir por tipos de trabajo todo el entramado de fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice. Aquí nos referimos a pensar en cuáles podrían ser las diferentes columnas y filas de tu tablero kanban.
No te preocupes, este primer tablero no será el definitivo. A medida que uses el tablero comprenderás que puedes hacer modificaciones en función de la necesidad que te surja. Añadirás filas, columnas, eliminarás alguna de ellas… Kanban es un método que se adapta a cada organización, a cada servicio, a cada equipo.
Piensa también que el tablero físico con el que comiences es muy útil al principio para verlo, para tocarlo, para crear las costumbres con el equipo… Pero es muy probable que después necesites pasar a un tablero digital con el que visualizar todo el flujo de trabajo actualizado, que podrás ver estés donde estés tanto tú como cualquier otro integrante del equipo. Con el tablero digital también obtendrás un análisis de los datos obtenidos de forma automática, algo que con un tablero físico no sucede.
5. Definir las políticas y las clases de servicio
Será necesario definir unas políticas explícitas para que todos los integrantes del equipo sepan actuar de la misma manera sin necesidad de consultarlo con otra persona. Tienen que estar en un lugar donde todo el mundo pueda verlas, que sean conocidas por todos, como, por ejemplo, al lado del tablero.
Si esa política está explícitamente definida en un lugar visible y conocido por todos, no habrá problemas causados por ambigüedades o desconocimiento en base a las pautas de gestión del trabajo y de toma de decisiones. Por otro lado, no deben ser muchas las políticas; se trata de algo general que sirva para todos.
Y ya por cada elemento de trabajo (o tarjeta kanban), tener claro qué clase de servicio se realizará, sus políticas y las expectativas de entrega. Es por eso por lo que, de nuevo, es necesario conocer las clases de servicio que podemos prestar por cada tipo de trabajo.
6. Diseñar el sistema kanban y la tarjeta kanban
Pasamos aquí al diseño de tu primer tablero kanban. Te recordamos que un tablero es mucho más de lo que todo el mundo imagina con tres columnas: To Do, Doing y Done.
Como hemos dicho anteriormente, no te preocupes, este primer tablero no será el definitivo. A medida que uses el tablero comprenderás que puedes hacer modificaciones en función de las necesidades que te vayan surgiendo.
Lo diseñaremos en función de lo que definimos en el paso 4 donde modelamos el flujo de trabajo. Como ejemplo, cada fila podrá considerarse un tipo de trabajo, y las columnas serán cada una de las fases o etapas por los que tiene que pasar cada tarjeta para que el trabajo finalice. Puedes leer más sobre ¿qué es un sistema kanban? en otro de nuestros post haciendo click aquí.
En cuanto al diseño de una tarjeta kanban, te ponemos como ejemplo sencillo aquella que recoja el título de la tarea, la persona encargada de la misma, y si las hubiera, subtareas relacionadas con la tarea principal que serán necesarias llevar a cabo para que la tarjeta pueda pasarse a la siguiente fase o etapa (columna), o bien al Done (como tarjeta terminada). Otro dato importante para resaltar, bien por medio de iconos o por colores, son los bloqueos de una tarjeta para que sea fácil de visualizar en la propia tarjeta el problema que existe en la misma.
Puedes diseñar tu tarjeta en base a las necesidades de tu equipo o proyecto, pero siempre se necesitará recoger la información necesaria para que todos los integrantes del equipo conozcan la naturaleza de ese “elemento de trabajo” y el estado de la misma para cumplir la función principal del tablero kanban, que no es otra que visualizar el flujo de trabajo mediante tarjetas. En la ficha STATIK que te puedes descargar mediante el link que te hemos facilitado al inicio de este post, verás un ejemplo de una tarjeta kanban.
7. Reuniones de seguimiento y ponerlo en uso
Las reuniones de seguimiento con el equipo ayudan mucho en cuanto a la revisión del estado real del trabajo o del proyecto. La idea de usar el tablero en las distintas reuniones de seguimiento, como, por ejemplo, en la Reunión Diaria (Kanban Meeting), sirve para saber qué tenemos por terminar y qué hay para hacer hoy (antes de arrastrar trabajo nuevo).
Otra reunión recomendable para realizar semanalmente frente al tablero es la Reunión de Planificación (Replenishment Meeting) en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tendrán priorizado el trabajo para esa semana.
Con tu tablero kanban conseguirás una mayor organización y planificación del trabajo del equipo, ahora solo queda ¡ponerlo en uso!
Isabel Villanueva Izquierdo
Accredited Kanban Coach
www.berriprocess.com
Si tienes empleados especializados en tareas particulares y trabajan solos en ellas, haz que se centren en las tareas. Ayúdales a organizar su trabajo para sentirse orgullosos de sus logros. Permíteles verse a sí mismos como proveedores de servicios y responsabilizarse por ello.
Este es el punto en el que el liderazgo de nivel medio y superior se vuelve esencial.
La creación de una organización apta para su propósito va más allá de crear un equipo o un grupo de equipos que ofrecen un servicio o producto. Se trata de toda la organización.
