La gestión de proyectos y servicios es una disciplina bien amplia. Los gestores tienen que manejar una variedad de factores que afectan a la planificación y ejecución del trabajo, la carga de las personas, la coordinación de los integrantes de los proyectos, la gestión de los proveedores y las partes interesadas, los riesgos y el presupuesto.
Los errores cometidos en las decisiones tomadas causan retrasos, costes extra, incumplimiento de las expectativas de los clientes y los objetivos de la organización, además de frustración y desmotivación de las personas.
El método Kanban no sustituye el de gestión de proyectos y servicios. Sin embargo, los managers que lo utilizan tienen 5 ventajas claras.
1. Tienen el informe del estado del proyecto en el tablero kanban y actualizado en tiempo real sin esfuerzo adicional
El tablero visualiza el progreso de los proyectos, el estado real de cada uno de ellos, los asuntos bloqueantes, así como las esperas otros equipos y proveedores. Esta imagen también permite comprender cómo las dependencias entre los proyectos afectan a sus desarrollos y tomar decisiones acertadas sobre la mejor manera de aprovechar la capacidad disponible de las personas.
Además, este informe se crea en tiempo real por la propia actualización del estado del trabajo por los miembros de los equipos. Es decir, no requiere esfuerzo extra para completar registros y rellenar documentos adicionales.
2. Aseguran la comunicación del estado del trabajo y los imprevistos a todo el equipo de manera instantánea e inequívoca
Los tableros kanban comunican 24×7. Comunican la misma información a todas las partes interesadas y de una manera inequívoca.
Es precisamente lo que reclaman tanto los equipos como los managers – conocer el estado real del trabajo para poder actuar de manera coherente sin perder tiempo valioso para buscar la información que necesiten.
Compartir el estado de los proyectos con los miembros del equipo tiene otro beneficio adicional – involucrar a las personas en las conversaciones sobre la situación actual de los proyectos, los problemas que hayan surgido y las posibles formas de resolverlos, combinando perspectivas desde diferentes posiciones en el proceso completo. Estas prácticas, además de facilitar el intercambio de conocimientos, fortalecen al equipo y los hábitos de colaboración.
Reunión semanal en Ekide
3. Manejan las claves para crear un flujo continuo de resultados sin sobrecargar a las personas
Los gestores de proyectos y servicios que entienden y aplican los principios de gestión del flujo de trabajo conocen los límites de carga de sus equipos que les permiten desarrollar y entregar resultados de manera continua y previsible.
No dicen al cliente que “no pueden» empezar su trabajo. Tampoco saturan al sistema, provocando el modo de trabajo de “apagafuegos” o “todo es urgente”. En lugar de esto, crean un flujo de trabajo estable que permite a todos los integrantes de los proyectos trabajar de manera focalizada aplicando unas políticas consensuadas y explicitas.
4. Abordan los riesgos a tiempo y evitan que se materialicen
Es habitual escuchar que “intentamos varias maneras de mitigar los riesgos, pero no conseguimos prevenirlos y al final nos dedicamos a resolver problemas”.
Así es, la gestión de los riesgos es uno de los aspectos más difíciles en la gestión de proyectos y servicios. Si no los atacas tú activamente, ellos te atacarán a ti.
Las personas a menudo tropezamos en la misma piedra. Por tanto, la buena gestión de riesgos empieza con un buen análisis de los problemas que ocurren repetidamente y su impacto sobre el tiempo y los costes de los proyectos.
No hay que hacer nada más que analizar los datos recopilados de los bloqueos, identificar las causas para los problemas frecuentes o aquellos de más impacto y definir acciones para abordarlos la próxima vez que se produzcan.
Desde luego, habrá otros riesgos que quedarán fuera de la lista de los habituales. Sin embargo, señalizar y tener claro cómo actuar ante los típicos riesgos ya es una ventaja importante.
5. Tienen a mano las métricas que les ayudan a acertar con sus estimaciones
“Fallamos en las estimaciones.”
“El método de estimación no funciona.”
“Tenemos problemas con las estimaciones.”
Estas son las típicas frases que escuchamos de los jefes de proyectos que no utilizan las métricas de flujo de trabajo: tiempo de entrega por tipo de trabajo, tiempo de bloqueo, tasa de entrega, volumen de la demanda por tipo de trabajo.
Los datos que proporcionan los sistemas kanban incluyen todas las situaciones reales que se producen en los proyectos – cuando alguna tarea se ha complicado inesperadamente, o alguna persona no ha estado disponible durante un tiempo; cuando se ha tenido que parar para revisar las especificaciones, o bien otro equipo se ha retrasado por sobrecarga, etc.
Por tanto utilizar estos datos permite hacer previsiones mucho más realistas que cualquier método de estimación.
Además, conociendo la capacidad del sistema y la distribución y los patrones, si los hay, de la demanda, permiten hacer una gestión flexible con el fin de cumplir las expectativas de los clientes de manera sostenible.
Lo más importante es que estas 5 ventajas les ayudan a formar equipos colaborativos y exitosos y crecer como gestores de negocio en lugar de dedicarse a tareas puramente administrativas.
Los últimos +10 años hemos ayudado a más de veinte empresas a adoptar las prácticas de gestión de proyectos con Kanban. Todas, sin ninguna excepción, admiten que no volverían a las prácticas de antes. Consulta nuestros case studies publicados para conocer algunas experiencias de empresas con las que hemos trabajado en más detalle.
Teodora Bozheva
Accredited Kanban Trainer & Consultant
Co-autora del Kanban Maturity Model
www.berriprocess.com
Recursos relacionados:
- Métricas para poner fin a los retrasos
- Los principios de la gestión de proyectos que (casi) nadie enseña
- Caso de éxito – Ekide Group
