La eficiencia es indicador de cuánto de lean es vuestra organización.
En cuanto a las empresas TIC:
- Eficiencia de flujo de unos 2% ha sido reportada [Zsolt Fabok, Lean Agile Scotland, Sep 2012].
- Eficiencia de 5% a 15% es normal
- Eficiencia de > 40% es buena!
Como bien se explica en el libro «This is Lean», existen tres fuentes principales de la baja eficiencia:
¿Qué causa la eficiencia baja?
Largo tiempo de entrega
Esperar demasiado tiempo para obtener un producto o servicio genera necesidades adicionales para el cliente. Estos también deben ser abordadas, y por lo tanto suelen causar retrasos adicionales.
Para dar un ejemplo: cuánto más espera un cliente la aplicación o el servicio que haya solicitado, tanto mayor será la probabilidad de pedir cambios o incluso cancelar la petición. Además, la gestión de los cambios aumenta el tiempo de entrega aún más.
De aquí…
Los equipos ágiles son más eficientes porque utilizan iteraciones de corto tiempo.
Disminuir el tiempo de entrega es uno de los medios para aumentar la eficiencia.
Una manera de reducir el tiempo de entrega es reduciendo el tamaño de las unidades de trabajo y los lotes. Por eso, cuando veo requisitos de 500-1000+ persona-horas cada uno e iteraciones de 3+ meses, siempre recomiendo reducir tanto el tamaño de los requisitos como la duración de la iteración.
Reducir el tamaño de los requisitos para aumentar la eficiencia.
Demasiados unidades de trabajo en curso
Trabajando sobre muchos requisitos / servicios / peticiones en paralelo
- requiere esfuerzo, tiempo y recursos adicionales para su gestión: saber que se ha hecho en cada uno de ellos, dónde se almacena, que está pendiente, etc
- lleva a multitareas (cambio frecuente de tareas) – otra fuente principal de ineficiencia. Aquí puedes ver un buen resumen del alto coste de las multitareas
- oculta problemas porque cuando hay muchas unidades de trabajo abiertas, es difícil de detectar y corregir los problemas de calidad
- causa ansiedad y estrés. Esto reduce la calidad del trabajo, aumenta el tiempo de corrección de problemas y, como consecuencia, reduce la eficiencia.
Por lo tanto,
Reduciendo el trabajo en curso en un sistema kanban aumenta
la eficiencia del flujo de trabajo.
Demasiados traspasos
Piensa cómo te sientes cuando llamas, por ejemplo, a tu proveedor de telefonía móvil y te pasan de un operador a otro, y cada vez tienes que volver a explicar tu problema desde el principio. Des de la perspectiva del cliente los traspasos generan frustración ¿verdad?
Desde la perspectiva del proveedor de servicio el traspaso de un trabajo a otra persona siempre conlleva el riesgo de pérdida de información y generación de defectos. Además, cualquier traspaso de trabajo requiere esfuerzo y tiempo adicional para explicar, de forma oral o por escrito, el estado actual del trabajo y lo que ha de tener en consideración en las etapas posteriores.
Los traspasos no siempre se pueden evitar, sin embargo el trabajo en equipos
multidisciplinarios reduce sus efectos negativos.
